Referat Ogólny: uroczystości z udziałem starosty, protokoły z zebrań, korespondencja, 1945-1950 sygn. 1-20. Referat Organizacyjny: zarządzenia wewnętrzne, rozporządzenia, okólniki, wytyczne, m.in. instrukcja kancelaryjna, instrukcje dot. zabudowy, lasów, spraw gruntowych; sprawozdania Referatu, podział administracyjny powiatu, sprawy osobowe pracowników Starostwa, 1945-1950 sygn. 21-44, 430-435 Referat Budżetowo- Gospodarczy: korespondencja,budżet 1945-1950 sygn. 45-53, 492. Referat Administracyjny: zarządzenia i okólniki, ewidencja ludności, likwidacja szkód wojennych, klęski żywiołowe, wywłaszczenie, poświadczenia obywatelstwa, zmiany nazwisk, 1945-1950 sygn. 54-108. Referat Społeczno-Polityczny: sprawozdania sytuacyjne, statystyka dot. przedsiębiorstw handlowych, protokoły ze zjazdów, sprawy wyznaniowe, prasowe, osiedleńcze, ludnościowe, korespondencja, 1945-1950 sygn. 109-194. Referat Karno-Administracyjny: sprawozdania Referatu, korespondencja, 1946-1948 sygn. 195-198. Referat Wychowania Fizycznego i Przysposobienia Wojskowego: kluby sportowe, sprawy szkoleniowe, korespondencji, 1947-1950 sygn. 199-206. Referat Szkód Wojennych: sprawozdania i rejestracja szkód wojennych, 1945-1946 sygn. 207-245, sygn.477-491 Referat Przemysłu i Handlu : sprawozdania, wykazy przedsiębiorstw, sprawy cechów, korespondencja, 1945-1950 sygn. 246-332. Referat Kultury i Sztuki: sprawy teatrów, orkiestr, chórów, muzeum, czytelni, zabytków, korespondencja, 1945-1949 sygn. 333-358. Referat Zdrowia: sprawozdania Referatu, Lekarza Powiatowego, ośrodków zdrowia, opieka nad matką i dzieckiem, korespondencja, 1945-1948 sygn. 359-366. Referat Weterynarii: sprawozdania z badania zwierząt, 1945-1947 sygn. 367-369. Referat Aprowizacji: sprawozdania, wykazy sklepów i młynów, 1945-1949 sygn. 370-378. Referat Odbudowy: sprawozdania, wykazy zniszczeń gospodarstw, klęski żywiołowe, 1945-1949 sygn. 379-398. Referat Rolnictwa i Reform Rolnych: sprawozdania, akcja żniwna, sprawy Komitetu Ochrony Roślin i Powiatowego Komitetu Współzawodnictwa Pracy, wykazy gospodarstw, prywatny obrót ziemią, 1945-1949 sygn. 399-405; 419-424. Referat Opieki Społecznej: sprawozdania z działalności Referatu, sprawozdania statystyczne dot. opieki społecznej, 1945-1948 sygn. 406-413. Referat Pożarnictwa: protokoły z zebrań statystyka dot. Pożarnictwa, 1945-1950 sygn. 414-418 Powiatowa Komisja Ziemska, protokoły posiedzeń 1945-1949 sygn. 425-429 organizacja prac regulacyjnych, poświadczenia o własności, Referat Pomiarów- księga inwentarzowa, program zagospodarowania gromady Montowo, zagospodarowanie gruntów i mienia, ewidencja gospodarstw poniemieckich, parcelacja, wykaz rozrachunkowy nabywców działek, regulacja spraw własnościowych gruntów1945-1950 [załączniki z lat 1952,1958,1962] sygn.436-476

Starostwo Powiatowe było organem rządowej administracji ogólnej I stopnia. Działało w opraciu o rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 19.01.1928 roku, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Dekretem PKWN z dnia 21.08.1944 roku - znacznie ograniczających rolę starosty na rzecz rady narodowej. Na czele starostwa stał Starosta, który był kierownikiem urzędu i wypełniał powierzone zadania z zakresu administracji ogólnej, pełnił nadrzędną rolę w stounku do urzędów niezespolonych. Działalność starosty podlegała kontroli przez radę narodową pod względem legalności, celowości i zgodności działań z zasadniczą linią działalności Krajowej Rady Narodowej. Powiat lubawski/nowomiejski wyzwolony został przez wojska radzieckie pod koniec stycznia 1945 r.Od pierwszych dni wolności przystąpiono do oragnizacji życia w oswobodzonym mieście. Samorzutnie powstał Polski Komitet Obywatelski, a na początku lutego przybyli przedstawiciele władzy państwowej. 10 lutego 1945r na zebraniu Polskiego Komitetu Obywatelskiego mianowano tymczasowego starostę. Został nim Bolesław Jentkiewicz i zaraz przystapiono do organizacji urzędu starostwa. Pod koniec lutego sporządzono spis pracowników starostwa, który był pierwszym podziałem organizacyjnym. Wg spisu działało 7 wydziałów, w tym ogólny z 4 sekcjami. Struktura starostwa zmieniała się kilkakrotnie.Pierwszy statut organizacyjny i podział czynności dla starostw ukazał się w Pomorskim Dzienniku Wojewódzkim Nr 5 poz.45 z 1945 r. Starostwo dzieliło się na 10 referatów. W połowie 1947roku zarządzeniem Wojewody Pomorskiego z dnia 1.07.1947 wprowadzony został nowy statut organizacyjny i szczegółowy podział czynności dla Starostw. Statut wprowadzł jednolitą nomenklaturę dla komórek organizacyjnych - 19 referatów. Podział ten , z niewielkimi zmianami, przetrwał do czasu likwidacji Starostwa w czerwcu 1950 roku.. Ustawa z dnia 20.03.1950 roku o jednolitej władzy państwowej zakończyła działalność Starostwa Powiatowego, w jego miejsce powstało Prezydium Powiatowej Rady Narodowej, a powiat nowomiejski wszedł w skład województwa olsztyńskiego [na podstawie wstępu do inwentarza, opr. Krystyna Wiwatowska - Chylińska, Olsztyn, 1975].

wykazano brak 1j.a. o sygnaturze 262 podczas skontrum (1997, 2018)