W pierwszej części zespołu zachowały się akta z pięciu referatów: - Ogólno - Organizacyjnego – komplet protokołów z posiedzeń Gminnej Rady Narodowej i Zarządu Gminnego, akta organizacyjne gminy i osobowe pracowników, dokumentacja z kontroli i dotycząca majątku gminnego - Finansowo - Budżetowego – akta dotyczące wykonania budżetu i wymiaru podatków - Gospodarki Gminnej – korespondencja dotycząca rolnictwa, weterynarii i dróg publicznych - Administracji Społecznej – akta związane z oświatą w gminie oraz kulturą i sztuką - Administracyjnego – ewidencja ludności, akta związane z bezpieczeństwem publicznym, wykazy Niemców zamieszkałych na terenie gminy, opinie o mieszkańcach i świadectwa moralności. W drugiej części zespołu zachowały się akta z czterech referatów: - Ogólno – Organizacyjnego – komplet protokołów z sesji Gminnej Rady Narodowej, protokoły z posiedzeń prezydium i komisji gminnych - Gospodarki Gminnej – akta dotyczące rolnictwa i akcji przesiedleńczej na Ziemie Odzyskane - Administracji Społecznej – akta dotyczące oświaty, kultury oraz pracy i opieki społecznej - Administracyjnego - ewidencja ludności i akta związane z bezpieczeństwem publicznym. Nie zachowały się akta referatu Finansowo – Budżetowego. Uzupełnienia stanowią rejestry osób przybywających i opuszczających gminę Żytno i ksiązki meldunkowe z poszczególnych gromad oraz arkusze pomiarowe do rejestrów gruntow

Gminne rady narodowe zostały powołane na mocy Ustawy Krajowej Rady Narodowej z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych . Były wybierane przez ludność jako organ uchwałodawczy. Wyłaniały ze swojego grona prezydium, złożone z przewodniczącego, jego zastępcy oraz 3 członków. Organem wykonawczym gminnej rady narodowej był zarząd gminy a od chwili wydania Ustawy o terenowych organach władzy państwowej z dnia 20 marca 1950 r. prezydium gminnej rady narodowej. Organizacja gminy była następująca: gminna rada narodowa i jej komisje, zarząd gminy a następnie prezydium gminnej rady narodowej. Biuro zarządu gminnego na czele, którego stał sekretarz gminy dzieliło się na referaty. Kierownikiem całej administracji i gospodarki gminnej był wójt a następnie przewodniczący gminnej rady narodowej. Do kompetencji terenowych rad narodowych należało: ustalanie budżetów, wymiaru podatków, powoływanie i kontrola samorządowych organów wykonawczych, kierowanie działalnością gospodarczą, społeczną i kulturalną. Obszar gminy Żytno wchodził w skład powiatu radomszczańskiego w województwie łódzkim. W 1946 r. powierzchnia gminy wynosiła 9453 ha , natomiast ludność w 1947 r. liczyła 5273 mieszkańców . W skład gminy wchodziło 11 sołectw: Graby, Zabrodzie, Ciężkowice, Michałopol, Mała Wieś, Kozie Pole, Ewina, Silnica, Rogaczówek, Rędziny, Żytno . W okresie istnienia Gminnej Rady Narodowej w Żytnie nie dokonywano zmian terytorialnych. Na mocy Ustawy z dnia 25 września 1954 r. o reformie podziału administracyjnego wsi i powołaniu gromadzkich rad narodowych, Gminna Rada Narodowa w Żytnie została zlikwidowana, a na jej miejsce powołano gromadzkie rady narodowe .