Materiały archiwalne zawarte w zespole Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Zawadzie stanowią: sesje Gromadzkiej Rady Narodowej, spotkania posłów i radnych z wyborcami, ewidencja postulatów i wniosków, posiedzenia komisji, rejestr podjętych opinii i wydanych zaleceń przez komisje Gromadzkiej Rady Narodowej, posiedzenia oraz regulaminy pracy Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej, sprawozdania z działalności komisji i Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej, zebrania wiejskie, posiedzenia zespołów i sprawy organizacyjne, akta dotyczące postępowania kancelaryjnego i techniki pracy biurowej, protokoły przekazania akt do Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim, plany gospodarcze i programy rozwoju rolnictwa, narodowy spis powszechny, kontrole zewnętrzne, budżet gromady i jego wykonanie, mienie Gromadzkiej Rady Narodowej, mapy gleboznawcze, ewidencja gruntów Gromady, protokoły przekazania znaków geodezyjnych pod ochronę, podziały administracyjne, straty i szkody wojenne, dokumentacja związana z obsługą oświaty.

Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Zawadzie powstało na mocy Ustawy z dnia 25.09.1954 roku o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych . W miejsce dotychczasowych gmin i gromad zostały utworzone nowe gromady, jako jednostki podziału administracyjnego wsi. Organem władzy państwowej w gromadzie była gromadzka rada narodowa wybierana przez ludność gromady na okres trzech lat. Liczbę radnych ustalało prezydium powiatowej rady narodowej w zależności od ilości mieszkańców gromady w stosunku jeden radny na 100 mieszkańców, przy czym liczba radnych nie mogła być mniejsza niż 9 a większa niż 27. Gromadzka rada narodowa jako organ władzy państwowej kierowała w swoim zakresie na terenie gromady działalnością gospodarczą, społeczną i kulturalną wiążąc potrzeby gromady z zadaniami ogólnopaństwowymi. Do zadań gromadzkiej rady narodowej należało m.in.: czuwanie nad wykonaniem przez obywateli obowiązków ustawowych i wykonywaniem ustaw i zarządzeń państwowych, nadzór na gospodarką hodowlaną, rolną, leśną, dbałość o stan sanitarny i stan opieki społecznej, utrzymanie dróg i mostów, urządzeń melioracyjnych i komunalnych. Ponadto rada uchwalała budżet i nadzorowała jego wykonanie. Gromadzka rada narodowa wybierała spośród radnych prezydium, które było jej organem wykonawczym i zarządzającym. W skład prezydium wchodzili: przewodniczący, zastępca przewodniczącego i sekretarz gromadzkiej rady narodowej. Gromadzka rada narodowa, licząca co najmniej 12 radnych, wybierała ponadto do składu prezydium 2 członków, a licząca co najmniej 18 radnych – 3 lub 4 członków. Do jego zadań należało zapewnienie wykonania uchwał rady, przygotowanie sesji, współdziałanie z komisjami, opracowanie budżetu, kierowanie działalnością przedsiębiorstw. Gromadzka rada narodowa powoływała komisje dla poszczególnych dziedzin działalności. Przy gromadzkiej radzie narodowej działało również kolegium orzekające oraz urząd stanu cywilnego. W celu rozpatrywania zagadnień dotyczących poszczególnych wsi wchodzących w skład gromady zwoływano na zlecenie rady, jej prezydium bądź na żądanie większości wyborców zebrania mieszkańców (zebrania wiejskie). Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Zawadzie zakończyło działalność z dniem 31.12.1972 r. na mocy Ustawy z dnia 29 listopada 1972 roku o utworzeniu gmin i zmianie ustawy o radach narodowych.