Wszystkie materiały archiwalne wytworzone przez Zrzeszenie Prywatnego Handlu i Usług w Koszalinie zgodnie z przyjętym przez porządkującego układem akt w zespole archiwalnym zostały podzielone na trzy serie, a w obrębie dwóch serii na podserie. Serie i podserie tworzą: 1. Wydział Organizacyjno-Prawny, 2. Dział Finansowo-Księgowy, 3. Pion Branżowy. 1. Wydział Organizacyjno-Prawny, podseria 1.1-1.14, sygn. 1-41, 41 j.a. z lat 1945-1951, 1953-1994; 1.1 - Walne i plenarne zebrania, sygn. 1 - jest to jedna jednostka odziedziczonych materiałów archiwalnych po funkcjonującym w Koszalinie Powiatowym Zrzeszeniu Kupców i Przemysłowców. Zachowała się w formie księgi i zawiera protokoły z walnych i plenarnych zebrań Zrzeszenia datowane na lata 1945-1951. Tematyka posiedzeń, oprócz spraw organizacyjnych i handlowych obejmowała także komunikaty przedstawiane przez zarząd, dotyczące między innymi: okresu przechowywania ksiąg handlowych, opłat na fundusz pracy, interpretacji dekretu o podatku dochodowym, zakazu podwyżek cen, regularnego wpłacania składek na ubezpieczenie społeczne, czy też konkursu czystości sklepów spożywczych i przemysłowych; 1.2 - Walne i wojewódzkie zjazdy delegatów, sygn. 2-8, 7 j. a. z lat 1953-1958, 1962, 1964, 1976, 1984, 1989-1990 to podseria akt wytworzona przez organ kolegialny którym był wojewódzki lub walny zjazd delegatów zrzeszenia. Zachowane w poszytach protokoły ze zjazdów stanowią materiał archiwalny do poznania kierunków rozwoju prywatnego handlu i usług w byłym województwie koszalińskim. Ukazują warunki, w jakich współdziałało Zrzeszenie z administracją państwową szczebla wojewódzkiego i podstawowego. Integralną część protokołów stanowią załączniki występujące w postaci statutów, regulaminu obrad walnych zjazdów, komunikatów opisowych sprawozdań z działalności zarządu, Komisji Rewizyjnej, Sądu Koleżeńskiego, pism kierowanych do Zrzeszenia przez Naczelną Radę Zrzeszeń Prywatnego Handlu i Usług w Warszawie informującymi między innymi: o zmianach zachodzących w handlu i usługach w związku z przyjęciem przez Sejm w grudniu 1988 roku ustawy o działalności gospodarczej. Zachowany materiał jest różnorodny pod względem treści jak i formy, lecz nie jest kompletny. 1.3 - Protokoły z posiedzeń Rady, sygn. 9-10, 2 j. a. z lat 1972-1984. Tematyka posiedzeń Rady zachowała się w formie protokołów. Obejmowała sprawy planowania budżetu, sprawozdawczości opisowej z działalności zarządu, planowania wydatków inwestycyjnych, Komisji Rewizyjnej, funkcjonowania Samopomocowego Funduszu Pożyczkowego Zrzeszenia oraz bieżące zagadnienia organizacyjne i personalne. Nie zachowały się w komplecie materiały, które były załącznikami do protokołów i stanowiły ich integralną część. 1.4 - Protokoły z posiedzeń Zarządu, sygn. 11-19, 9 j. a. z lat 1953-1965, 1971-1974, 1976, 1978-1989. W zasadzie stanowią uszczegółowienie tematyki przedstawianej na posiedzeniach Rady Zrzeszenia. Ukazują zasady funkcjonowania prywatnego handlu i usług w systemie gospodarki scentralizowanej, w której prowadzenie działalności handlowo-usługowej przez osoby prywatne było uzależnione od obowiązkowej przynależności do Zrzeszenia. Nie zachowały się protokoły z posiedzeń z lat 1966-1970, 1975, 1977, 1990-1995. Materiały będące załącznikami do protokołów występują sporadycznie. 1.5 - Protokoły z posiedzeń Prezydium Zarządu, sygn. 20-23, 4 j. a. z lat 1984-1990 zawierają informacje o powołaniu komisji tj. 1. Komisji Branżowej ds. Handlu i Usług, 2. Komisji Branżowej ds. Handlu Spożywczo-Rolnego, 3. Komisji Branżowej ds. Gastronomii, 4. Komisji Pojednawczej, 5. Komisji Reklamacyjnej, 6. Komisji Socjalnej, która miała się zajmować podatkowymi zespołami opiniodawczymi, 7. Komisji Kontroli Społecznej. W aktach zachował się regulamin określający powoływanie tych komisji, tryb pracy i szczegółowe ich zadania. Oprócz komisji stałych zachowały się materiały dotyczące komisji doraźnych, w tym Komisji ds. Podziału Samochodów Dostawczych dla członków Zrzeszenia. Badacz znajdzie tu również materiały dotyczące: współpracy Zrzeszenia z Izbą Skarbową w Koszalinie, oceny i funkcjonowania handlu prywatnego i gastronomii, przygotowania i przebiegu sezonu turystyczno-wczasowego, kontroli handlu nieuspołecznionego w okresie sezonu letniego, nierównoprawnego traktowania w zaopatrzeniu w artykuły reglamentowane. 1.6 - Komisje i Sekcje, sygn. 24-31, 8 j. a. z lat 1953-1984 zawierają różnorodny materiał badawczy do poznania i rozwoju nieuspołecznionego handlu i usług w województwie koszalińskim. Zostały one wytworzone przez: 1. Komisję Porządkowo - Dyscyplinarną Sekcji Transportu Osobowego, 2. Komisję Rewizyjną, 3. Wojewódzką Komisję Socjalną Sprzedawców "Ruchu" w Koszalinie, 4. Wojewódzką Komisję Socjalną, 5. Sekcję Branży Przemysłowej i Usług Różnych, 6. Sekcję Transportu Osobowego, 7. Sekcję Transportu Towarowego. Jak można spostrzec, już same nazwy komisji i sekcji sugerują rodzaj zawartej tam dokumentacji aktowej. Zachowany materiał archiwalny ma formę protokołów. Nie zachował się materiał archiwalny wytworzony przez komisje stałe i sekcje w latach 1985-1995. 1.7 - Zebrania informacyjno-wyborcze, sygn. 32, z 1972 roku. Zachowane w jednostce archiwalnej akta dotyczą zebrań informacyjno-wyborczych przeprowadzanych z członkami Zrzeszenia w powiatach województwa koszalińskiego. Celem spotkań był wybór delegatów na zjazd wojewódzki 1.8 - Organizacja własnej jednostki, sygn. 33, z lat 1984, 1988, 1994. Znajdujący się w teczce materiał obejmuje trzy dokumenty informujące o organizacji Zrzeszenia. Jest to regulamin organizacyjny działalności i podległości aktywu społecznego, regulamin pracy biura oraz statut z 1994 roku. 1.9 - Sprawozdania opisowe i statystyczne z działalności jednostki, sygn. 34-36, 3 j. a. z lat 1954-1966, 1968-1970, 1977-1989. Dwie jednostki o sygnaturze 34 i 35 zawierają sprawozdania opisowe z działalności Zrzeszenia. Stanowią one niezastąpiony materiał do sporządzania analiz dotyczących handlu i usług sektora nieuspołecznionego obejmującego branżę spożywczo-rolną, przemysłową, gastronomiczną, transportową z podziałem na taksówki osobowe, bagażowe, transport mechaniczny i konny oraz usługi nierzemieślnicze np. rozrywkowe. Jednostka o sygnaturze 36 gromadzi akta dotyczące sprawozdawczości statystycznej informującej o sieci prywatnych placówek handlu i zakładów gastronomicznych, zatrudnieniu w placówkach Zrzeszenia, liczby wydawanych zezwoleń na prowadzenie placówek handlowych i gastronomicznych. Datacja zachowanego materiału obejmuje lata 1968-1970. 1.10 - Sąd Koleżeński, sygn. 37, 1 j. a. z lat 1986-1988. Teczka zawiera akta spraw prowadzonych przez Sąd Koleżeński, w tym materiał dowodowy stron występujących w sporze. Akta z lat wcześniejszych i późniejszych nie zachowały się. 1.11 - Kronika, sygn. 38, 1j.a. z 1954 roku.Jest to kronika odbudowy Domu Kupca w Warszawie w latach 1947-1953, opracowana przez dr Stanisława Schimitzek i uzupełniona 22 fotografiami. 1.12 - Przepisy kancelaryjno-archiwalne, sygn. 39, 1 j. a. z lat 1975, 1978, 1988. W zespole zachował się komplet przepisów kancelaryjno-archiwalnych tj. instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy dziesiętny wykaz akt z 1978 roku oraz instrukcja archiwalna o zasadzie prowadzania archiwum zakładowego. 1.13 - Protokoły kontroli. sygn. 40, 1 j. a. z lat 1966-1967, 1971-1974, 1976, 1978-1981, 1985-1986, 1988. Przedmiotem kontroli były między innymi następujące zagadnienia: działalności organów samorządowych, organizacji Biura Zrzeszenia, działalności socjalnej, gospodarki finansowo-księgowej, środków trwałych i przedmiotów nietrwałych, działalności branżowej, współpracy z terenowymi organami administracji państwowej. W kontroli działalności branżowej szczególną uwagę zwracano na szkolenia, które miały podnosić jakość świadczonych usług przez członków Zrzeszenia. Szkolenia obejmowały między innymi tematykę marż, bezpieczeństwa i higieny pracy, podatków. 1.14 - Wynagradzanie pracowników, sygn. 41, 1 j. a. z lat 1975-1978, 1980-1988. W jednostce archiwalnej znajdują się materiały dotyczące wynagradzania pracowników zatrudnionych etatowo w Zrzeszeniu. Stanowią je: układ zbiorowy pracy wraz z protokołami dodatkowymi, tabele stanowisk, kwalifikacji, wynagrodzeń zasadniczych i dodatków funkcyjnych, regulamin premiowania oraz wytyczne Naczelnej Rady Zrzeszeń Prywatnego Handlu i Usług w Warszawie. 2. Dział Finansowo- Księgowy, podseria 2.1, sygn. 42-44, 3 j.a. z lat 1974-1993. 2.1 - Bilanse, sygn. 42-44 , to roczne sprawozdania finansowe i orzeczenia, które obejmują lata 1974-1993. Tematyka orzeczeń biegłych w zakresie badania bilansów obejmowała: środki trwałe, fundusze własne, rozrachunki publiczno-prawne, inne należności i zobowiązania, rozrachunki sporne i wątpliwe, rozrachunki wewnątrz-organizacyjne, sumy pozabilansowe, wykonanie preliminarza budżetowego, koszty osobowe, prawidłowość prowadzenia dokumentacji i ewidencji księgowej. 3. Pion Branżowy, sygn. 45-4589, 4545 j.a. z lat 1941-1999. Jest to jednolita seria akt związanych z przyjęciem kandydatów w poczet członków Zrzeszenia, która w inwentarzu elektronicznym została usystematyzowana alfabetycznie od litery A do Z.

Początki zrzeszania się w formę jednostki organizacyjnej prywatnego handlu i usług w Koszalinie sięgają 1945 roku. 29 października 1945 roku odbyło się pierwsze założycielskie zebranie Powiatowego Zrzeszenia Kupców i Przemysłowców w Koszalinie, które funkcjonowało w województwie szczecińskim, a od 1950 roku w województwie koszalińskim. W latach 1945-1953 działały także Powiatowe Zrzeszenia Kupców w Białogardzie, Sławnie, Słupsku, Szczecinku, Świdwinie i w Wałczu. Pierwsze zebranie organizacyjne powołujące Wojewódzkie Zrzeszenie Prywatnego Handlu i Usług w Koszalinie odbyło się 17 kwietnia 1953 roku. Powołane Zrzeszenie działało na terenie województwa koszalińskiego, a siedzibę miało w Koszalinie. Nadzór nad nim sprawowało Ministerstwo Handlu Wewnętrznego poprzez Naczelną Radę Zrzeszeń Prywatnego Handlu i Usług w Warszawie. Zadania i funkcje Zrzeszenia regulował statut. Określał między innymi: cele działania, prawa i obowiązki członków, powoływał sekcje branżowe, określał status Komisji Rewizyjnej, jak i kadencyjność organów kolegialnych. Ustanawiał, że organami Zrzeszenia były: 1. Zebranie delegatów, 2. Zarząd i jego Prezydium, 3. Komisja Rewizyjna, 4. Sąd Koleżeński. Kadencja organów kolegialnych w latach 1953-1994 była różna, ale najczęściej obejmowała dwa lub cztery lata. Podstawowym zadaniem Zrzeszenia było: - współdziałanie z władzami w zakresie włączania jednostek prywatnego handlu i usług w ramy gospodarki narodowej, - reprezentowanie interesów gospodarczych prywatnego handlu w województwie koszalińskim, - przedstawianie potrzeb, opinii i postulatów prywatnego handlu i usług w związku z polityką gospodarczą podmiotów państwowych, - reprezentowanie zrzeszonych kupców i usługowców wobec podmiotów zewnętrznych w sprawach dotyczących obciążeń publicznych, cen, koncesjonowania, w sprawach lokalowych, czynszowych, - inicjowanie ulepszeń w dziedzinie prywatnego handlu i usług przez organizowanie kursów, wystaw, pokazów, targów, - organizowanie i wspieranie członków Zrzeszenia w zakresie zapewnienia zaopatrzenia dla prowadzonych przez nich placówek handlowych i usługowych, - prowadzenie dokształcania członków Zrzeszenia poprzez systematyczne prowadzenie kursów kwalifikacyjnych. W 1975 roku została przeprowadzona reforma administracyjna kraju, w wyniku której ulegały przekształceniu lub likwidacji wojewódzkie przedsiębiorstwa, centrale i związki branżowe. Zmiany te spowodowały, że powołano samodzielne Zrzeszenie w Słupsku, a byłe Powiatowe Zrzeszenia Prywatnego Handlu i Usług w Wałczu i Złotowie podporządkowano Zrzeszeniu Prywatnego Handlu i Usług w Pile. W 1984 roku w Zrzeszeniu Prywatnego Handlu i Usług w Koszalinie wprowadzono regulamin organizacyjny działalności i podległości aktywu społecznego Zrzeszenia, który określił, że jest ono organizacją społeczno-zawodową osób prowadzących działalność gospodarczą w ramach obowiązującego prawa. W myśl sformułowanych zapisów regulaminu, najwyższym organem kolegialnym było Zebranie Delegatów. Do jego kompetencji należało między innymi: - uchwalanie programu działalności Zrzeszenia, - uchwalanie statutu i jego zmian, - wybór i odwoływanie członków Zarządu, Komisji Rewizyjnej, Sądu Koleżeńskiego, wybór delegatów na zjazd Delegatów Naczelnej Rady. Zarząd Zrzeszenia składał się z 15 członków, którzy na pierwszym posiedzeniu wybierali prezesa, 2 wiceprezesów i 2 członków, którzy stanowili Prezydium Zarządu. Udział w posiedzeniach Prezydium Zarządu mogli brać przewodniczący Komisji Rewizyjnej, Sądu Koleżeńskiego oraz inni przedstawiciele w zależności od rozpatrywanej na posiedzeniu tematyki. Do kompetencji Prezydium należało także powoływanie stałych komisji problemowych. Szczegółowe regulaminy działalności Komisji Rewizyjnej i Sądu Koleżeńskiego opracowywał i zatwierdzał Zarząd Naczelnej Rady Zrzeszenia Prywatnego Handlu i Usług w Warszawie. W 1988 roku wprowadzony został regulamin pracy Biura Zrzeszenia, który obowiązywał do 1995 roku tj. do ustania działalności podmiotu. Biurem kierował dyrektor, któremu podlegali pracownicy zatrudnieni w poszczególnych komórkach organizacyjnych. W skład struktury organizacyjnej wchodziły następujące komórki: 1. Wydział Organizacyjno-Prawny, 2. Dział Finansowo-Księgowy, 3. Pion Branżowy obejmujący: branżę handlu artykułami przemysłowymi i usług, branżę handlu artykułami spożywczo-rolnymi, branżę gastronomiczną, 4. Dział Socjalny, 5. Jednoosobowe stanowisko do spraw prowadzenia kartotek składek członkowskich, 5. Sekretariat, 6. Radca Prawny. Zadania i funkcje Zrzeszenia zmieniły się po wprowadzeniu 23 grudnia 1988 roku ustawy o działalności gospodarczej, a obowiązującej od 1 stycznia 1989 roku. Zalegalizowała ona prywatną działalność gospodarczą w myśl zasady "co nie jest zakazane, jest dozwolone". Prowadzenie działalności gospodarczej przez osoby fizyczne nie było więc uzależnione od bycia członkiem Zrzeszenia. Forma ta stała się dobrowolną. Masowe odejścia członków z Zrzeszenia i możliwości rozpoczęcia działalności na własny rachunek stały się w latach następnych przyczyną utraty płynności finansowej Zrzeszenia, a w końcowym etapie przyczyniły się do jego likwidacji. Likwidacja Zrzeszenia nastąpiła w 1995 roku. W tym roku powołano Zrzeszenie Kupców i Przedsiębiorców w Koszalinie które, zostało sklasyfikowane w Polskiej Klasyfikacji Działalności jako samorząd gospodarczy.