1) Akta urodzeń (181 j.a.; 1874-1934) i sprostowania (1 j.a.; 1931-1934). 2) Akta małżeństw (116 j.a.; 1874-1935). 3) Akta zgonów (132 j.a.; 1874-1935). 4) Akta zbiorowe małżeństw (165 j.a.; 1874-1935 [1939]). 5) Pomoce kancelaryjne: skorowidze urodzeń, małżeństw i zgonów (11 j.a.; 1874-1930), wykaz oficerów i żołnierzy ostrowskich jednostek wojskowych, którzy zginęli lub zmarli w wyniku działań wojennych (1 j.a.; 1914-1915), wykaz wdów, których mężowie zginęli na wojnie (1 j.a.; 1914-1918). 6) Sprawy organizacyjne (1 j.a.; 1926-1935 [1938]).

Urzędy stany cywilnego w Prusach wprowadzono na mocy ustawy z 9 marca 1874 r. o prowadzeniu rejestrów stanu cywilnego i zawieraniu małżeństw (obowiązującej od 1 października t.r.). Wprowadzała ona w Królestwie Pruskim powszechną i świecką rejestrację urodzeń, małżeństw oraz zgonów, którą powierzono specjalnym urzędnikom stanu cywilnego (Standesbeamte), mianowanym i nadzorowanym przez władze administracyjne. Całe państwo pruskie podzielono na obwody (Standesamtsbezirke), obejmujące jedną lub kilka gmin, w zależności od gęstości zaludnienia. Akta stanu cywilnego rejestrowano w trzech osobnych rejestrach (urodzeń, małżeństw i zgonów) w dwóch egzemplarzach. Pierwopis (Haupt-Register) zostawał w USC, wtóropis (Neben-Register) przekazywano na przechowywanie do właściwego Sądu Obwodowego (Amtsgericht). W okresie zaboru pruskiego i okupacji hitlerowskiej księgi prowadzone były w języku niemieckim, a w okresie międzywojennym po polsku. Na podstawie przepisów niemieckich, uzupełnianych w okresie międzywojennym przez rozporządzenia i interpretacje polskich władz państwowych, urzędy stanu cywilnego na terenie b. zaboru pruskiego działały aż do końca 1945 r. Dopiero dekret z 25 września 1945 r. "Prawo o aktach stanu cywilnego" (obowiązujący od 1 stycznia 1946 r.) wprowadził świecką rejestrację stanu cywilnego oraz urzędy stanu cywilnego w całej Polsce. Urząd Stanu Cywilnego w Ostrowie Wielkopolskim - obwód miejski (Standesamt Ostrowo) powstał na mocy rozporządzenia Nadprezydenta Rejencji Poznańskiej z 17 września 1874 r. Z dniem 1 stycznia 1877 r. do obwodu zostały włączone miejscowości ze zlikwidowanego ostrowskiego obwodu wiejskiego (Standesamt Ostrowo Landbezirk).