W serwisie znajdują się materiały archiwalne pochodzące z archiwów państwowych i innych instytucji.

Każdy materiał archiwalny jest elementem większej grupy archiwaliów, które tworzą WIELOPOZIOMOWĄ STRUKTURĘ. W taki sposób archiwiści porządkują i opisują materiały archiwalne. Dzięki temu łatwiej jest opracować a następnie udostępnić użytkownikom miliony dokumentów, zdjęć i innych obiektów, które co roku trafiają do archiwów. Poniżej przedstawiamy jak wygląda taka struktura. Warto się z nią zapoznać, aby skuteczniej wyszukiwać materiały w serwisie. Opiera się ona o kilka poziomów:

 

• Archiwum – czyli instytucja, która przechowuje materiały. Może być to np. Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe lub Archiwum Państwowe w Kaliszu. Część archiwów państwowych ma swoje oddziały, które posiadają odrębną ewidencję (spis materiałów) - może być to jeden oddział lub nawet kilka. Przykładowo Archiwum Państwowe w Warszawie ma ich aż pięć: w Grodzisku Mazowieckim, Łowiczu, Mławie, Otwocku i Pułtusku. Każdy z tych oddziałów ma swój odrębny numer. Jeśli szukacie konkretnego materiału, przyda się wiedza, w którym archiwum jest on przechowywany. Spis materiałów z każdego archiwum można znaleźć na jego podstronie w serwisie w zakładce „Lista zespołów”.
• Zespół - to najczęściej instytucja/osoba, która wytworzyła materiały. Może być to urząd (np. Urząd Miasta Kutna) lub osoba prywatna (np. Archiwum Fotograficzne Wacława Żdżarskiego). Istnieją również zespoły, które gromadzą zbiory o podobnym charakterze (np. Zbiór dokumentów pergaminowych).
• Seria – to grupa jednostek ułożona według określonych kryteriów. W przypadku urzędów mogą to być na przykład ich poszczególne oddziały, a w przypadku fotografii – ich tematyka. Serie mogą być rozbudowane i kilkupoziomowe, więc najłatwiej traktować je jako strukturę katalogów, które umożliwiają znalezienie właściwego materiału.
• Jednostka – to pojedynczy, fizycznie wyodrębniony materiał, który znalazł się w archiwum - może to być teczka, księga lub zbiór fotografii dotyczących określonego wydarzenia. Jest to zazwyczaj zbiór dokumentów, fotografii czy innych materiałów dotyczących danego tematu.
• Obiekt – czasami archiwiści podejmują decyzję o zastosowaniu bardziej szczegółowego podziału i opisują pojedynczo poszczególne fotografie czy dokumenty, które wchodzą w skład jednostki - tworzą wówczas obiekty.

 

Ta struktura znajduje odwzorowanie w sygnaturze - numerze ewidencyjnym, który jest wykorzystywany w serwisie. Zawiera on każdy z elementów struktury, przykładowo:

53/5435/0/7/135/1

gdzie:

53 – to numer archiwum = Archiwum Państwowe w Poznaniu

5435/0 - to numer zespołu = Fundacja 750-lecia lokacji miasta Poznania

7 – numer serii = Dokumentacja projektów

135 – numer jednostki = Dokumentacja projektu: Dni Pyrlandii 2004

1 – numer obiektu = Zaproszenie na Dni Pyrlandii 2004 Poznań - Łęgi Dębińskie

 

Jeśli znacie już sygnaturę, możecie ją prosto wyszukać - wystarczy wpisać ją do okna wyszukiwarki i kliknąć lupkę lub nacisnąć enter.

 

W serwisie znajdziecie opisy materiałów, które przygotowali archiwiści oraz dołączone do nich skany.

1. Nie wszystkie materiały posiadają skany, jednak z roku na rok pojawia się ich coraz więcej.
2. Pamiętajcie, że nawet jeśli nie znajdziecie skanów w serwisie, to mogą one zostać do niego dodane w niedalekiej przyszłości - warto o to zapytać właściwe archiwum . W niektórych przypadkach skany nie są udostępniane ze względu na ograniczenia natury prawnej, taką informację również uzyskacie w danym archiwum. W niektórych przypadkach skany nie są udostępniane ze względu na ograniczenia natury prawnej, taką informację również uzyskacie w danym archiwum.
3. Sam opis również stanowi cenną informację - dzięki niemu wiadomo, że znaleziony materiał znajduje się w danym archiwum i można obejrzeć go bezpośrednio w jego czytelni. Warto w tym celu zapisać sobie jego sygnaturę. Pamiętajcie jednak, że niektóre materiały mogą zostać udostępnione tylko osobom upoważnionym – w takim przypadku pracownicy archiwum wyjaśnią jak należy postępować.
4. Taki materiał możecie również zamówić bezpośrednio do czytelni za pośrednictwem serwisu Szukaj w Archiwach. Więcej na ten temat przeczytacie w zakładce „Funkcje konta użytkownika”.