Kopie materiałów archiwalnych prezentowane w serwisie, o ile nie zastrzeżono inaczej w opisach tych materiałów lub na samych kopiach cyfrowych, mogą być w dowolny sposób wykorzystywane, w tym pobierane ze strony na dysk lokalny, kopiowane i rozpowszechniane w inny sposób z wykorzystaniem dowolnej techniki.

W przypadku ponownego wykorzystywania materiałów prezentowanych w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl, zaleca się:

1. poinformować o źródle i czasie pozyskania informacji z serwisu (nazwa archiwum, zespół, sygnatura, link do skanu, czas dostępu)
2. powstrzymać się od wykorzystywania materiałów o charakterze martyrologicznym, zawierających godło, barwy i hymn Rzeczypospolitej Polskiej oraz herby, reprodukcje orderów, odznaczeń lub odznak honorowych, odznak lub oznak wojskowych bądź innych odznaczeń w działalności komercyjnej oraz takiej, która uchybiałaby godności tych symboli.

W opisie jednostki podane są następujące oznaczenia praw autorskich:

1. domena publiczna (prawa autorskie wygasły),
2. prawa należą do archiwum,
3. ograniczone prawa (należą do osób trzecich),
4. brak praw autorskich (nieustalone).

W przypadku domeny publicznej i praw należących do archiwum - wolno zwielokrotniać, zmieniać i rozpowszechniać oraz wykonywać utwór, nawet w celach komercyjnych, bez konieczności pytania o zgodę.
W przypadku ograniczonych praw i braku praw autorskich - nie wolno zwielokrotniać, zmieniać i rozpowszechniać utworu; należy skontaktować się z archiwum z celu uzyskania więcej informacji.

Szczegółowe warunki udostępniania oryginalnych materiałów archiwalnych oraz wykonania usług reprograficznych lub wyszukania informacji, w tym także dla ponownego wykorzystywania, regulują przepisy poszczególnych instytucji. Narodowe Archiwum Cyfrowe, jako administrator serwisu, nie ponosi odpowiedzialności za błędy w opisie materiałów, które nie stanowią części zasobu NAC.