1. Sprawy organizacyjne, 1971–1972 – 1 j.a.: zarządzenia sekretarza gromadzkiego. 2. Protokoły z sesji Gromadzkiej Rady Narodowej, 1954–1972 – 8 j.a.: w protokołach z sesji Gromadzkiej Rady Narodowej znajdują się informacje dotyczące takich spraw jak: budżet i podział nadwyżki budżetowej, plany gospodarcze, organizacja i przebieg prac polowych, plany kontraktacji, obowiązkowe dostawy, regulamin obrad, plany prac poszczególnych komisji. 3. Komisje Gromadzkiej Rady Narodowej, 1955–1972 – 5 j.a.: informacje dotyczące zmian w budżecie i ulg dla rolników, organizacji szkoleń rolniczych i zaopatrzenia sklepów, współpracy ze szkołami, remontów świetlic i instalacji oświetlenia ulicznego. 4. Protokoły z posiedzeń Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej, 1955–1972 – 15 j.a.: w protokołach z posiedzeń Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej znajdują się informacje dotyczące takich spraw jak: kadry Prezydium, wnioski mieszkańców gromady, sytuacja indywidualnych gospodarstw, budowa magazynu na nawozy sztuczne, remont dróg, zagospodarowanie gruntów Państwowego Funduszu Ziemi, przebieg akcji siewnej, przeciwdziałanie suszy, czyny społeczne, podatek gruntowy, odroczenia służby wojskowej, zrzeczenia się gospodarstw. 5. Zebrania wiejskie, sołtysi, 1958–1972 – 4 j.a.: wybory sołtysa, obowiązkowe dostawy, czyny społeczne, akcje sanitarno-porządkowe, spotkania z radnymi, protokoły zdawczo-odbiorcze na okoliczność przejęcia obowiązków przez nowego sołtysa, a także sprawozdania sołtysów ze swojej działalności. 6. Plany gospodarcze, 1962 – 1 j.a.: jest to plan gospodarczy na rok 1963. 7. Sprawozdania gospodarcze, 1966–1969, 1972 – 2 j.a.: sprawozdania statystyczne dotyczące budownictwa, czynów społecznych, a także akcji zbierania środków na Społeczny Fundusz Budowy Szkół i Internatów. 8. Kontrole i inspekcje zewnętrzne, 1962–1970 – 3 j.a.: protokoły z kontroli przeprowadzonych przez Prezydium Powiatowej Rady Narodowej. 9. Rolnictwo, 1956–1961, 1964–1965, 1967–1968 – 11 j.a.: dokumentacja geologiczna torfowisk w rejonie wsi Smołodziny i Łośno, mapy regulacji gruntów oraz mapy glebowo-rolnicze w skali 1:5000 zawierające także ogólną charakterystykę środowiska geograficznego (rzeźba terenu, sieć wodna, dane klimatyczne). 10. Budżet i jego wykonanie, 1955–1971 – 21 j.a.

25 września 1954 roku uchwalona została ustawa o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych. Na mocy tej ustawy zlikwidowano gminy, a w ich miejsce powołano nowe jednostki podziału terytorialnego – gromady. Były one mniejsze od gmin. W grudniu 1954 r. ukonstytuowały się gromadzkie rady narodowe, które przejęły zadania gminnych rad narodowych. Organami pomocniczymi rady były komisje stałe. Organem wykonawczym GRN było prezydium, wybierane przez radę i składające się z przewodniczącego, zastępcy i członków. W 1954 r. przyznano gromadom stosunkowe nieduże kompetencje, zaś większość decyzji zapadała na szczeblu powiatu. Sytuacja ta nieco zmieniła się po wejściu w życie nowej ustawy o radach narodowych z 25 stycznia 1958 r., znowelizowanej w roku 1963. Prezydium kierowało pracą rady, sprawowało nadzór nad organem wykonawczym, jakim było biuro gromadzkie. Prezydium podlegało z jednej strony własnej radzie narodowej, z drugiej prezydium rady narodowej wyższego stopnia (Prezydium Powiatowej Rady Narodowej). Zbytnie rozdrobnienie oraz słabe podstawy ekonomiczne zdecydowały, iż gromady nie zyskały nigdy istotnego znaczenia, a decyzje zapadały w jednostkach nadrzędnych – prezydiach powiatowych rad narodowych. 29 listopada 1972 r. uchwalono ustawy o zmianie konstytucji oraz o utworzeniu gmin i zmianie ustawy o radach narodowych. Dotychczasowy podział na gromady został zniesiony, a zamiast nich ponownie utworzono gminy. Rozpoczęły one działalność 1 stycznia 1973 r. Gromada Kłodawa należała do powiatu Gorzów Wielkopolski. Pierwsza sesja Gromadzkiej Rady Narodowej w Kłodawie odbyła się 21 grudnia 1954 r. Przewodniczącym Prezydium został wybrany Aleksander Lipko. Ostatni zachowany protokół z posiedzenia Prezydium pochodzi z 2 grudnia 1972 r. Przewodniczącym był wówczas Antoni Musiał. Gromada istniała do końca roku 1972, a od 1 stycznia 1973 Kłodawa stała się siedzibą Urzędu Gminy.