1. Akta organizacyjne archiwum [1819] 1831-1945; 1175 j.a. 1.1. Zarządzanie 1853-1945; 51 j.a. - normatywy, okólniki, sprawy dotyczące zmiany granic i przekazywania archiwaliów, plany i sprawozdania. 1.2. Sprawy administracyjno-gospodarcze 1838-1945; 27 j.a. - budowa nowego budynku archiwum, pomieszczenia służbowe, inwentaryzacja ruchomości, księgowość, wprowadzenie centralnego ogrzewania, ochrona przeciwlotnicza. 1.3. Przejmowanie akt [1829] 1831-1944; 398 j.a. - przekazywanie akt do archiwum przez urzędy państwowe: Nadprezydenta Prowincji, rejencje, sądy (wyższy sąd krajowy, sąd krajowy, sądy obwodowe), urzędy domenalno–rentowe, landratury, urzędy finansowe, celne i katastralne. 1.4. Deponowanie akt 1832-1944; 270 j.a. - przekazywanie depozytów przez magistraty, cechy, parafie katolickie i ewangelickie, depozyty akt rodowych, żydowskich, przejmowanie książek i druków. 1.5. Opracowanie zasobu [1826] 1831-1944; 48 j.a. - inwentaryzacja zasobu archiwów niepaństwowych, plany pracy i ich wykonanie, brakowanie, informacja o archiwach z innych prowincji, „polska lista Publikationsstelle”. 1.6. Działalność wydawnicza 1855-1945; 76 j.a. - rękopisy prac archiwistów przygotowywanych do druku, edycja „Pommersche Urkundenbuch”, wydawnictwa Komisji Historycznej Pomorza, wystawy archiwaliów. 1.7. Udostępnianie [1819] 1831-1943; 187 j.a. - korzystanie z akt przez urzędy, instytuty i towarzystwa naukowe, osoby prywatne, Żydów, zbiór przepisów. 1.8. Sprawy personalne 1831-1945; 82 j.a. - teczki personalne pracowników merytorycznych archiwum oraz personelu pomocniczego i administracyjnego. 1.9. Ewakuacja akt w latach 1937-1945; 36 j.a. 2. Spisy pomocy archiwalnych i repozytur 1831-1934; 9 j.a. 3. Pomoce archiwalne - inwentarze zespołów i zbiorów [1500] 1831-1945 [1971]; 1088 j.a. - są to inwentarze zespołów i zbiorów z podziałem na 84 repozytury jaki istniał w szczecińskim archiwum do 1945 r. W oddzielne podgrupy wydzielono pmoce ewidencyjne Archiwum Marchii Granicznej Poznań-Prusy (50 j.a. z lat 1884-1943) oraz pozostałych pomocy ewidencyjnych (94 j.a. z lat 1603-1942). Na niektórych inwentarzach zespołów i zbiorów są adnotacje pracowników archiwum z lat 1945-1975 i stanowią one integralną całość.

Reformy ustrojowe w Prusach na początku XIX w. stanowiły podstawę do ukształtowania się archiwów jako publicznych instytucji państwowych. Inicjatorem nowej organizacji archiwów, których najważniejszymi funkcjami miało być gromadzenie i udostępnianie materiałów źródłowych dla celów naukowych, był książę Karl August von Hardenberg. Początkowo planował on utworzenie jednego centralnego archiwum w Berlinie, do którego wpływałyby akta (niepotrzebne w bieżącej działalności administracji) z wszystkich prowincji pruskich. Ostatecznie jednak zwyciężyła koncepcja powołania archiwum w każdej prowincji pruskiej. Proces ten następował stopniowo, regulowany był rozporządzeniami z 1810 r. i późniejszymi rozkazami gabinetowymi z 1814 i 1819 r. Ten ostatni uznał powstające archiwa za samodzielne instytucje. W latach 1810–1814 szczeciński radca szkolny prof. Johann Sell dokonał podziału zgromadzonego przy rejencji materiału archiwalnego pomorskich władz administracyjnych sprzed 1720 r. na: 1. Archiwum Książąt Szczecińskich i Archiwum Książąt Wołogojskich, 2. Archiwum Władz Szwedzkich z lat 1648–1720, 3. Ogólny zbiór akt (akta, które mogły być użyteczne w bieżącym urzędowaniu), 4. Akta okresu brandenbursko–pruskiego z lat 1654–1720, 5. Akta dotyczące spraw kościelnych i szkolnych, 6. Akta lenne i procesowe. Większa część podzielonego materiału archiwalnego przekazana została Rejencji oraz Wyższemu Sądowi Krajowemu. Wszystkie te materiały archiwalne stanowiły zaczątek zasobu późniejszego Archiwum Prowincjonalnego. W 1827 r. nadprezydent prowincji Pomorze Johann August Sack powołał barona Friedricha Ludwiga von Medema do zorganizowania szczecińskiego archiwum. Na mocy rozporządzenia z 1 I 1831 r. archiwa prowincjonalne zostały podporządkowane jednostce nadrzędnej, Zarządowi Archiwów Prowincjonalnych w Berlinie, a bezpośrednio nadprezydentowi prowincji i uznano je za jednostki administracji państwowej o specjalnym charakterze, z osobowością prawną i własnym budżetem. Prace archiwalne w początkowym okresie istnienia instytucji polegały przede wszystkim na uporządkowaniu narastającego zasobu. W 1844 r. archiwum otrzymało na zamku szczecińskim większe pomieszczenia, co umożliwiło przejęcie kolejnych zespołów akt, m.in. Sądu Nadwornego w Koszalinie. Do połowy XIX w. działalność archiwum była podporządkowana bieżącym potrzebom administracji rejencyjnej, a w niewielkim stopniu sprawom naukowym. Jednakże od lat pięćdziesiątych XIX w. archiwa, według nowej koncepcji dyrektora archiwów prowincjonalnych prof. Karla Wilhelma Lancizolle, zaczęły stawać się instytucjami naukowymi. W 1867 r. Królewskie Archiwa Prowincjonalne (Königliche Provinzial-Archive) przemianowano na Królewskie Archiwa Państwowe (Königliche Staats-Archive) i uznano, że archiwum jest urzędem państwowym o specjalnym znaczeniu służącym nauce i administracji. Zostało ono podporządkowane premierowi i tym samym uniezależnione od administracji resortowej. Bezpośredni zarząd nad archiwami sprawowała Dyrekcja Archiwów Państwowych (Directorium der Staats-Archive), której nazwę od 1905 r. zmieniono na Generalny Dyrektor Archiwów Państwowych (Generaldirektor der Staatsarchive). 31 VIII 1867 r. wyszła pierwsza instrukcja archiwalna podpisana przez Ottona von Bismarcka. Określała ona cele archiwum, normowała obowiązki pracowników jako urzędników państwowych. Kolejna instrukcja z 1 VII 1881 r. nakazywała wprowadzenie numeru repozytury, a z 12 X 1896 r. przestrzegania zasady proweniencji. Od drugiej połowy XIX w. nastąpił duży dopływ akt do archiwum szczecińskiego z urzędów państwowych jak również samorządowych. W 1876 r. na wniosek Gottfrieda von Bülowa (1831–1901), kierownika archiwum, sejmik miast pomorskich uchwalił deponowanie akt miejskich w archiwum państwowym. Bülow zainteresował się również zabezpieczaniem akt kościelnych. Na synodzie prowincjonalnym w Greifswaldzie w 1881 r. zaproponował deponowanie w archiwum szczecińskim niepotrzebnych do bieżącego urzędowania akt superintendentur i probostw. Dopływ akt spowodował, że dotychczasowa obsada etatowa archiwum, składająca się z dwóch pracowników merytorycznych, okazała się niewystarczająca. Od 1875 r. zatrudniano trzeciego pracownika, tzw. pisarza pomocniczego (Hilfsschreiber). Na podstawie zaleceń z 1876 r., Heinricha von Sybela, Generalnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1875–1895, pracownicy merytoryczni byli zobowiązani do habilitowania się i pracy naukowej. W 1901 r. siedziba instytucji została przeniesiona z południowego skrzydła zamku i wynajmowanego 2 piętra domu przy Petrihofstraße 5 (Niedziałkowskiego) do nowego gmachu przy Karkutschstraße 13 (św. Wojciecha), posiadającego magazyny mogące pomieścić ponad 7300 m.b. akt. W 1903 r. w archiwum zatrudnionych było już, łącznie z dyrektorem, czterech pracowników merytorycznych oraz jeden pomocniczy. Liczba ta nie uległa zmianie do 1918 r. W okresie międzywojennym w magazynach znajdowało się ok. 8 tys. m.b. akt, kilkanaście tysięcy dokumentów, kościelnych, książęcych i miejskich, kilkanaście tysięcy map i planów, a liczba pracowników merytorycznych (asystent archiwalny, asesor archiwalny, radca archiwalny), łącznie z dyrektorem, wynosiła sześciu (1940 r.). Do września 1942 r. realizowano podstawowe zadania archiwalne związane z gromadzeniem, opracowaniem i udostępnianiem akt, natomiast w dwóch następnych latach nastąpiło rozśrodkowanie zasobu, w obawie przed skutkami bombardowań alianckich, do 15 wybranych miejsc ewakuacyjnych. Jako instytucja niemiecka, Archiwum Państwowe w Szczecinie zakończyło swą działalność wiosną 1945 r. Akta własne archiwum znajdowały się zawsze w budynku archiwalnym. W okresie II wojny światowej pozostały one w Szczecinie i zostały przejęte wraz z budynkiem przez polską służbę archiwalną.

Decyzją KM z 2009 r. do zespołu włączono poniemieckie inwentarze i inne środki ewidencyjne przechowywane w registraturze AP oraz w pracowni naukowej archiwum. Braki w zespole-sygn.74, 369, 445b, 768, 768, 872, 1018, 1023, 1318, 1319, 1355, 1746