Referat Ogólno-Organizacyjny: normatywne, zjazdy i konferencje, osobowe, podział administracyjny 1944-1950 69 j.a.; Referat Budżetowo-Gospodarczy: normatywne, lokal 1945-1950 15 j.a.; Referat Społeczno-Polityczny: normatywne, stronnictwa polityczne, wyznaniowe, narodowościowe, sprawozdania sytuacyjne 1944-1950 146 j.a.; Referat Administracyjny: normatywne, sporne sprawy majątkowe, wykazy odszkodowań wojennych, obywatelstwa, USC, statystyka ludności 1944-1950 159 j.a.; Referat Karno-Administracyjny: normatywne, sprawozdania 1944-1950 13 j.a.; Referat Wojskowy: normatywne, pobór wojska, wykazy koni i pojazdów 1944-1950 40 j.a.; Referat Opieki Społecznej: normatywne, zakłady opieki społecznej, subwencje, podopieczni 1944-1950 82 j.a.; Referat Zdrowia: normatywne, placówki, cmentarze, ekshumacja zwłok, statystyka 1943-1948 52 j.a.; Referat Weterynarii: personel, lecznica, statystyka 1944-1948 31 j.a.; Referat Przemysłu i Handlu: uruchamianie przedsiębiorstw, rzemiosło, przemysł, statystyka 1944-1950 256 j.a.; Referat Aprowizacji: świadczenia rzeczowe, statystyka zasiewów 1944-1950 23 j.a.; Referat Kultury i Sztuki: sprawy muzeów, zabytków, sprawozdania 1944-1948 26 j.a.; Referat Odbudowy: ogólno-organizacyjne, statystyka, nadzór budowlany, regulacja osiedli 1944-1949 147 j.a.; Referat Rolnictwa i Reform Rolnych: organizacja gospodarstw, parcelacja, scalanie, statystyka 1921-1970 303 j.a.; Powiatowy Inspektorat Przysposobienia Rolniczego i Wojskowego: sieć szkół rolniczych, statystyka szkół i uczniów 1946-1950 146 j.a.; Dział Samorządowy: posiedzenia Wydziału Powiatowego, budżety gmin i zakładów, statystyka, lustracje gmin, osobowe 1944-1950 291 j.a.; Związek Zawodowy Pracowników Państwowych: protokóły, korespondencja 1946-1950 5 j.a.

Starostwa z lat 1944-1950 nie były urzędami nowymi, istniały już w okresie międzywojennym jako organy administracji ogólnej pierwszej instancji i skupiały w swoim ręku większość spraw. Starostwa powojenne powołane zostały do działalności na podstawie art.13 i 23 dekretu PKWN z dnia 23 listopada 1944 roku (Dz.U. Nr 14, poz. 743) w sprawie organizacji i zakresu działania samorządu terytorialnego. Starosta Powiatowy był reprezentantem rządu RP na danym terenie. Do uprawnień starosty wynikających z tej funkcji należało: zwoływanie zebrań periodycznych, na których uzgadniano działalność administracji państwowej z wytycznymi zasadniczej polityki rządu. Starosta Powiatowy na mocy dekretu PKWN z dnia 13 listopada 1944 r. o organizacji i zakresie działania samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 14, poz. 74) powołany został na przewodniczącego nowozorganizowanego Wydziału Powiatowego. W konsekwencji nastąpiło zespolenie przewodnictwa w wykonawczych organach samorządowych z funkcją szefa administracji rządowej, bez naruszenia jednak prawa stanowienia w samorządzie, które nadal pozostało kolegium obieralnym. Staroście powiatowemu podlegał odpowiedni zespół ludzi zorganizowanych w Starostwo Powiatowe. Przy pomocy biura załatwiał sprawy wynikające z jego funkcji jako przedstawiciela rządu i szefa administracji ogólnej, szczególnie spraw kierownictwa i z nadzoru podległych władz, urzędów i organów. Starosta był mianowany na podstawie opinii Powiatowej Rady Narodowej, która też mogła zażądać jego ustąpienia. Udział rady w obsadzaniu stanowisk administracji ogólnej wprowadzony po 1944 roku uwydatnia rolę rad w nowym ustroju. Podstawą organizacji pracy Starostwa był szczegółowy podział czynności, który obejmował szczegółowe wyliczenie spraw i to stanowiło podstawę układu akt dla celów kancelaryjnych. Kategorie spraw jednorodnych pod względem prawnym i faktycznym łączono w jedną całość zwaną referatem. Podział na referaty ustalał wojewoda, biorąc pod uwagę warunki miejscowe, stan liczebny i przygotowanie personelu oraz zakres czynności Starostwa, obowiązujące ustawodawstwo itd. Struktura organizacyjna Starostwa zmieniała się kilkakrotnie. W początkowym okresie jego istnienia stosowano podział akt na wzór Starostwa przedwojennego z 1930 roku, który ustalał istnienie 9 referatów. Zarządzeniem Wojewody Lubelskiego w sprawie statutu organizacyjnego Starostw Powiatowych województwa lubelskiego z dnia 25 kwietnia 1945 roku, wprowadzono podział na 16 referatów. Zarządzeniem z dnia 29 grudnia 1947 roku wprowadzono zmiany w wykazie akt, ilość referatów została zwiększona do 21. Układ ten przyjęto za podstawę budowy zespołu i układu akt. Pierwszym starostą w starostwie Zamojskim był F. Dubiel, od 1947 roku funkcję objął Czesław Kawęcki i pełnił ją do 1950 roku, to jest do powołania jednolitych organów władzy ludowej (zarządzenie z dnia 20 marca 1950 r.).[na podstawie wstępu do inwentarza]