Sprawy ogólno-organizacyjne: księga inwentarzowa, zarządzenie w sprawie zniesienia napisów niemieckich, zarządzenia i okólniki, projekt ustalenia terenu gminy, wykaz miejscowości w gminie, sprawa włączenia gromady Zalesie do gminy Mokre, sprawa utrzymania siedziby gminy w Potoczku, organizacja rad, podział czynności w prezydium, poświęcenie pomnika ku czci poległych w Rachodoszczach, ankieta w sprawie działań wojennych oraz okupacji niemieckiej-opis wysiedleń, egzekucji i działań wojennych w 1939 roku 1936-1951 10 j.a.; Protokoły z posiedzeń i uchwały Gminnej Rady Narodowej i Prezydium Gminnej Rady Narodowej 1928-1954 19 j.a.; Sprawozdania z działalności 1946-1953 3 j.a.; Komisje gminne: wykaz członków, plany pracy, protokoły z posiedzeń 1947-1954 6 j.a.; Kontrole 1947-1950 5 j.a.; Protokoły z zebrań wiejskich 1951 1 j.a.; Protokoły z sesji sołtysów 1944-1954 7 j.a.; Wybory do Sejmu: zarządzenia, wykazy komisji wyborczych 1947 1 j.a.; Majątek gminy: sprawa kupna działek przez wójta, szkody wojenne, polisy ubezpieczeniowe, przejęcie gospodarstwa i młyna 1946-1951 5 j.a.; Gospodarka gminna: sprawozdania z działalności gminy, 3-letni plan inwestycyjny, sprawy elektryfikacji 1945-1948 5 j.a.; Akcje społeczne: obchód 1-Maja, tydzień oświaty, sprawozdanie z rozprowadzania prasy, powszechny spis ludności, referaty okolicznościowe, Pożyczka Rozwoju Sił Polski, Plebiscyt Pokoju 1949-1951 6 j.a.; Sprawy finansowe: budżety, podatki, sprawozdania rachunkowe 1942-1954 33 j.a.; Bezpieczeństwo i porządek publiczny: kwestionariusz o egzekucjach masowych, opieka nad grobami, dziećmi i sierotami, Związek Zawodowy Pracowników Państwowych, sprawozdanie KG PZPR 1945-1951 3 j.a.; Ewidencja i kontrola ruchu ludności: poświadczenia obywatelstwa, książki meldunkowe, księgi ludności stałej gminy 1932-1951 43 j.a.; Opieka społeczna: dziecińce szkolne, zeszyty zajęć, sprawozdania, listy płac, placówki wczasów letnich 1951-1952 2 j.a.; Oświata i kultura: zarządzenia, korespondencja, podania o stypendia i wykaz stypendystów, sprawy szkół i nauczycieli, walka z analfabetyzmem, sprawozdania statystyczne, wykaz książek do wycofania, wniosek o utworzeniu szkoły średniej w Suchowoli 1946-1951 16 j.a.; Drogi i place publiczne: wykaz znaków orientacyjnych, plany prac drogowych, liczba i stan dróg i mostów, projekt budowy drogi gminnej 1923-1949 4 j.a.; Budownictwo: zarządzenia i korespondencja, wykaz gospodarstw zniszczonych i odbudowanych, przydział materiałów budowlanych 1946-1954 4 j.a.; Rolnictwo: zarządzenia i korespondencja, wykaz osób szczególnie poszkodowanych w czasie wojny, zarządzenia, statystyka rolna, akcja przesiedleńcza, prace melioracyjne, akcja siewna, klęski żywiołowe, sprawy osadnictwa w pow.hrubieszowskim, spisy nieruchomości rolnych, rozdział kredytów, plany produkcyjne, wykaz osób posiadających gospodarstwo rolne, tabele likwidacyjne miejscowości Bliżów i Trzepieciny 1864-1954 26 j.a.

Gmina wiejska jako najniższa jednostka administracyjna w Królestwie Polskim stanowiła samorząd terytorialny obejmujący wszystkich jej mieszkańców. Ustrój gmin wiejskich i urząd wójta opierał się na postanowieniach dekretu Księstwa Warszawskiego z dn. 23 lutego 1809 r. „ O organizacji gmin miejskich i wiejskich”. Na czele gminy stał wójt, który w każdej gromadzie wyznaczał swoich zastępców, czyli sołtysów. Do obowiązków wójta należał m.in. nadzór nad wykonaniem zarządzeń państwowych, administrowanie majątkiem gminy, dbałość o utrzymanie porządku i bezpieczeństwa. Postanowienia namiestnika Królestwa Polskiego z dn. 3 lutego 1816 r. i z dn. 30 maja 1818 r. zatwierdziły dotychczasową organizację gmin i szczegółowo określiły kompetencje wójta. Ukaz carski z dn. 2 marca 1864 r. wprowadził nowy ustrój gminy wiejskiej. Odtąd organami administracji państwowej były: zebrania gminne, wójt gminy, sołtysi i sąd z ławnikami. Poza tym gminy mogły mieć osobnych pisarzy, poborców podatkowych, inspektorów szkół i szpitali, gajowych i in. urzędników. W latach 1915-1918 ukształtowała się niemal ostatecznie wewnętrzna organizacja samorządu gminnego. Art. 2 Dekretu z dn. 27 listopada 1918 r. zniósł istniejący dotychczas urząd pełnomocnika gminnego, ustanawiając jednocześnie nowy organ radę gminy. Po uwzględnieniu zmian wprowadzonych przez Dekret w skład organizacji gminy weszły: zgromadzenie gminne, rada gminy, wójt i inni urzędnicy, sołtysi. W dniu 23 marca 1933 r. weszła w życie pierwsza ustawa jednolita dla gmin całego kraju „O częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego” obowiązująca na wszystkich terenach byłych zaborów z wyjątkiem Śląska. Zgodnie z cytowaną ustawą organem ustawodawczym i kontrolnym gminy była rada gminy, organem wykonawczym i zarządzającym był zarząd gminny. Na czele zarządu stał wójt i jego zastępca podwójci. W roku 1939 na mocy rozporządzenia Generalnego Gubernatora z dn. 28 listopada 1939 r. „ O zarządzie gmin polskich” gminy zostały podporządkowane władzom okupacyjnym. Wszelka władza gminy została przelana na burmistrza, a w gminach wiejskich na wójta, którego powoływał starosta (Kreishauptmann). Starosta mógł uchylić każde zarządzenie wójta, jak również wydać własne, obowiązujące gminę. Po wyzwoleniu powołano na mocy ustawy z 11 września 1944 r. gminne rady narodowe pełniące rolę władzy ustawodawczej. Ustawa z dn. 20 marca 1950 r. „ O terenowych organach jednolitej władzy państwowej zniosła zarządy gmin. Rady stały się terenowymi organami władzy państwowej w gminach, miastach, powiatach i województwach. Organem wykonawczym rad narodowych i zarządzającym było prezydium. W 1954 r. gminne rady narodowe zostały zlikwidowane, a w ich miejsce powołano gromadzkie rady narodowe. Gmina Potoczek należała do powiatu zamojskiego. [na podstawie wstępu do inwentarza]

Uchwała Komisji Metodycznej z dnia 18 grudnia 2014 r. (protokół nr 5/2014) o przekwalifikowaniu w ewidencji syntetycznej akt kat. B na kat. A