1) Zarządzanie: zebrania samorządu mieszkańców miasta i wsi, sprawy organizacyjne, akta normatywne własne, narady pracownicze, plany pracy UMiG, skargi i wnioski, kontrole zewnętrzne (79 j.a.; 1973-1990). 2) Kadry: dane statystyczne o pracownikach (3 j.a.; 1983-1987). 3) Finanse: budżety i ich zmiany, bilanse, karty gospodarstw, zobowiązania finansowe rolników (150 j.a.; [1962] 1973-1989). 4) Plany społeczno-gospodarczego rozwoju: plany i sprawozdania z ich realizacji, czyny społeczne, sprawozdania GUS (55 j.a.; 1975-1989). 5) Sprawy wewnętrzne: nadzór nad USC, Obrona Cywilna (36 j.a.; 1973-1989). 6) Rolnictwo, leśnictwo, ochrona przyrody: obrót nieruchomościami rolnymi (m.in. Państwowy Fundusz Ziemi, akta własności ziemi, przekazywanie gospodarstw rolnych, podziały gospodarstw), sprawozdawczość rolnicza, gminna służba rolna, oświata rolna, rejestracja chorób roślin i szkodników, zadrzewianie wsi, zalesianie, zlecenia na prace geodezyjne (173 j.a.; [1945] 1973-1990 [1991]). 7) Rzemiosło: zezwolenia na prowadzenie rzemiosła (1 j.a.; [1963] 1973-1975). 8) Gospodarka terenami i nieruchomościami: przekazywanie terenów, sprzedaż (m.in. nieruchomości pożydowskiej), dzierżawy wieczyste, prawo pierwokupu, wywłaszczenia, zamiany, przejmowanie terenów i nieruchomości, opłaty adiacenckie (57 j.a.; [1945] 1973-1990 [1993]). 9) Gospodarka komunalna i przestrzenna: polityka lokalowa, opinie i decyzje lokalizacyjne, program rozwoju budownictwa wiejskiego, plan miasta i ewidencja ulic, plany zagospodarowania przestrzennego, przeznaczenie gruntów na cele nierolnicze, przekazanie dróg, uzbrojenie terenów (64 j.a.; [1972] 1973-1990 [1993]). 10) Geologia: ewidencja złóż i kopalin (3 j.a.; 1984-1988). 11) Opieka społeczna: analiza potrzeb i efektów pomocy społecznej (4 j.a.; 1983-1988). 12) Ewidencja ludności: książki meldunkowe (45 j.a.; [1954] 1973-1986).

W wyniku reformy ustrojowo-administracyjnej z 1972 r., która weszła w życie z dniem 1 stycznia 1973 r., dotychczasowe podstawowe jednostki podziału administracyjno-gospodarczego na terenach wiejskich - gromady i osiedla, zostały zastąpione przez gminy (DzU 1972, nr 49, poz. 312). Równocześnie ustawa powołała do życia gminne rady narodowe jako organa władzy państwowej i podstawowe organy samorządu społecznego na terenie gminy. Dopuszczono jednocześnie możliwość tworzenia wspólnych rad narodowych dla gmin i sąsiadujących z nimi miast nie stanowiącymi powiatu. Organem wykonawczo-zarządzającym gminnej rady narodowej i jednocześnie terenowym organem administracji państwowej o właściwości ogólnej został naczelnik gminy, który wykonywał swoje zadania przy pomocy podległego mu urzędu gminy. Zakres działania naczelnika, a także organizację i zadania urzędu gminy precyzowało rozporządzenie Rady Ministrów z 30 listopada 1972 r. (tamże, poz. 315). Urząd gminy składał się z biura urzędu, gminnej służby rolnej oraz urzędu stanu cywilnego. Taka struktura przetrwała do 17 czerwca 1984 r., kiedy zaczęło obowiązywać rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad organizacji i funkcjonowania urzędów terenowych organów administracji państwowej (tamże, 1984, nr 25, poz.124). Przewidywało ono następującą strukturę urzędu gminy: 1) stanowisko pracy do obsługi rady narodowej; 2) referat gospodarki komunalnej, nadzoru budowlanego i komunikacji; 3) referat geodezji i gospodarki gruntami; 4) referat handlu i usług; 5) referat kultury i zatrudnienia; 6) referat planowania i finansów; 7) referat rolnictwa i gospodarki żywieniowej; 8) referat społeczno administracyjny, spraw obronnych i ogólny; 9) referat zdrowia i opieki społecznej; 10) urząd stanu cywilnego oraz 11) samodzielne stanowisko pracy do spraw oświaty i wychowania - inspektor oświaty i wychowania. Kolejne rozporządzenie z końca 1987 r. wewnętrzną organizację urzędu pozostawiało w gestii naczelników (tamże, 1987, nr 40, poz. 228). Gmina i Gminna Rada Narodowa w Grabowie nad Prosną zostały utworzone w wyniku wspomnianej ustawy z 1972 r. oraz uchwały nr XVIII/92/72 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Poznaniu z 5 grudnia 1972 r. (Dz. Urz. WRN w Poznaniu 1972, nr 32, poz. 391). W skład gminy weszły następujące obręby geodezyjne: Bobrowniki, Bukownica, Chlewo, Dębicze, Giżyce, Grabów Pustkowie, Grabów Wójtostwo, Kamole, Książenice, Kuźnica Bobrowska, Marszałki, Nieszkodna, Palaty, Racławice, Siekierzyn, Skrzynki, Smolniki oraz miejscowości Jaźwiny i Smolarnia stanowiące część obrębu geodezyjnego Podrenta z gminy Kuźnica Grabowska. Równocześnie WRN w Poznaniu uchwałą nr XVIII/99/72 utworzyła dla gminy i miasta Grabów nad Prosną wspólną radę narodową. Organem wykonawczym i zarządzającym wspólnej rady oraz terenowym organem administracji państwowej został naczelnik miasta i gminy Grabów nad Prosną (tamże, poz. 392). W tym samym dniu utworzono również gminę Kuźnica Grabowska obejmującą obręby geodezyjne: Czajków, Głuszyna, Jelenie, Klon, Kraszewice, Kuźnica Grabowska, Mączniki, Michałów, Mielcuchy, Muchy, Podręta, Renta, Salomony Grabowskie. Z początkiem 1973 r. z obu gmin utworzono jedną gminę Grabów nad Prosną (uchwała nr XX/108/63 WRN w Poznaniu z 27 lutego 1973; tamże 1973, nr 5, poz. 32). Początkowo gmina należała do powiatu ostrzeszowskiego województwa poznańskiego, a po reformie administracyjnej w 1975 r. została włączona do nowoutworzonego województwa kaliskiego (DzU 1975, nr 17, poz. 92). UMiG w Grabowie nad Prosną funkcjonował do czasu powstania samorządu terytorialnego w 1990 r.