Gmina Węglowice z lat 1864 - 1866, sygn. 1 - 2, w tym: tabele powinności włościan; I Zarząd Gminy z lat 1888 - 1889, 1914, sygn. 3 - 4, w tym: inwentarz szkoły we Wręczycy, trasa przejścia koni; II Zarząd Gminy z lat 1889 - 1941, sygn. 5 - 41, w tym: protokoły posiedzeń Rady Gminy, budżet, akta dotyczące podatku gruntowego, księgi biercze, księgi ludności stałej, księgi ludności niestałej, księga kontroli ruchu ludności.

W 1864 roku nastąpiły zmiany w dotychczasowej organizacji władz wiejskich na terenie Królestwa Polskiego. Ukaz o urządzaniu gmin wiejskich z dnia 19 lutego (2 marca) 1864 roku stanowił, iż gmina składa się z wiosek i koloni oraz folwarków i dworów właścicieli ziemskich, a władzę w gminie sprawuje samorząd gminny reprezentowany przez: zebranie gminne, wójta gminy oraz sołtysów (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 62, 1864, s.36-93). Sprawy sporne z terenu gminy miał rozpatrywać Sąd gminny wraz z ławnikami. Nowego podziału na gminy miał zgodnie z w/w ukazem dokonać Komitet Urządzający. Zebranie gminy stanowiło organ uchwałodawczy, władzę wykonawczą sprawował wójt wybierany na zebraniach gminnych. Pomocnikami wójta w gminie byli sołtysi, wybierani na zebraniach gromadzkich i zatwierdzani przez naczelnika powiatu. Każda gmina powinna posiadać pisarza, który prowadziłby księgi gminne i korespondencję. W razie potrzeby gminy mogły mieć poborców podatków, inspektorów szkółek i szpitali, gajowych, stróżów i innych urzędników gminnych. Według ukazu do kompetencji wójta gminy należały następujące sprawy: ogłaszanie rozporządzeń władz, czuwanie nad porządkiem w miejscach publicznych i nad bezpieczeństwem osób i własności, zapobieganie włóczęgostwu i żebractwu, donoszenie zwierzchności o samowolnym wychodzeniu mieszkańców z gminy, przedsiębranie nakazanych środków zaradczych przeciw pożarom, pomorowi bydła, itp. klęskom żywiołowym, przedsiębranie środków przeciw wszelkiego rodzaju przestępstwom, wykonywanie w przepisanych prawem wypadkach wyroków sądu gminnego i innych władz sądowych, czuwanie nad przechowywaniem znalezionych w gminie rzeczy lub odebranych od osób podejrzanych rzeczy, broni itp. Z innych ważniejszych spraw, należących do kompetencji wójta należy wymienić: zwoływanie zebrań gminnych, wykonywanie ich uchwał, utrzymywanie dróg w należytym stanie, nadzór nad sołtysami, naznaczanie kwater dla wojska, zarządzanie funduszami gminy, wydawanie mieszkańcom paszportów, nadzór nad karczmami, austeriami i wszelkiego rodzaju zakładami i instytucjami (szkoły, ochronki, szpitale itp.). Wójt był podległy naczelnikowi powiatu. Na mocy ustawy z dnia 19 (31) grudnia 1866 roku został wprowadzony nowy podział administracyjny Królestwa Polskiego (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t. 66, 1866, s. 119). W miejsce istniejących 5 guberni utworzono 10 guberni, w tym m.in. nową Gubernię Piotrkowską. W Guberni Piotrkowskiej został utworzony nowy powiat częstochowski, wydzielony z dotychczasowego powiatu wieluńskiego i częściowo olkuskiego. Zgodnie z Postanowieniem o podziale miast i gmin w powiatach z dnia 5 (17) stycznia 1867 roku Komitetu Urządzającego w Królestwie Polskim gmina wiejska Klepaczka, która istniała już przed utworzeniem nowego powiatu, znalazła się w powiecie częstochowskim Guberni Piotrkowskiej (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t.66, 1866, s. 279-303). Postanowieniem o zmianie nazw niektórych gmin w powiecie częstochowskim z dnia 8 kwietnia 1867 roku (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t.66, 1866, s. 475) zmieniona została nazwa gminy z Klepaczka na Węglowice. Powyższy stan utrwaliło Postanowienie o rozgraniczeniu powiatów nowych dziesięciu gubernii Królestwa Polskiego z dnia 29 grudnia (10 stycznia) 1867/1868 roku (Dziennik Praw Królestwa Polskiego, t.67,1867, s. 359-387). W 1900 roku w skład gminy Węglowice wchodziły następujące miejscowości: Borów (wieś), Borów (leśna zagroda), Bór Zapilski (wieś), Brzeń (wieś), Brzeń (leśna zagroda), Cisie (wieś), Długi Kąt (wieś), Herby (wieś), Jezioro (wieś), Jezioro (leśna zagroda), Kierzek leśna zagroda), Kierzek (strażnica graniczna), Klepaczka (wieś), Klepaczka (zagroda), Kopskie (folwark), Kotarowizna (zagroda), Krzyżówka (zagroda leśna), Kuleje (wieś), Łebki (wieś), Pietrzaki (wieś), Połomaniec (zagroda leśna), Puszczew (wieś), Węglowice (wieś), Wilczy Dół (zagroda leśna), Wręczyca (folwark), Wręczyca (kopalnia), Wręczyca Mała (wieś), Wręczyca Wielka (wieś). W okresie I wojny światowej gmina Węglowice znalazła się pod okupacją niemiecką, a przedstawiciele gminy delegowani byli do sejmiku powiatowego. Po zakończeniu I wojny światowej i odzyskaniu niepodległości gmina Węglowice znalazła się w powiecie częstochowskim, który został włączony do województwa kieleckiego. Po 1918 roku zasadniczą zmianą w funkcjonowaniu samorządu gminnego było wprowadzenie Dekretem o ustanowieniu Rad Gminnych na obszarze byłego Królestwa Kongresowego z 27 listopada 1918 roku jako nowego organu Rady Gminnej, w skład Rady wchodzili: wójt i 12 radnych wybieranych na 3 lata (Dz. Pr. P.P. Nr 18 poz. 48). Do zakresu działalności Rady należało: przygotowanie wniosków i budżetu na zgromadzenie Gminne oraz czuwanie nad wykonaniem jego uchwał; zawiadywanie nieruchomościami i funduszami, należącymi do gminy lub przez nią zarządzanymi; kierownictwo i dozór nad instytucjami i zakładami gminnymi; mianowanie, kontrola i usuwanie urzędników gminnych (za wyjątkiem pisarza gminnego); kontrola działalności wójta. Następne zmiany w ustroju władz gminnych zostały wprowadzone Ustawą z dnia 23 marca 1933 roku o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego (Dz.U.R.P. Nr 35 poz. 294) i Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 2 sierpnia 1934 roku w sprawie wykonania ustawy o częściowej zmianie samorządu terytorialnego (Dz.U. R.P. Nr 71 poz. 688). W/w przepisy jako organy ustrojowe gminy wiejskiej wymieniały: radę gminną, zarząd gminy, wójta, i jako zastępców podwójcich. Członkami rady gminnej byli: wójt, podwójci i radni gminni. Zarząd gminy składał się z wójta , podwójciego i 2 ławników. Kontrola wewnętrzna gospodarki gminnej należała do wójta jako przełożonego, natomiast stałym organem kontrolnym z ramienia rady gminnej była komisja rewizyjna wybierana przez radę gminną. Nadzór państwowy nad gminami wiejskimi sprawował wydział powiatowy, który zatwierdzał niektóre uchwały rady gminnej. Na podstawie art. 16 i 107 ustawy z dnia 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego dokonany został w powiecie częstochowskim podział gmin wiejskich na gromady. Gminę Węglowice podzielono na następujące gromady: 1.Bieżeń, 2.Borowe, 3. Bór Zapilski, 4. Czarna Wieś, 5. Cisie, 6. Długi Kąt, 7. Herby, 8. Jezioro, 9. Klepaczka, 10. Kuleje, 11. Nowiny, 12. Puszczew, 13. Węglowice, 14. Wręczyce, 15. Łebki (Kielecki Dz. Woj. Nr 29 poz. 184, s.573). Powyższy stan utrzymywał się do wybuchu II wojny światowej. 26 października wszedł w życie dekret Führera i kanclerza Rzeszy Niemieckiej o administracji okupowanych polskich obszarów z dnia 12 października 1939 roku. Dekret ten dzielił zajęte przez wojska niemieckie obszary II Rzeczpospolitej na tereny włączone do Rzeszy oraz okupowane obszary polskie podległe władzy Generalnego Gubernatora. 26 października wszedł w życie inny dekret Adolfa Hitlera tzw. dekret o strukturze i zarządzie obszarów wschodnich z dnia 8 października 1939 roku. Na mocy tego dekretu część obszaru Polski została wcielona do Rzeszy. Gmina Węglowice należała do: Provinz Schlesien (Breslau), Regirungs Bezirk Oppeln.

Wstęp i inwentarz sporządziła Joanna Sowa (2002). Inwentarz wpisany do bazy danych IZA 4.0.