Referat Ogólno-Organizacyjny: zarządzenia i okólniki władz nadrzędnych oraz własne starosty, zarządzenie radzieckiego komendanta wojennego, organizacja wewnętrzna starostwa, protokoły konferencji i zjazdów starostów, miesięczne sprawozdania sytuacyjne starosty, raporty sytuacyjne zarządów miejskich i gminnych, sprawozdania z działalności referatów, sprawy odznaczeń państwowych, wykazy pracowników starostwa, podział administracyjny powiatu 1945-1950 (54 j.a.), Referat Rachunkowo-Gospodarczy: zestawienia liczbowe kredytów inwestycyjnych dla starostwa, wydatki budżetowe 1947-1950 (3 j.a.), Referat Społeczno-Polityczny: miesięczne sprawozdania sytuacyjne starosty oraz zarządów miejskich i gminnych ( na temat m. in. weryfikacji, repatriacji, repolonizacji, współżycia ludności napływowej z miejscową, bezpieczeństwa publicznego, partii politycznych, wyznań religijnych, obchodów świąt i uroczystości państwowych, akcji przesiedleńczej, związków i stowarzyszeń ), opinie polityczne o mieszkańcach powiatu, sprawy weryfikacji ( protokoły posiedzeń Komisji Weryfikacyjnej, wnioski o weryfikację, zaświadczenia o narodowości polskiej, wykazy zweryfikowanych i nie zweryfikowanych, zrzeczenia się obywatelstwa polskiego, deklaracje osób przyznających się do narodowości niemieckiej ), sprawy repatriacji ( wnioski o powrót do kraju, zaświadczenia na wyjazd do Niemiec ), sprawy zwolnień jeńców, grobownictwo wojenne, wykazy wyznań i sekt religijnych, wykazy duchowieństwa, ewidencja cudzoziemców, materiały związków i stowarzyszeń 1945-1950 (160 j.a.), Referat Administracyjno-Prawny: skargi i doniesienia mieszkańców powiatu, ewidencja zakładów wodnych, sprawozdania o ruchu naturalnym ludności powiatu ( urodzenia, małżeństwa, zgony ), zmiana imion i nazwisk, rejestracja szkód wojennych, ewidencja ludności, miesięczne wykazy zameldowanych i wymeldowanych w poszczególnych gminach 1945-1952 (44 j.a.), Referat Karno-Administracyjny: wykazy ruchu spraw i czynności referatu, rejestr spraw karnych, wnioski i zarządzenia egzekucyjne 1945-1950 (8 j.a.), Referat Wojskowy: kontrola jednostek podległych, współpraca z Rejonową Komendą Uzupełnień, rejestracja poborowych, opieka nad zdemobilizowanymi, wykazy kwater, terenów zaminowanych, korespondencja 1945-1950 (23 j.a.), Referat Ochrony przed pożarami i innymi klęskami:sprawozdania referatu o ochronie przed pożarami, sprawozdania powiatowego komendanta straży pożarnej, protokoły zebrań ochotniczych straży pożarnych, wykazy członków 1947-1950 (8 j.a.), Referat Osiedleńczy: sprawozdania referatu, protokoły przekazania gospodarstw, zwrot gospodarstw i inwentarza ludności miejscowej, opieka nad osadnikami i repatriantami, wykazy ( osadników, inwentarza, majątków ) 1945-1947 (18 j.a.), Referat Przemysłu: sprawozdania z działalności referatu, zgłoszenia przemysłu, wykazy zakładów przemysłowych, protokoły zebrań cechów 1945-1949 (20 j.a.), Referat Handlu: schemat organizacyjny referatu, sprawozdania o sytuacji aprowizacyjnej, korespondencja w sprawach aprowizacji i handlu, wykazy spółdzielni, sklepów, protokoły posiedzeń Komisji Notowań Cen, Komisji Cennikowej i Komisji Usprawnienia Zaopatrzenia 1945-1950 (34 j.a.), Referat Zdrowia: sprawozdania ze zwalczania epidemii, z działalności stacji opieki nad matką i dzieckiem, korespondencja lekarza powiatowego, wykazy zachorowań i zgonów 1946 (4 j.a.), Referat Weterynarii: sprawozdania powiatowego lekarza weterynarii, statystyka badania zwierząt rzeźnych, zwalczanie chorób zwierzęcych 1945-1948 (4 j.a.), Referat Budownictwa: sprawozdania o stanie zatrudnienia w przedsiębiorstwach budowlanych i ruchu budowlanym, remonty i odbudowa zniszczonych miast i budynków, Fundusz Odbudowy Szkół 1945-1949 (15 j.a.), Referat Pomiarów: wyciągi z ksiąg podatku budynkowego, rejestr podatku gruntowego 1946-1947 (5 j.a.), Referat Rolnictwa: sprawozdania z przebiegu rejestracji zwierząt, z kontraktacji, ochrona roślin, wykazy gospodarstw, gruntów ornych, obsianej ziemi 1945-1950 (39 j.a.), Referat Oświaty Rolniczej: sprawozdania powiatowego inspektora oświaty rolniczej, sprawozdania referatu, korespondencja w sprawach działalności szkół rolniczych i ośrodków szkolnych, sprawozdania z realizacji przysposobienia rolniczego i wojskowego 1946-1950 (21 j.a.), Referat Opieki Społecznej: sprawozdania z działalności opieki społecznej, nadzór nad zakładami opieki społecznej, domami dziecka, opieka nad matką i dzieckiem, akcje pomocy zimowej, akcje zapomogowe dla najbiedniejszych, opieka nad byłymi więźniami, inwalidami wojennymi, protokoły i sprawozdania Powiatowego Komitetu Opieki Społecznej 1945-1950 (38 j.a.), Referat Świadczeń Rzeczowych: sprawozdania referatu, sprawozdania kontrolera świadczeń rzeczowych 1945-1946 (4 j.a.), przes.999/2007 - materiały dotyczące bibliotek w powiecie 1947 (1 j.a.);nab.6170/2011: sprawy własnościowe, akty nadania, akty własności ziemi, orzeczenia o nadaniu nieruchomości miejscowości: Kadłub Wolny, Knieja, Łąka, Poczołków, Radawie, Prusków, Siedliska, Osieczko, Zębowice 1928-1980 (867 j.a.); nab. 7647/2015: odbudowa miasta, członkostwo Olesna w związkach i stowarzyszeniach, akta byłych więźniów politycznych 1945-1948 (3 j.a.); nab. 8517/2016: zezwolenia na prowadzenie zakładów przemysłowych 1945-1969 (21 j.a.).

Podstawą prawną dla działań starostów i starostw powiatowych były zasadniczo dwa akty prawne: - Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 19.01.1928 roku o organizacji i zakresie działania władz administracji ogólnej oraz - Dekret Polskiego Komitetu Wyzwolenia Narodowego z dnia 21.08.1944 roku o trybie powołania władz administracji ogólnej I i II instancji . Funkcjonowanie starostw zostało unormowane rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 30.06.1930 r. w sprawie wewnętrznej organizacji starostw oraz ich trybu urzędowania. Na terenie powiatu oleskiego obejmowanie władzy przez polską administrację nastąpiło na przełomie marca i kwietnia 1945 r. Do Olesna przybyła grupa operacyjna pod kierownictwem Ludwika Affy, który pełnił funkcję starosty oleskiego od III do IX 1945 r. Ze sprawozdania starosty oleskiego z działalności starostwa i samorządu od 01.04.1945 do 31.08.1946 r. złożonym na posiedzeniu Powiatowej Rady Narodowej w dniu 07.10.1946 r. wynika, że wśród obsady personalnej starostwa tylko 50 % stanowili fachowcy, pozostali pracownicy przechodzili dopiero przeszkolenie zawodowe. W starostwie działały wówczas następujące referaty: -ogólny (prowadził sprawy wynikające ze stanowiska starosty jako reprezentanta rządu, zajmował się stroną techniczną wyborów do ciał ustawodawczych, prowadził sprawy organizacyjne, personalne i szkoleniowe, budżetowo-gospodarcze oraz kancelarię główną); -wojskowy (zajmował się rejestracją mężczyzn w wieku poborowym, rejestracją koni, wozów i uprzęży, zbiórką darów dla żołnierzy i ich rodzin, wypłatą zasiłków wojskowych, zorganizował Towarzystwo Przyjaciół Żołnierza na terenie powiatu, utworzył Radę Powiatową Wychowania Fizycznego i Przysposobienia Wojskowego); -karno-administracyjny i administracyjno-prawny (wydawał mandaty karne w drodze postępowania uproszczonego, wydawał orzeczenia karne w drodze postępowania zwyczajnego, wydawał orzeczenia uniewinniające, przekazywał sprawy do właściwości innych władz, kierował sprawy na drogę sądową); -odbudowy (opracował statystykę budynków zniszczonych w wyniku działań wojennych, sfinansował: usuwanie gruzu i rozbiórkę budynków zagrażających bezpieczeństwu publicznemu, zabezpieczenie wartościowych budynków użyteczności publicznej, odbudowę gospodarstw wiejskich); -zdrowia (nadzorował rozdział artykułów spożywczych, kontrolę sanitarną na terenie miasta i powiatu, akcje dezynfekcyjne, szczepienia ochronne); -przemysłowy (nadzorował zakłady przemysłowe, rzemiosło); -aprowizacji i handlu (zajmował się wydawaniem kartek żywnościowych, zaopatrywaniem stołówek prowadzonych przy zakładach pracy, szpitalach, sierocińcach, internatach, szkołach i in.); -szkód wojennych (przeprowadził rejestrację szkód); -kultury i sztuki (podejmował działania mające na celu usuwanie śladów niemczyzny, zajmował się projektowaniem cmentarzy i pomników dla poległych żołnierzy radzieckich, zabezpieczeniem miejsc kaźni hitlerowskich: Wysoka i Bodzanowice, zabezpieczeniem i opisaniem zabytków, sfinansował remont kościoła św. Rocha w Oleśnie, nadzorował amatorskie zespoły teatralne, wydawał zezwolenia na przedstawienia i występy); -pomiarów (odtwarzał operat katastralny, inwentaryzował punkty triangulacyjne); -świadczeń rzeczowych (zajmował się ściąganiem kontyngentów zbóż i ziemiopłodów oraz realizowaniem obowiązkowych dostaw mleka i mięsa); -weterynarii (nadzorował zwalczanie epidemii chorób zwierzęcych, zwalczanie chorób i szkodników roślin, prowadził rejestrację ogrodników, rozdzielał nasiona warzyw z UNNRA, udzielał kredyty dla sadowników, organizował wystawy ogrodnicze itp.); -społeczno-polityczny (zajmował się przeprowadzeniem weryfikacji, wysiedlaniem Niemców, wystawianiem poświadczeń obywatelstwa, zmianą nazwisk, prowadzeniem statystyki ewidencji i kontroli ruchu ludności, prowadzeniem ewidencji cudzoziemców, wyznań, stronnictw politycznych i stowarzyszeń); -osadnictwa (organizował osiedlanie repatriantów, przeprowadzał parcelację majątków) Ostateczny kształt wewnętrznej organizacji starostw powiatowych nadał okólnik Ministra Ziem Odzyskanych nr 44/47 z 29.06.1947 r . Na jego podstawie zarządzeniem organizacyjnym Wojewody Śląsko-Dąbrowskiego nr 42/48 z dnia 20.02.1948 roku został wprowadzony nowy statut organizacyjny starostw powiatowych, który obowiązywał od 01.04.1948 r.W omawianym okresie ukazały się dwa przekrojowe strukturalno-rzeczowe wykazy akt. Pierwszy z nich pod nazwą Wykaz akt (teczek) w starostwach górnośląskiej części województwa śląskiego otrzymały powiaty w 1945 r. Drugi został wydany dnia 12.12.1949 r. okólnikiem Wojewody Śląskiego nr 515/49 o rzeczowym podziale akt (wykaz teczek) dla poszczególnych komórek organizacyjnych starostwa , a obowiązywał od 01.01.1950 roku. Likwidacja starostw powiatowych nastąpiła na mocy ustawy z 20.03.1950 roku o terenowych organach jednolitej władzy państwowej Praktycznie działały do czerwca, kiedy to prezydia powiatowych rad narodowych przejęły dotychczasowy zakres właściwości zniesionych starostw . [Na podstawie wstępu do inwentarza, oprac. Justyna Miętka, Opole 2002]

Zmiany w rozmiarze zespołu zatwierdzono na posiedzeniu Komisji Metodycznej w dniu 04.12.2009 (protokół nr 10/09).