Sygn. 1-9 z lat 1945-1950; Referat Ogólno-Administracyjny – znajdują się tu protokoły posiedzeń ZM, sprawozdania okresowe z działalności oraz protokoły pokontrolne. Sygn. 10-11 z roku 1949; Referat Finansowy-Rachuba – są tu roczne sprawozdania z wykonania budżetu. Sygn. 12-16 z lat 1947-1950; Referat Rolny – są tu spisy gospodarstw rolnych i zwierząt gospodarskich, ogrodnictw i pasiek oraz protokoły wprowadzenia w posiadanie gospodarstwa. Sygn. 17-21 z lat 1945-1950; Referat Społeczny – są tu akta dotyczące opieki społecznej, odszkodowań wojennych, akta dotyczące ruchu ludności oraz wykazy zakładów przemysłowych na terenie miasta. Sygn. 22-23 z lat 1946-1949; Przedsiębiorstwa Miejskie – są tu akta dotyczące budynków i mieszkań, grobownictwa wojennego oraz protokoły zdawczo-odbiorcze inwentarza poniemieckiego. Sygn. 24-34 z lat 1945-1950; Miejska Rada Narodowa – protokoły rady doradczej, protokoły posiedzeń MRN i jej Prezydium, akta komisji funkcjonujących przy radzie.

Zarząd Miejski w Czaplinku powołany został na podstawie Dekretu PKWN z dnia 21 sierpnia 1944 r. o trybie powołania władz administracji ogólnej, Dekretu PKWN z dnia 23 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego oraz Ustawy Krajowej Rady Narodowej z dnia 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych. Zarząd miejski rozpoczął swoja działalność 29 czerwca 1945 r. 30 sierpnia 1945 r. powołana zostaje przy ZM Tymczasowa Rada Doradcza. Miejska Rada Narodowa powstała dopiero 26 października 1946 r. Przy MRN działały komisje, które kontrolowały gospodarkę miejską oraz działalność zarządu miejskiego. Zarząd miejski jako organ samorządowy pełnił funkcje organu wykonawczego, miejska rada natomiast była organem uchwałodawczym i kontrolnym. Zarząd Miejski w Czaplinku podlegał bezpośrednio Starostwu Powiatowemu w Szczecinku, Miejska Rada Narodowa podlegała zaś Powiatowej Radzie Narodowej w Szczecinku. Istniejąca dwutorowość administracji państwowej zniesiona została ustawą z dnia 20 marca 1950 r., która zakładała likwidację starostw powiatowych, zarządów miejskich i gminnych. Ustawa powoływała rady narodowe jako jednolite organy administracji państwowej. Zarząd Miejski i Miejska Rada Narodowa w Czaplinku przekazały swe agendy dla Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Czaplinku 24 czerwca 1950 r.