Okres zaboru pruskiego: Akta ogólne: Obchody, jubileusze, odznaczenia z lat 1837-1912; 7 j.a. Wybory do sejmu pruskiego i władz powiatowych z lat 1854-1916; 2 j.a. Sprawy rolne, melioracja, separacja z lat 1829-1913; 17 j.a. Sprawy wojskowe z lat 1816-1919; 11 j.a. Sprawy stemplowe, egzekucje z lat 1821-1913; 4 j.a. Organizacja sądownictwa, sądy rozjemcze z lat 1841-1911; 3 j.a. Statystyka i sprawozdania prasowe z lat 1843-1916; 8 j.a. Urząd Stanu Cywilnego z lat 1874-1917; 2 j.a. Sprawy związane z wojną z lat 1914-1919; 2 j.a. Zarząd miejski: Sprawy magistratu z lat 1840-1919; 33 j.a. Urządzenie kasy, sprawy budżetowe i gospodarcze z lat 1816-1919; 27 j.a. Sprawy dotyczące pożyczek z lat 1854-1919[1923]; 7 j.a. Podatki miejskie z lat 1872-1916; 4 j.a. Sprawy duchownych z lat 1878-1912; 1 j.a. Korporacje żydowskie, żydowskie sprawy wyznaniowe z lat 1834-1912; 5 j.a. Sprawy szkolnictwa z lat 1835-1918; 28 j.a. Opieka nad dziećmi, legaty z lat 1842-1917; 7 j.a. Sprawy rzemiosła z lat 1845-1913; 14 j.a. Targi z lat 1856-1914; 2 j.a. Sprawy budowlane z lat 1840-1918; 29 j.a. Budowa linii kolejowej, sprawy kolejowe i pocztowe z lat 1836-1914; 8 j.a. Przedsiębiorstwa miejskie z lat 1889-1918; 13 j.a. Miejska Kasa Oszczędności z lat 1911-1919[1921]; 8 j.a. Ubezpieczenia ogniowe z lat 1910-1913; 1 j.a. Zarząd policyjny: Sprawy policyjne z lat 1826-1918; 10 j.a. Związki i stowarzyszenia z lat 1824-1913; 1 j.a. Święcenie niedziel i świąt z lat 1877-1913; 1 j.a. Sprawy paszportowe, meldunkowe, emigracja z lat 1818-1914; 9 j.a. Nadzór sanitarny z lat 1818-1914; 10 j.a. Policja drogowa z lat 1818-1913; 4 j.a. Policja budowlana z lat 1817-1913; 5 j.a. Sprawy pożarnicze, straż pożarna z lat 1835-1913; 4 j.a. Policja wodna z lat 1854-1914; 2 j.a. Rybołówstwo i polowania z lat 1848-1907; 1 j.a. Miary i wagi z lat 1876-1914; 6 j.a. Wyszynk z lat 1835-1917; 3 j.a. Urządzenia przemysłowe z lat 1853-1905; 3 j.a. Sprawy zatrudnienia z lat 1833-1914; 3 j.a. Szpital z lat [1813]1818-1914; 14 j.a. Okres międzywojenny: Akta ogólne: Obchody narodowe, odznaczenia z lat [1912]1919-1936; 7 j.a. Ogólne sprawy administracyjne z lat [1904] 1919-1936; 6 j.a. Wybory do Sejmu, Senatu i Sejmiku Wojewódzkiego z lat 1919-1936; 3 j.a. Ogólne sprawy gospodarcze z lat [1902] 1919-1936; 10 j.a. Hodowla z lat [1885]1919-1936; 6 j.a. Sprawy wojskowe z lat [1908]1919-1936; 23 j.a. Opłaty i podatki z lat 1919-1935; 24 j.a. Pomiary katastralne z lat [1912]1919-1936; 2 j.a. Sprawy sądowe, ławnicy z lat [1915]1919-1936; 5 j.a. Statystyka z lat [1881]1919-1936; 12 j.a. Ochrona zabytków, utrzymanie grobów powstańczych z lat 1922-1936; 3 j.a. Urząd Stanu Cywilnego z lat 1921-1936; 4 j.a. Sprawy różne z lat 1919-1934; 3 j.a. Akta zarządu: Rada miejska z lat [1845]1919-1939; 28 j.a. Akta władz miejskich z lat [1906]1919-1939; 20 j.a. Administracja biura magistratu z lat [1881]1919-1939; 15 j.a. Budżety z lat 1921-1939; 36 j.a. Administracja majątku miasta z lat [1906]1919-1938; 19 j.a. Ubezpieczenia z lat [1909]1919-1936; 5 j.a. Majątek miejski z lat [1873]1919-1936; 24 j.a. Pożyczki, długi miasta z lat [1891]1919-1939; 26 j.a. Opłaty komunalne z lat [1888]1919-1936; 24 j.a. Cmentarze z lat [1819]1919-1938; 5 j.a. Kościół katolicki z lat [1915]1919-1934; 3 j.a. Gmina wyznaniowa żydowska z lat [1887]1919-1935; 5 j.a. Szkoły i przedszkola z lat [1841]1919-1936; 46 j.a. Opieka społeczna z lat [1897]1919-1936; 33 j.a Fundacje z lat [1841]1919-1936; 4 j.a. Wychowanie młodzieży, schroniska dla alkoholików, bezrobocie z lat [1904]1919-1939; 18 j.a. Sprawy kulturalne i socjalno-bytowe z lat [1904]1919-1936; 13 j.a. Cechy z lat [1886]1919-1935; 8 j.a. Targi i jarmarki, ceny rynkowe z lat [1897]1919-1936; 5 j.a. Sprawy budowlane z lat [1910]1919-1936; 8 j.a. Budowa i utrzymanie szkół z lat [1903]1919-1936; 9 j.a. Ulice i drogi publiczne z lat [1899]1919-1936; 16 j.a. Linie kolejowe , sprawy kolejowe i pocztowe z lat [1908]1919-1936; 7 j.a. Zakłady miejskie z lat [1898]1919-1937; 38 j.a. Komunalna Kasa Oszczędności z lat [1911]1919-1936; 6 j.a. Ubezpieczenia z lat [1893]1919-1936; 5 j.a. Sprawy ubogich z lat 1926-1936; 9 j.a. Uprawnienia wodne z lat 1927-1936; 5 j.a. Urzędnicy miejscy, administracja, nadzór policyjny z lat [1914]1919-1936; 15 j.a. Imigracja z lat [1911]1919-1933; 2 j.a. Stowarzyszenia i związki z lat 1920-1938; 15 j.a. Bezpieczeństwo i porządek publiczny z lat 1919-1936; 8 j.a. Zakłady przemysłowe z lat [1900]1919-1935; 5 j.a. Różne z lat [1901]1919-1939; 6 j.a. Okres okupacji hitlerowskiej: Akta ogólne z lat 1940-1944; 3 j.a. Budżet miasta z lat 1940-1944; 8 j.a. Wysiedlanie Polaków i Żydów i zajmowanie ich majątku z lat 1939-1944; 7 j.a. Obrona przeciwlotnicza z lat 1941-1943; 4 j.a. Sprawy budowlane z lat 1939-1944; 35 j.a. Okres powojenny: Zarząd Miejski w Chodzieży: Akta ogólne i organizacyjne z lat 1945-1950; 20 j.a. Majątek miejski i budżety z lat 1945-1950; 1 Miejska Rada Narodowa w Chodzieży Sprawy ogólne z lat 1948-1950; 3 j.a. Protokoły z posiedzeń rady, prezydium i komisji z lat 1945-1950; 11 j.a. Dokumentacja niearchiwalna: akta osobowe z lat 1892-1938; 17 j.a.

Chodzież otrzymała prawa miejskie już w 1434 roku. W 1772 roku zajęta została przez Prusy. W latach 1818 - 1975 była stolicą powiatu chodzieskiego. W 1877 roku zmieniono nazwę miasta na Kolmar. Na zespół Akta miasta Chodzież składają się materiały archiwalne wytworzone przez pruski magistrat działający w latach 1815 - 1919, polski zarząd miejski istniejący w latach 1919-1939, hitlerowskie władze okupacyjne z lat 1939-1944, oraz zarząd i radę narodową funkcjonujące w latach 1945-1950. Kompetencje samorządu miejskiego w Prusach ustalono reformami z 1808 roku. Prawo to wprowadzono w Wielkim Księstwie Poznańskim w 1815 roku. Na czele magistratu stał burmistrz, którego zastępcą był sekretarz miejski. Magistrat miał dwa wydziały: komunalny i policyjny. Organem decydującym w sprawach gospodarki majątkiem miejskim oraz zarządzania miastem była rada miejska. Jej organami pomocniczymi były komisje i deputacje. Kompetencje rady i magistratu ograniczyła nowa ordynacja miejska z 1832 roku, wzmacniając kontrolę państwową, zmniejszając liczbę radnych, a przede wszystkim odbierając władzom miejskim sądownictwo i częściowo policję. Od 1853 roku miasto mógł kontrolować starosta (landrat), ale sprawy policyjne wróciły pod nadzór burmistrza. W tym kształcie administracja istniała aż do końca I wojny światowej. Po jej zakończeniu Chodzież wróciła do odrodzonego państwa polskiego wchodząc w skład województwa poznańskiego i stając się siedzibą powiatu chodzieskiego. Na podstawie rozporządzenia Naczelnej Rady Ludowej w Poznaniu z 18 lutego 1919 roku wybory rady miejskiej i magistratu zostały przeprowadzone już w I połowie 1919 roku. Osiemnastoosobowa rada czuwała nad całością gospodarki miejskiej i przekazywała wykonanie poszczególnych spraw magistratowi (od 1933 roku - zarządowi miejskiemu), złożonemu z burmistrza, zastępcy i 4 ławników. Radę i magistrat wybierano na 6 lat. Do zadań rady należało uchwalanie podatków i budżetu miejskiego, nadzór nad policją, szkołami, rzeźnią, gazownią, opieka nad ubogimi i sierotami oraz nabywanie i zbywanie nieruchomości. Po zajęciu Chodzieży przez Niemców we wrześniu 1939 roku, miasto wraz z powiatem znalazło się w obrębie prowincji Reichsgau Wartheland. Na czele władz miejskich stanął niemiecki komisarz z tytułem burmistrza miasta powiatowego Chodzież. Polskie władze miejskie i powiatowe po okupacji niemieckiej zorganizowano na podstawie przepisów polskich z okresu międzywojennego, oraz w oparciu o ustawę o organizacji i zakresie działania rad narodowych z 11 września 1944 roku. Władzę uchwałodawczą stanowiła miejska rada narodowa. Spośród jej 20 członków wybierano komisje w celu nadzorowania poszczególnych dziedzin dospodarki miejskiej, np. zdrowia, sanitarno-porządkową, mieszkaniową, kontroli administracji i samorządu, kontroli społecznej, rolną czy drogową. Utworzono też stałą komisję rewizyjną. Nad realizacją poleceń rady czuwał Zarząd Miejski w Chodzieży na czele z burmistrzem kierującym całą administracją miejską. Podzielono ją na: sekretariat miejski, referat finansowo-podatkowy (gospodarczy), referat meldunkowy, ruchu ludności, aprowizacji i handlu, referat opieki społecznej i wojskowy, referat rolny, świadczeń rzeczowych i przemysłowy, referat budowlany, szkód wojennych i mieszkaniowy, referat ds. podatków i należności gminnych, referat majątków porzuconych i opuszczonych. Zarządowi podlegał też rachmistrz, urzędnik stanu cywilnego oraz Komunalna Kasa Oszczędności Miasta Chodzieży. W 1950 roku samorząd miejski przekazał swoje kompetencje nowo utworzonej administracji państwowej. [Na podstawie wstępu do inwentarza, oprac. Z. Ziółkowska, Piła 1959]