Zachowane akta obejmują lata 1872-1941, 1945-1953. Gminna Rada Narodowa – Dział Organizacyjny: księgi uchwał GRN i Zarządu, sprawy organizacyjne (wykaz gromad, podział rzeczowy akt), sprawy osobowe członków organów gmin i pracowników gminnych, zebrania i urzędowanie ciał samorządowych, kontrole, majątek gmin i gromad; Dział Finansowo-Budżetowy: budżety administracyjne, sprawozdania rachunkowe, księga wydatków budżetowych; Dział Gospodarki Gminnej: rolnictwo (ankieta strat osobowych ludności, wykaz majątków ziemskich, gospodarstw chłopskich), weterynaria i hodowla, popieranie przemysłu i handlu; Dział Administracyjny: oświata, kultura i sztuka (wykaz grobów żołnierzy radzieckich), zdrowie publiczne, opieka społeczna, ewidencja i kontrola ruchu ludności (sprawy mniejszości narodowych, spis ludności i wykaz Niemców, zaświadczenia o zniszczonych budynkach, tymczasowe zaświadczenia tożsamości), referendum ludowe, bezpieczeństwo i porządek publiczny, sprawy sądowe i karno-administracyjne. Na pozostałość aktową składają się także: księgi ludności stałej, rejestry mieszkańców oraz skorowidz.

Gmina jako organ administracji państwowej funkcjonowała w oparciu o ukaz carski z 2 III 1964 r. o urządzeniu gmin wiejskich. Zgodnie z postanowieniem Komitetu Urządzającego z dnia 5 (17) I 1867 r. o podziale miast i gmin w powiatach, gmina Gruszczyce należała do powiatu sieradzkiego. Ukaz z 1864 r. stanowił, że władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta oraz sołtysów. Sprawy sporne rozpatrywane były przez sądy gminne. Ustrój ten przetrwał do końca I wojny światowej. Nową organizację władz gminnych wprowadziły przepisy Dekretu Naczelnika Państwa z 27 XI 1918 r. o utworzeniu rad gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego. Powołane wówczas rady gminne były organami zarządzającymi i kontrolującymi gospodarkę gminną. Ostatecznie strukturę i organizację władz gminnych określiły przepisy ustawy z 23 III 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego, zgodnie z którą organami gminy stały się: rada gminy, zarząd gminy, wójt i jego zastępcy (podwójci). Samorząd taki przetrwał do 1939 roku. W okresie okupacji w wyniku rozporządzenia Generalnego Gubernatora z 28 XI 1939 r. o zarządzie gmin, polskie władze gminne podporządkowane zostały okupantowi. Po zakończeniu II wojny światowej na mocy ustawy z 11 IX 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych powołane zostały gminne rady narodowe, które jako organ uchwałodawczy i kontrolujący wybierały organ wykonawczy – zarządy gminne. Na mocy ustawy z 20 III 1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej dotychczasowe funkcje zarządów gminnych zostały przejęte przez prezydia gminnych rad narodowych. Gminne rady narodowe, działały do likwidacji gmin w 1954 r. i zostały zlikwidowane na podstawie ustawy z 25 IX 1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych.