I. Okres zaboru pruskiego, 1793-1914 1. Sprawy ogólne miasta - statut, statystyki, wykazy, tabele, wybory, urzędnicy 2. Sprawy administracyjne miasta - protokoły posiedzeń władz miejskich, zgłoszenia, sprawozdania, opisy miasta, sprawy budowlane 3. Sprawy policyjne - zarządzenia, włóczęgostwo, zaświadczenia, aresztanci, paszporty 4. Sprawy handlu i przemysłu - okólniki, zarządzenia, koncesje, stan bydła, wykazy warsztatów, rejestr wiatraków, ceny rynkowe 5. Rzemiosło - sprawy sporne, przywileje cechowe, kasy cechowe 6. Sprawy kościelne i szkolne - zarządzenia, odbudowa kościoła ewangelickiego, rachunki szpitalne, szkoły (katolicka, garnizonowa, prywatna), biblioteka publiczna 7. Sprawy zdrowia publicznego - lekarze, położne, szpital miejski 8. Opieka społeczna - ubodzy miasta, tania kuchnia, rachunki 9. Sprawy ludności żydowskiej - spisy Żydów, wykaz kupców żydowskich 10. Sprawy finansowo-budżetowe i kasy miejskiej - budżety, dochody i wydatki kasy miejskiej 11. Sprawy podatkowe - zarządzenia, instrukcje, dzierżawy, sprawy przemysłu, rzemiosło, składki, loterie, opłaty, konstytucja Księstwa Warszawskiego 12. Sprawy gruntowe - zarządzenia, okólniki, instrukcje, daniny, kwesty, księga gruntowa miasta 13. Rekwizycje - m.in.. Sprawy jarmarków i osiedlania się rzemieślników 14. Sprawy procesowe - organizacja sądownictwa, zakłady karne, sprawy procesowe miasta 15. Sprawy wojskowe - zarządzenia, rozporządzenia, sprawy garnizonu, szpital wojskowy, dostawy dla wojska, kwaterunki 16. Księgi ludności II. Okres międzywojenny, 1920-1939 1. Sprawy ogólno-organizacyjne - statuty, regulaminy, protokoły, wybory, wykazy urzędników, sprawozdania, granice miasta, akta tajne 2. Sprawy finansowo-budżetowe - etaty gospodarcze, budżety,sprawozdania rachunkowe, pożyczki, inwentarz nieruchomości, podatki 3. Gospodarka miejska i sprawy budowlane - szkody wojenne, statystyki, majątek miasta, rozbudowa miasta, nieruchomości miejskie 4. Sprawy administracji społecznej - zdrowie publiczne, opieka społeczna, bezrobocie 5. Sprawy administracyjne - spis ludności, listy wyborcze, sprawy meldunkowe III. Okres okupacji hitlerowskiej, 1940-1945 sprawy meldunkowe, rejestr karny, budżety, sprawy katastralne, budowlane i gruntowe IV. Okres Polski Ludowej, 1945-1950 1. Sprawy ogólno-organizacyjne - statut, herb, okólniki, obwieszczenia, wybory, protokolarze władz miejskich, lustracje, urzędnicy USC, granice miasta, sprawy ulic, wykazy pracowników 2. Sprawy finansowo-budżetowe - przepisy, budżety, sprawozdania rachunkowe, pożyczki, dotacje 3. Sprawy gospodarki miejskiej - szkody wojenne, inwestycje, remonty, plany, przedsiębiorstwa miejskie 4. Sprawy przemysłu, rzemiosła i handlu - wykazy, lokalizacja, rejestracja, ankiety, likwidacja 5. Sprawy administracji społecznej - szkolnictwo, walka z analfabetyzmem, muzeum, przejęcie nieruchomości poniemieckich, opieka społeczna, sprawy obywatelstwa, sprzedaże nieruchomości, łowiectwo 6. Sprawy administracyjne - spis powszechny, USC, bezpieczeństwo pożarowe, rejestry karne V. Akta budowlane - dla poszczególnych budynków (od XIX w. do okresu Polski Ludowej)

W zasobie Archiwum Państwowego w Lesznie znajdują się akta miast z okresu od XIX w. do 1950 r. Nieliczne tylko materiały są z lat wcześniejszych. Zasób staropolski przechowywany jest w Archiwum Państwowym w Poznaniu. Z tego też powodu poniżej omówione funkcjonowanie administracji miejskiej dotyczy lat 1793-1950. Po zajęciu Wielkopolski w 1793 r. przez Prusy zasadniczym dążeniem władz w zakresie ustroju miejskiego było ograniczenie dotychczasowego samorządu. W okresie tym ustrój miast kształtowała deklaracja z 18 kwietnia 1793 r. o organizacji i obsadzaniu magistratów w tzw. Prusach Południowych. W czasach Księstwa Warszawskiego podstawą ustroju miast była początkowo konstytucja o miastach uchwalona na Sejmie Czteroletnim (przywrócona w 1807 r.), a później konstytucja napoleońska z 1807 r. i dekret z 1809 r. W 1815 r. w Wielkim Księstwie Poznańskim wprowadzono prawo pruskie (tzw. Allgemeines Landrecht), które zniosło całkowicie ustawo-dawstwo polskie. Reforma Steina i Hardenberga z 1808 r., wprowadzona do Wielkopolski w 1815 r., ustaliła kompetencje samorządu miejskiego. Od tego czasu do początku XX wieku na czele magistratu — jako organu wykonawczego i zarządzającego — stał burmistrz, którego zastępcą był sekretarz miejski. Magistrat dzielił się na dwa wydziały: komunalny i policyjny. Organem decydującym w sprawach gospodarki majątkiem miejskim oraz zarządzania miastem była rada miejska. Organami pomocniczymi rady były różne komisje i deputacje. Kompetencje rady i magistratu ograniczono znacznie w stosunku do poprzedniego okresu przez odebranie władzom miejskim sądownictwa i częściowo policji. Nowa ordynacja miejska z 1832 r. zmniejszyła liczbę radnych oraz rozgraniczyła zakres kompetencji rady i magistratu, dając temu ostatniemu więcej uprawnień. Wzmocniła także kontrolę państwową. Ordynacja miejska z 1853 r. poddała miasta jeszcze silniejszej kontroli ze strony władz państwowych (wykonywali ją landraci), a sprawy policyjne prze-kazała burmistrzom. Ustawa z 1893 r. (uzupełniona w 1895 r.) oddała miastom pewne dochody z podatków państwowych. W 1911 r. ukazała się ustawa dążąca do wzmocnienia pozycji korporacji samorządowej przez dobrowolne łączenie się miast w związki. W okresie XIX w. państwo zleciło miastom prowadzenie urzędu stanu cywilnego, ściąganie podatków państwowych oraz niektóre czynności w zakresie spraw wojskowych (spisy poborowych, kwatery dla wojska, opieka nad wdowami i sierotami po poległych żołnierzach). Początkowo po 1918 r. zakres kompetencji władz miejskich i ich organizacja na terenie byłego zaboru pruskiego nie uległy zasadniczej zmianie. Nieznaczne zmiany wprowadziło rozporządzenie ministra byłej dzielnicy pruskiej z dnia 12 sierpnia 1921 r. Organem samorządu miejskiego była w tym czasie rada miejska jako organ stanowiący i kontrolujący oraz magistrat jako organ wykonawczy i organ władzy państwowej w zakresie spraw poruczonych. Dopiero po 1926 r. zmienił się częściowo charakter samorządu miejskiego na skutek utworzenia Policji Państwowej. W miastach utworzone zostały wtedy miejskie komitety bezpieczeństwa i porządku publicznego. Na podstawie rozporządzenia Prezydenta z 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego wprowadzono nazwę „zarząd miejski", zamiast dotychczasowej „magistrat". Ogólną władzą nadzorczą dla miast wydzielonych z powiatów stał się wojewoda, a dla miast niewydzielonych — wydział powiatowy. Rada miejska stała się organem wyłącznie stanowiącym, kierownikiem zaś całej administracji i gospodarki miejskiej był bur-mistrz. W zarządach miejskich w tym czasie występowały następujące działy: ogólno-organizacyjny, finansowo-budżetowy, gospodarki miejskiej, administracyjny (sprawy poruczone przez państwo).W okresie okupacji hitlerowskiej z uwagi na duży procent ludności polskiej większość miast nie uzyskała praw niemieckiej ustawy gminnej z 30 stycznia 1935 r. Zniesiono polskie samorządy miejskie i narzucono miastom zarząd niemiecki (Stadtverwaltung), a mniejsze miasta tworzyły gminne okręgi administracyjne wraz z sąsiednimi wsiami. Na czele miast stali komisaryczni burmistrzowie, podlegający landratom. W okresie 1945—1950 organizacja władz miejskich opierała się na ustawie z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych i na dekrecie z 23 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego. Miejskie rady narodowe stały się organami uchwałodawczymi samorządu miejskiego, planującymi działalność publiczną i wykonującymi kontrolę nad ogółem jednostek pełniących funkcje administracji publicznej. Miejskie rady narodowe wybierały ze swego grona przewodniczącego, jego zastępcę i trzech członków, którzy stanowili prezydium rady. Rady powoływały do współpracy różne komisje. Organami wykonawczymi i zarządzającymi były wybierane przez rady zarządy miejskie, które składały się z burmistrza, jego zastępcy i członków. Występowały w nich działy: organizacyjny, finansowo - budżetowy, gospodarki gminnej i administracji społecznej. Dotychczasowa organizacja władz miejskich została zniesiona ustawą z 20 marca 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej. Funkcje zarządów miejskich przejęły prezydia miejskich rad narodowych.