Sprawy ogólno-organizacyjne: zarządzenia, korespondencja, projekt zmiany granic gminy, korespondencja wiadomości o Żydach, plany pracy, sprawozdania, dane statystyczne z terenu gminy, skargi i zażalenia, projekt podziału gminy 1870-1954 26 j.a.; Protokoły z posiedzeń Gminnej Rady Narodowej i Prezydium Gminnej Rady Narodowej 1944-1954 9 j.a.; Komisje gminne 1948-1954 7 j.a.; Kontrole: protokóły i zarządzenia pokontrolne 1936-1953 6 j.a.; Sprawy personalne: wykazy urzędników, wynagradzanie, rejestr personelu, sołtysów i podsołtysów 1876-1953 7 j.a.; Protokoły z sesji sołtysów 1936-1949 4 j.a.; Majątek gminy: akta nieruchomości opuszczonych, zestawienie szkód wojennych, polisy ubezpieczeniowe, protokół przejęcia majątku po klasztorze 1945-1950 6 j.a.; Sprawy finansowe: opłaty różne, budżety, sprawozdania rachunkowe, podatki, szarwarki 1876-1954 52 j.a.; Ewidencja i kontrola ruchu ludności: cudzoziemcy, wykazy repatriantów i osób powracających z Niemiec ze strefy amerykańskiej, korespondencja w sprawie personaliów braci zakonnych z Radecznicy, poszukiwanie rodzin ob. Radzieckich i Żydów, poświadczenie obywatelstwa, zawiadomienia o śmierci w więzieniach i obozach niemieckich, wykazy osób reflektujących na wyjazd na Zachód, USC, książki meldunkowe, księgi ludności stałej 1880-1954[1955-1956] 65 j.a.; Bezpieczeństwo i porządek publiczny: straż pożarna, obwieszczenie o uznaniu działalności Stronnictwa Chłopskiego za nielegalną, protokół w sprawie walki W.P. z bandami, wyroki sądowe, sprawy poborowych 1875-1952 18 j.a.; Drogi i place publiczne: ewidencja dróg gminnych w powiecie zamojskim 1936 1 j.a.; Oświata i kultura: zarządzenia i korespondencja w sprawie szkół, wykaz dzieci podlegających karze za nieuczęszczanie do szkoły, walka z analfabetyzmem 1935-1951 6 j.a.; Rolnictwo: ubezpieczenia, spisy inwentarza, wykazy gospodarstw rolnych, świadectwa pochodzenia koni 1870-1953 14 j.a.; Zdrowie i opieka społeczna: zarządzenia, korespondencja, werbunek ludzi do pracy, wykaz inwalidów 1948-1954 4 j.a.; Budownictwo: podania o przydział materiałów, wykaz budynków zniszczonych 1944-1946 2 j.a.

Gmina wiejska jako najniższa jednostka administracyjna w Królestwie Polskim stanowiła samorząd terytorialny obejmujący wszystkich jej mieszkańców. Ustrój gmin wiejskich i urząd wójta opierał się na postanowieniach dekretu Księstwa Warszawskiego z dn. 23 lutego 1809 r. „ O organizacji gmin miejskich i wiejskich”. Na czele gminy stał wójt, który w każdej gromadzie wyznaczał swoich zastępców, czyli sołtysów. Do obowiązków wójta należał m.in. nadzór nad wykonaniem zarządzeń państwowych, administrowanie majątkiem gminy, dbałość o utrzymanie porządku i bezpieczeństwa. Postanowienia namiestnika Królestwa Polskiego z dn. 3 lutego 1816 r. i z dn. 30 maja 1818 r. zatwierdziły dotychczasową organizację gmin i szczegółowo określiły kompetencje wójta. Ukaz carski z dn. 2 marca 1864 r. wprowadził nowy ustrój gminy wiejskiej. Odtąd organami administracji państwowej były: zebrania gminne, wójt gminy, sołtysi i sąd z ławnikami. Poza tym gminy mogły mieć osobnych pisarzy, poborców podatkowych, inspektorów szkół i szpitali, gajowych i in. urzędników. W latach 1915-1918 ukształtowała się niemal ostatecznie wewnętrzna organizacja samorządu gminnego. Art. 2 Dekretu z dn. 27 listopada 1918 r. zniósł istniejący dotychczas urząd pełnomocnika gminnego, ustanawiając jednocześnie nowy organ radę gminy. Po uwzględnieniu zmian wprowadzonych przez Dekret w skład organizacji gminy weszły: zgromadzenie gminne, rada gminy, wójt i inni urzędnicy, sołtysi. W dniu 23 marca 1933 r. weszła w życie pierwsza ustawa jednolita dla gmin całego kraju „O częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego” obowiązująca na wszystkich terenach byłych zaborów z wyjątkiem Śląska. Zgodnie z cytowaną ustawą organem ustawodawczym i kontrolnym gminy była rada gminy, organem wykonawczym i zarządzającym był zarząd gminny. Na czele zarządu stał wójt i jego zastępca podwójci. W roku 1939 na mocy rozporządzenia Generalnego Gubernatora z dn. 28 listopada 1939 r. „ O zarządzie gmin polskich” gminy zostały podporządkowane władzom okupacyjnym. Wszelka władza gminy została przelana na burmistrza, a w gminach wiejskich na wójta, którego powoływał starosta (Kreishauptmann). Starosta mógł uchylić każde zarządzenie wójta, jak również wydać własne, obowiązujące gminę. Po wyzwoleniu powołano na mocy ustawy z 11 września 1944 r. gminne rady narodowe pełniące rolę władzy ustawodawczej. Ustawa z dn. 20 marca 1950 r. „ O terenowych organach jednolitej władzy państwowej zniosła zarządy gmin. Rady stały się terenowymi organami władzy państwowej w gminach, miastach, powiatach i województwach. Organem wykonawczym rad narodowych i zarządzającym było prezydium. W 1954 r. gminne rady narodowe zostały zlikwidowane, a w ich miejsce powołano gromadzkie rady narodowe. Gmina Radecznica należała do powiatu zamojskiego. Na nią składały się następujące miejscowości: Chłopków, Czarnystok, Dzielce, Gaj Gruszczański, Gorajec Stara Wieś, Gorajec Zagroble, Gorajec Zastawie, Gruszka Zaporska, Latyczyn,Podborcze, Podlesie Duże i Małe, Radecznica, Trzęsiny, Wólka Czarnostocka, Zaburze, Zakłodzie, Zaporze, Gorajec Grygle.[na podstawie wstępu do inwentarza]

Uchwała Komisji Metodycznej z dnia 18 grudnia 2014 r. (protokół nr 5/2014) o przekwalifikowaniu w ewidencji syntetycznej akt kat. B na kat. A