Sprawy ogólno-organizacyjne: przepisy i zarządzenia ogólne, zaświadczenia, sprawy poruczone różne, sprawy organizacyjne biura i gminy, okólniki w sprawie organizacji rad, plany pracy 1942-1954 9 j.a.; Protokóły z posiedzeń Gminnej Rady Narodowej i Prezydium Gminnej Rady Narodowej oraz Komitetu Gminnego i Miejskiego1944-1949 5 j.a.; Komisje gminne 1952 1 j.a.; Kontrole 1943-1948 2 j.a.; Protokóły zebrania gromadzkiego 1944-1945 1 j.a.; Protokóły z sesji sołtysów 1947-1952 2 j.a.; Majątek gminy: wykaz szkód wyrządzonych przez wojska Armii Czerwonej 1943-1950 5 j.a.; Sprawy ogólno-gospodarcze 1943-1949 3 j.a.; Drogi i place publiczne 1948-1949 2 j.a.; Sprawy finansowe: budżety, sprawozdania rachunkowe, Powszechny Zakład Ubezpieczeń Wzajemnych, podatki, obrót pieniężny 1937-1952 93 j.a.; Ewidencja i kontrola ruchu ludności: rejestry wydanych dowodów osobistych i kart rozpoznawczych, metryki, sprawy wyznaniowe, wykaz rodzin wyjeżdżających na Zachód, wykaz Ukraińców zamieszkałych na terenie gminy, wykaz ludności w poszczególnych gromadach, zaświadczenia tożsamości, powszechny spis ludności, poszukiwania, rejestr osób przybywających na pobyt czasowy i spis mieszańców gminy 1942-1951 15 j.a.; Bezpieczeństwo i porządek publiczny 1943 1 j.a.; Zdrowie publiczne i opieka społeczna: przynależność do tajnej organizacji, podania o zapomogi, protokół w sprawie ustalenia spadku 1943-1949 5 j.a.; Rolnictwo: wykazy gospodarstw poukraińskich, pożydowskich poniżej 50 ha, spisy powierzchni zasiewów i zwierząt, chłonność osadnictwa, kontyngenty, plany pracy i sprawozdania z akcji siewnej 1942-1954 9 j.a.; Przemysł i handel: wykazy zakładów, rzemieślników 1943-1950 2 j.a.; Oświata, kultura i sztuka: zestawienia analfabetów 1947-1950 3 j.a.

Gmina wiejska jako najniższa jednostka administracyjna w Królestwie Polskim stanowiła samorząd terytorialny obejmujący wszystkich jej mieszkańców. Ustrój gmin wiejskich i urząd wójta opierał się na postanowieniach dekretu Księstwa Warszawskiego z dn. 23 lutego 1809 r. „ O organizacji gmin miejskich i wiejskich”. Na czele gminy stał wójt, który w każdej gromadzie wyznaczał swoich zastępców, czyli sołtysów. Do obowiązków wójta należał m.in. nadzór nad wykonaniem zarządzeń państwowych, administrowanie majątkiem gminy, dbałość o utrzymanie porządku i bezpieczeństwa. Postanowienia namiestnika Królestwa Polskiego z dn. 3 lutego 1816 r. i z dn. 30 maja 1818 r. zatwierdziły dotychczasową organizację gmin i szczegółowo określiły kompetencje wójta. Ukaz carski z dn. 2 marca 1864 r. wprowadził nowy ustrój gminy wiejskiej. Odtąd organami administracji państwowej były: zebrania gminne, wójt gminy, sołtysi i sąd z ławnikami. Poza tym gminy mogły mieć osobnych pisarzy, poborców podatkowych, inspektorów szkół i szpitali, gajowych i in. urzędników. W latach 1915-1918 ukształtowała się niemal ostatecznie wewnętrzna organizacja samorządu gminnego. Art. 2 Dekretu z dn. 27 listopada 1918 r. zniósł istniejący dotychczas urząd pełnomocnika gminnego, ustanawiając jednocześnie nowy organ radę gminy. Po uwzględnieniu zmian wprowadzonych przez Dekret w skład organizacji gminy weszły: zgromadzenie gminne, rada gminy, wójt i inni urzędnicy, sołtysi. W dniu 23 marca 1933 r. weszła w życie pierwsza ustawa jednolita dla gmin całego kraju „O częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego” obowiązująca na wszystkich terenach byłych zaborów z wyjątkiem Śląska. Zgodnie z cytowaną ustawą organem ustawodawczym i kontrolnym gminy była rada gminy, organem wykonawczym i zarządzającym był zarząd gminny. Na czele zarządu stał wójt i jego zastępca podwójci. W roku 1939 na mocy rozporządzenia Generalnego Gubernatora z dn. 28 listopada 1939 r. „ O zarządzie gmin polskich” gminy zostały podporządkowane władzom okupacyjnym. Wszelka władza gminy została przelana na burmistrza, a w gminach wiejskich na wójta, którego powoływał starosta (Kreishauptmann). Starosta mógł uchylić każde zarządzenie wójta, jak również wydać własne, obowiązujące gminę. Po wyzwoleniu powołano na mocy ustawy z 11 września 1944 r. gminne rady narodowe pełniące rolę władzy ustawodawczej. Ustawa z dn. 20 marca 1950 r. „ O terenowych organach jednolitej władzy państwowej zniosła zarządy gmin. Rady stały się terenowymi organami władzy państwowej w gminach, miastach, powiatach i województwach. Organem wykonawczym rad narodowych i zarządzającym było prezydium. W 1954 r. gminne rady narodowe zostały zlikwidowane, a w ich miejsce powołano gromadzkie rady narodowe. Gmina Rachanie należała do powiatu tomaszowskiego. Na nią składały się następujące miejscowości: Grodysławice, Grodysławice Kol., Bukowiec, Sośnina, Hopkie, Hopkie Kol., Ulno, Józefówka, Sojnica, Michalów, Michalów Kol., Ostrów, Zastawie, Wożuczyn Cukrownia, Pawłówka, Kociuba, Rachanie, Rachanie Nowe,, Siemnice, Celestynów, Wola Gródecka, Wola Gródecka Kol., Bukowiec, Wólka Pukarzowska, Źwiartówek.[na podstawie wstępu do inwentarza]

Uchwała Komisji Metodycznej z dnia 18 grudnia 2014 r. (protokół nr 5/2014) o przekwalifikowaniu w ewidencji syntetycznej akt kat. B na kat. A