I. Okres staropolski, 1524-1773 II. Okres pruski, 1776-1920 III. Okres międzywojenny, 1920-1929 IV. Okres okupacji, 1939-1945 (1948) V. Akta budowlane, 1888-1944 (1946) VI. Dokumentacja techniczna, 1942 I. Okres staropolski 1524-1773 1. Dokument - sygn. 1 2. Księgi ławnicze - sygn. 2-19 II. Okres pruski 1776-1920 Magistrat - sygn. 20-1141 I. Administracja ogólna - sygn. 20-177 1. Udział w życiu politycznym państwa i powiatu - sygn. 20-44, patrz także sygn. 2005 a) Wybory do władz krajowych i prowincjonalnych b) Stosunki z władzami państwowymi i samorządowymi c) Jubileusze, uroczystości, ochody, odznaczenia 2. Organizacja władz miejskich - sygn. 45-103, patrz także sygn. 2063 2074-2075, 2091, 2092, 2102 a) Księgi protokołów b) Ordynacje i ustawy miejskie c) Rada Miejska i Magistrat d) Komisje i deputacje miejskie e) Organizacja urzędu f) Registratura i archiwum 3. Sprawy personalne - sygn. 104-131, patrz także sygn. 2118, 2182, 2208 a) Członkowie kolegium magistrackiego b) Urzędnicy magistraccy i pracownicy miejscy c) Stosunki służbowe, uposażenie, dokształcanie d) Sprawy dyscyplinarne 4. Lokal i zaopatrzenie w materiały biurowe - sygn. 132-145 5. Statystyka - sygn. 146-165 a) Sprawy ogólne b) Spisy ludności c) Statystyka dotycząca spraw własnościowych d) Spisy zakładów rzemieślniczych i przemysłowych e) Statystyka rolna 6. Urząd Stanu Cywilnego - sygn. 166-177 a) Przepisy i zarządzenia b) Sprawy kancelaryjne, tok urzędowania c) Współdziałanie Urzędu w sprawach statystycznych, podatkowych, wojskowych, spadkowych II. Sprawy rachunkowo-kasowe - sygn. 178-420 1. Ogólne sprawy kasowe - sygn. 178-186 2. Organizacja kasy miejskiej - sygn. 187-189 3. Budżety - sygn. 190-198 4. Rachunkowość okresowa, rewizje kas - sygn. 199-217 5. Podatki, opłaty i daniny - sygn. 218-394 6. Zadłużenia miasta - sygn. 395-414 7. Miejska Kasa Oszczędności - sygn. 415-420 III. Administracja majątkiem miejskim - sygn. 421-550 1. Regulacja stosunków własnościowych - sygn. 421-436 2. Protesty i skargi w sprawach majątkowych - sygn. 437-439 3. Kupno, sprzedaż, wymiana gruntów i nieruchomości - sygn. 440-468 4. Dzierżawa gruntów i nieruchomości - sygn. 469-489 5. Administracja dóbr, wód, lasów - sygn. 490-510 6. Ubezpieczenie budynków od pożaru - sygn. 511-550 IV. Budownictwo miejskie - sygn. 551-678 1. Sprawy ogólno-administracyjne - sygn. 551-556 2. Plany zabudowy i rozbudowy miasta - sygn. 557-558 3. Budowa i utrzymania obiektów użyteczności publicznej oraz zakładów usługowych - sygn. 559-614 a) Ratusz b) Szkoły c) Sąd d) Zakłady lecznicze, opiekuńcze e) Łazienki f) Obiekty straży pożarnej g) Kolej żelazna h) Domy urzędnicze 4. Budowa i utrzymanie placów, ulic - sygn. 615-676 5. Budownictwo wodne - sygn. 677-678 V. Handel. Przemysł. Rzemiosło - sygn. 679-756 1. Handel - sygn. 679-682 2. Jarmarki - sygn. 683-694 3. Cechy - sygn. 695-721 4. Przemysł - sygn. 722-762 5. Miary i wagi - sygn. 763-766 VI. Opieka Zdrowotna i socjalna - sygn. 767-863 1. Zdrowie, higiena - sygn. 767-776 a) Sprawy ogólne b) Personel medyczny c) Placówki służby zdrowia d) Choroby 2. Opieka społeczna - sygn. 777-817 a) Sprawy ogólne b) Zakłady opiekuńcze c) Opieka nad ubogimi d) Opieka nad sierotami i ubogimi dziećmi 3. Ubezpieczenia. Kasy chorych i zapomogowe - sygn. 818-863 a) Sprawy organizacyjne b) Kasa Chorych c) Kasa Wdów i Sierot d) Ubezpieczenia inwalidzkie i starcze VII. Kultura. Oświata. Religia. - sygn. 864-1027 1. Sprawy kultury i nauki - sygn. 864-867 2. Szkolnictwo - sygn. 868-1019 a) Sprawy organizacyjne b) Sprawozdania, wizytacje, konferencje c) Nauczanie d) Sprawy finansowo-rachunkowe e) Sprawy personalne f) Poszczególne szkoły 3. Sprawy kościelne - sygn. 1020-1027 VIII. Sprawy wojskowe - sygn. 1028-1076 1. Sprawy ogólno-organizacyjne - sygn. 1028-1030 2. Rekrutacja do wojska - sygn. 1031-1036 3. Straty i odszkodowania wojenne - sygn. 1037-1056 4. Sprawy kwatermistrzowskie - sygn. 1057-1076 IX. Przedsiębiorstwa i zakłady miejskie - sygn. 1077-1141 1. Rzeźnia Miejska - sygn. 1077-1104 2. Elektrownia - sygn. 1105 3. Gazownia - sygn. 1106-1117 4. Wodociągi i Kanalizacja - sygn. 1118-1141 Urząd Policji - sygn. 1142-1978 1. Sprawy ogólno-administracyjne - sygn. 1142-1167 a) Zarządzenia b) Organizacja urzędu c) Archiwum i registratura 2) Statystyka - sygn. 1168 3) Sprawy meldunkowe. Ruch ludności - sygn. 1169-1217 a) Zarządzenia i sprawy ogólne b) Meldunki. Spisy ludności c) Sprawy obcokrajowców d) Wychodztwo e) Osadnictwo f) Osoby, rzeczy zagubione 4. Sprawy wojskowe - sygn. 1218-1231 5. Związki i towarzystwa - sygn. 1232-1323 a) Sprawy ogólne b) Akcje propagandowe, agitacyjne, zgromadzenia c) Polskie towarzystwa i związki d) Niemieckie towarzystwa i zwiazki 6. Prasa, teatry, kina,imprezy kulturalne - sygn. 1324-1339 a) Zarządzenia i przepisy b) Cenzura d) Kina e) Imprezy teatralne i muzyczne 7. Sprawy religijne i szkolne - sygn. 1340-1362 a) Ogólne sprawy kościelne b) Gmina żydowska c) Żmudy i inne wykroczenia szkolne 8. Sprawy bezpieczeństwa. Przestępstwa - sygn. 1363-1462 a) Sprawy ogólne bezpieczeństwa publicznego b) Policja polityczna c) Nielegalne demonstracje, zebrania, strajki d) Władza prokuratorska e) Więzienie f) Sprawy aresztantów g) Osoby pod nadzorem policyjnym 9. Sprawy obyczajowe - sygn. 1463-1481 a) Osoby prowadzące się niemoralnie b) Wychowanie zapobiegawcze dzieci c) Hazard 10. Szkolnictwo. Lasy. Sprawy wodne - sygn. 1481-1506 a) Policja polna b) Policja leśna c) Policja wodna d) Policja rybacka 11. Poczta i telegraf - sygn. 1507-1533 12. Nadzór medyczny i sanitarny - sygn. 1534-1686 a) Sprawy ogólne zdrowia b) Personel, zakłady lecznicze c) Choroby d) Zgony e) Nadzór sanitarny i weterynaryjny f) Sprawy ubogich g) Ubezpieczenia 13. Sprawy budowlane - sygn. 1687-1700 a) Zarządzenia i przepisy b) Prace budowlane c) Koncesje budowlane 14. Straż pożarna i pożary - sygn. 1701-1742 a) Sprawy ogólne b) Przymusowa i Ochotnicza Straż Pożarna c) Pożary d) Środki wybuchowe i zapalające 15. Rzemiosło. Przemysł. Handel. Miary i wagi - sygn. 1743-1978 a) Rzemiosło b) Przemysł c) Handel d) Miary i wagi III. Okres Międzywojenny 1920-1939 Zarząd Miejski - sygn. 1979-3305 I. Referat ogólno-Administracyjny i Urząd Stanu Cywilnego - sygn. 1979-2305 1. Przepisy i zarządzenia ogólne - sygn. 1979-1991 2. Udział w życiu politycznym kraju i powiatu - sygn. 1992-2033 3. Wybory do Rady Miejskiej i zarządu miejskiego - sygn. 2034-2046 a) Wybory do Sejmu i Senatu b) Sprawy reprezentacyjne 4. Posiedzenia Rady Miejskiej i Zarządu Miejskiego - sygn. 2047-2067 5. Deputacje i komisje miejskie - sygn. 2068-2078 6. Organizacja urzędu - sygn. 2079-2091 7. Lustracje i sprawozdania z działalności urzędu - sygn. 2092-2104 8. Archiwum i registratura - sygn. 2105-2113 9. Sprawy personalne - sygn. 2114-2211 10. Lokal, potrzeby biurowe, zaopatrzenie - sygn. 2212-2226 11. Szkolnictwo, kultura, religia - sygn. 2227-2302 12. Urząd Stanu Cywilnego - sygn. 2303-2305 II. Referat Rachunkowo-Kasowy - sygn. 2306-2595 1. Przepisy i zarządzenia ogólne - sygn. 2306-2309 2. Ogólne sprawy kasowe - sygn. 2310-2314 3. Budżet - sygn. 2315-2338 a) Przepisy i zarządzenia budżetowe b) Preliminarze budżetowe c) Budżety miasta i przedsiębiorstw miejskich d) Sprawozdania z wykonania budżetów 4. Pożyczki długo i krótkotermninowe - sygn. 2339-2375 5. Rewizje i zamknięcia rachunkowe - sygn. 2376-2384 6. Rachuba - sygn. 2385-2437 a) Przepisy i zarządzenia rachunkowe, statystyka rachunkowa b) Stan majątkowy miasta c) Obligacje miejskie d) Kasy oszczędności e) Banki f) Przedsiębiorstwa i zakłady miejskie - rachunkowość 7. Podatki i spłaty miejskie - sygn. 2438-2590 8. Statystyka finansowa - sygn. 2591-2595 III. Referat Administracja majątku miejskiego i opiekun zawodowy - sygn. 2596-2658 1. Administracja nieruchomości miejskich - sygn. 2596-2601 2. Hipoteki, renty wieczyste - sygn. 2602-2608 3. Kupna i dzierżawy - sygn. 2609-2623 4. Drogi, place, ogrody i parki - sygn. 2624-2628 5. Jeziora i grunty - sygn. 2629-2638, 3753 6. Sprawy procesowe - sygn. 2639-2640 7. Ubezpieczenia budynków od pożarów - sygn. 2641-2646 8. Sprawy mieszkaniowe i czynszowe - sygn. 2647-2658 IV. Referat Techniczno-Budowlany i policja budowlana - sygn. 2659-2690 1. Plany rozbudowy miasta - sygn. 2659-2663 2. Budownictwo miejskie - sygn. 2664-2681 3. Budowa i naprawa ulic - sygn. 2682-2688 4. Policja budowlana - sygn. 2689-2690 V. Referat: Sprawy Miejskiego Urzędu bezpieczeństwa i Porządu Publicznego oraz sprawy poruczone - sygn. 2691-3023 1. Przepisy i zarządzenia - sygn. 2691-2704 2. Sprawy obywatelstwa i meldunkowe - sygn. 2705-2743 3. Stowarzyszenia, związki i zgromadzenia - sygn. 2744-2798 4. Prasa - sygn. 2799-2802 5. Kina, teatry imprezy muzyczne - sygn. 2803-2817 6. Sprawy karno-porządkowe - sygn. 2818-2840 7. Policja państwowa - sygn. 2841-2844 8. Sprawy wojskowe - sygn. 2845-2858 9. Ruch uliczny, ewidencja pojazdów - sygn. 2859-2860 10. Sprawy bezpieczeństwa przeciwpożarowego - sygn. 2861-2876 11. Policja polna, leśna i rybacka - sygn. 2877-2878 12. Rzemiosło. Przemysł. Handel. - sygn. 2879-2956 13. Kontrola sanitarna - sygn. 2957-2990 14. Statystyka - sygn. 2991-3012 15. Urząd Rozjemczy do spraw najmu - sygn. 3013-3023 VI. Referat Opieki Społecznej - sygn. 3024-3235 1. Sprawy organizacyjne - sygn. 3024-3028 2. Opieka nad ubogimi. Zapomogi - sygn. 3029-3074 3. Zakłady lecznicze i opiekuńcze - sygn. 3075-3087 4. Sprawy ubezpieczeniowe i rentowe - sygn. 3088-3095 5. Bezrobocie - sygn. 3096-3235 a) Zarządzenia i przepisy b) Fundusz Pracy c) Kotrole domowe u bezrobotnych d) Wnioski bezrobotnych o pomoc materialną e) Pomoc dla bezrobotnych VII. Zakłady Miejskie - sygn. 3236-3305 1. Rzeźnia Miejska - sygn. 3236-3244 2. Elektrownia - sygn. 3245-3281 3. Gazownia Miejska - sygn. 3282-3300 4. Wodociągi i Kanalizacja - sygn. 3301-3305 IV. Okres okupacji 1939-1945 (1948) - sygn. 3306-3357 1. Sprawy administracyjne - sygn. 3306-3311 2. Opieka społeczna - sygn. 3312-3339 a) Sprawy organizacyjne b) Pomoc socjalna c) Ubezpieczenia i renty 3. Budownictwo miejskie - sygn. 3340-3351 4. Majątek i finanse miasta - sygn. 3352-3357 a) Budżety b) Zamknięcia rachunkowe V. Akta budowlane 1888-1944 (1946) - sygn. 3358-3752 1. Ulica Buczek 2. Ulica Chełmińska 3. Ulica Chełmińskie Przedmieście 4. Ulica Dąbrowskiego 5. Ulica Dojazd 5b. Ulica Droga na Witkowo 6. Ulica Dwudziestego Pierwszego Stycznia 7. Ulica Głowackiego 8. Ulica Hallera 9. Ulica Jana 10. Ulica Kazimierza 11. Ulica Kolejowa 12. Ulica Kościelna 13. Ulica Kościuszki 14. Ulica Mickiewicza 15. Ulica Paderewskiego 16. Ulica Poniatowskiego 17. Ulica Rybaki 18. Ulica Rynerk Bednarski 19. Ulica Rynek Garncarski 20. Ulica Sądowa 21. Ulica Sienkiewicza 22. Ulica Skargi 23. Ulica Strzelecka 24. Ulica Szewska 25. Ulica Świętej Juty 26. Ulica Toruńska 27. Ulica Trakt 28. Ulica Trzeciego Maja 29. Ulica Toruńska 30. Ulica Wodna - sygn. 3753 dopływ III VI. Dokumentacja techniczna 1823-1942 - sygn. 3754-3770 (1-129 rys.)

Najstarsza wzmianka źródłowa mówiąca o Chełmży pochodzi z 1222 r., kiedy to książę Konrad Mazowiecki nadał wczesnośredniowieczne grodzisko z przyległościami biskupowi pruskiemu Chrystianowi. W 1246r. wielki mistrz Henryk von Hohenlohe zatwierdził nadanie z 1243 r., przyznając wieś Chełmżę biskupowi chełmińskiemu - Heidenreichowi. Tenże biskup w 1251 r. przeniósł do Chełmży stolicę biskupstwa Chełmińskiego. Od tego roku Chełmża jest wymieniana w źródłach jako miasto. W 1547 r., z uwagi na fakt, że wcześniejsze przywieleje lokacyjne uległy spaleniu, biskup chełmiński -Tiedemann Giese wystawił dla Chełmży przywilej nadając miastu prawo magdeburskie. Miasto było wielokrotnie niszczone i palone. Już w 1268 r. i po raz drugi w 1273 r. Chełmża była oblegana przez wodza jaćwieskiego Skomanda. W 1410 r. biskup chełmiński Arnold poddał Chełmżę królowi polskiemu i złożył przysięgę wierności. W 1422 r. miasto zostało zdobyte i częściowo zniszczone przez wojska polsko-litewskie. Podobny los spotkał je w 1464 r. Wielki pożar jaki miał miejsce w 1531 r., a zwłaszcza wojny szwedzkie spowodowały zniszczenie akt miejskich i kapituły. Po przejściu w 1772 r. pod panowanie Prus, Chełmża stała się prywatnym miastem królewskim. 3.08.1824 r. stolica biskupstwa chełmińskiego została przeniesiona do Pelplina. Ożywienie gospodarcze i wzrost liczby ludności zapoczątkował rok 1882, w którym została uruchomiona w Chełmży cukrownia, wówczas największa w Europie. Liczba ludności wynosząca w 1868 r. - 2378, wzrosła w 1882 do 4769, a w 1898 wynosiła 8658. Według danych statystycznych z 1868 r. w Chełmży było 410 domów, w tym mieszkań prywatnych 180. Miasto posiadało sąd okręgowy, pocztę, stację telegraficzną, 1 browar i mleczarnie. 21.01.1920 r. Chełmża została przejęta przez władze polskie. Pierwsze lata upłynęły przede wszystkim na likwidacji pozostałości porozbiorowych i ugruntowaniu polskiej administracji. Mimo wielu trudności miasto pod względem ekonomicznym powoli rozwijało się. O znaczeniu miasta nadal decydowała cukrownia. Ponadto Chelmża stanowiła ważny węzeł kolejowy. Przecinały się tu linie: Toruń - Grudziądz - Malbork, oraz Brodnica - Bydgoszcz. Miasto posiadało wodociągi, kanalizację, gazownię. Było siedzibą urzędów: Sądu Grodzkiego, Powiatowego Inspektora Szkolnego, Urzędu Skarbowego, Kasy Skarbowej, Powiatowej Kasy Chorych, Szpitala Powiatowego oraz następujących szkół: gimnazjum, szkoły wydziałowej, dwóch szkół powszechnych. Ustrój miasta w okresie przedrozbiorowym określały przywileje lokacyjne, które ponownie potwierdził w 1547 r. biskup Tiedemann Giese. Władze miejskie tworzyły trzy ordynki: Rada Miejska, ława, 3 Ordynek. W skład Rady wchodzili radni będący przedstawicielami patrycjatu. Na jej czele stał burmistrz. Radni, oprócz zasiadania w Radzie, byli obarczani obowiązkiem sprawowania urzędów miejskich, powoływanych ze względu na potrzeby gospodarczo-administracyjne miasta. Do najważniejszych należał urząd kamlarii prowadzący wszelkie sprawy związane z gospodarką miasta. Prawdopodobnie jeden z rajców piastował też godność burgrabiego, który jako formalny zastępca biskupa czuwał nad porządkiem w mieście. Do obowiązków Rady należały wszelkie sprawy dotyczące zarówno administracji ogólnej, jak i gospodarki finansowej miasta. Drugi ordynek - ława, była organem sądowniczyum. W jej skład wchodzili ławnicy, a przewodniczył im sołtys. Liczba ławników wahała się od 6 do 10. W 1767 r. było ich dziesięciu, w następnych latach 8-9. Władza sądu ławniczego była bardzo ograniczona na rzecz biskupa, który na mocy przywilejów zatrzymywał prawo sądownictwa w sprawach drogowych. Sołtys zachował całość mniejszych kar do 4 szeligów i 1/3 większych. Ponadto księgi ławnicze były do dyspozycji zamiejscowej szlachty, która miała prawo nanoszenia w nich wszelkich aktów notarialnych i w ten sposób sąd ławniczy przyjmował na siebie okresowo kompetencje sądu grodzkiego. Wynikało to z faktu, że sąd grodzki w Kowalewie często nie obradował (np. gdy wakował urząd starosty), a cały szereg spraw bieżących musiał być na bieżąco załatwiany. W tej sytuacji sądy ławnicze miasta Chełmży i Kowalewa zostały upoważnione do protokolarnego przyjmowania oświadczeń szlachty w sprawach prawnych. Posiedzenia sądów były zwyczajne i nadzwyczajne. Ława sądowa musiała być obsadzona przez sołtysa lub jego zastępcę oraz co najmniej przez dwóch ławników i notariusza. O trzecim Ordynku posiadamy bardzo mało wiadomości. Na podstawie ksiąg ławniczych można ustalić, że w jego skład wchodziło 10 członków pochodzących z pospólstwa i przewodniczący. Zadaniem tego organu było kontrolowanie działalności gospodarczej i finansowej miasta. Na mocy przywileju z 1547 r. biskup zachował dla siebie prawo wyboru burmistrza, rajców i sołtysa. Pozostali urzędnicy (ławnicy) byli obsadzani przez wybory gminne. Przedstawiony wyżej ustrój miasta przetrwał do czasów zaborów. 15.09.1772 r. przybyła do Chełmży komisja królewska, która w obecności władz miejskich na czele z burmistrzem Petrusem Stefanskim, dokonała w imieniu rządu pruskiego zajęcia miasta. Chełmża stała się prywatnym miastem królewskim i straciła dawny samorząd na rzecz władzy magistratu mianowanego dożywotnio przez króla pruskiego. Zakres czynności władz miejskich, jego organizację w latach 1773-1808 regulowały dwa zarządzenia rządowe z 10 i 13.09.1773 r. wydane dla miasta Elbląga i pozostałych miast zachodniopruskich. Na ich mocy w Chełmży został powołany tzw. Złączony lub Kombinowany Magistrat ("Vereinigten Magistrat"). Dzielił się on na Departament Sprawiedliwości i Policji. Kolegium tego Magistratu składało się z burmistrza sądu, burmistrza policji, kamlarza, pisarza miejskiego. Byli oni ustanawiani dożywotnio. Do zakresu czynności Magistratu należały wszelkie sprawy związane z zarządem, prawami, granicami i posiadłościami miasta, wybór urzędników, gospodarka miejska, sprawy szkolne i kościelne. Departamentowi Policji podlegały sprawy ekonomiczne miasta (rzemiosło, handel, komory), sprawy miar, wag, cen, zatrudnienia zdrowia i lecznictwa, sprawy budowlane, wojskowe, pożarowe, porządkowe, karne i meldunkowe. Tak zorganizowane władze miejskie przetrwały do 1809 r., w którym nastąpiła reorganizacja samorządu na wzór francuskich municypiów. Na mocy dekretu z 23.02.1809 r. na czele gminy miejskiej stał burmistrz, będący urzędnikiem mianowanym przez króla. Do pomocy miał on honorowych ławników. Organem samorządowym była Rada Miejska. Jej członkowie byli zatwierdzani przez prefekta. Prawdopodobnie tak zorganizowamne władze miejskie istniały od 1809 r. w Chełmży. W 1815 r. władze pruskie nie dokonały żadnych zmian w istniejącym ustroju miejskim. Chełmża uzyskała zgodę na reformę samorządu miejskiego dopiero w 1834 r. Wówczas ustrój miasta został zorganizowany według ordynacji miejskiej z 19.11.1808 r. Weszła ona w życie 15.11.1834 r. Na mocy tej ustawy władze miejskie tworzył Magistrat i Rada Miejska. Kolegium Magistratu składało się z burmistrza, jego zastępcy, wybieranych na 12 lat oraz 5 członków z 6-letnia kadencją. Członkowie Magistratu musieli być zatwierdzani przez Rejencję. Do kompetencji Kolegium należała obsada urzędników miejskich, zarząd majątkiem miejskim, rachunkowość i finanse miejskie, sprawy socjalne i zdrowotne. Sprawy sądownictwa i policyjne zostały zatrzymane przez państwo. Sądownictwo zostało przeniesione na sądy królewskie, a sprawy policyjne powierzono Magistratowi (lub od 1831 r. jego poszczególnym członkom), który był w tym zakresie urzędem państwowym. Rada Miejska była organem doradczym. Jej wnioski i uchwały były przedkładane kolegium magistrackiemu i po zgodzie tegoż, wprowadzane w życie. Rada Miejska składała się z 9 radnych i 3 zastępców, wybieranych na okres 3 lat. Na mocy ustawy dla usprawnienia działalności administracji miejskiej powoływano deputacje miejskie, w skład kltórych wchodzili radni i członkowie Magistratu. Na podstawie akt stwierdzono istnienie następujących deputacji: deputacja budowlana, 3-4 osoby; deputacja szkolna, 4-6 osób; deputacja ogniowa, 3-4 osoby; deputacja ubogich, 3-5 osób. 23.05.1835 r. został wydany przez Ministra Spraw Wewnętrznych regulamin w sprawie organizacji magistratów. Omówiona organizacja władz miejskich przetrwała do czasu wprowadzenia nowej ordynacji miejskiej z dn. 11.03.1850 r. Skład członków kolegium magistrackiego i Rady Miejskiej pozostał bez zmian. Burmistrz łączył władzę administracyjną w zakresie spraw samorządowych z władzą policyjną, sprawowaną w imieniu króla. Po dwóch latach rząd pruski wydał nową ordynację miejską (30.05.1853 r.). W Chełmży została ona wprowadzona w życie 27.11.1854 r. i przetrwała z niewielkimi zmianami do lat trzydziestych XX wieku. Ustawa zwiększała liczbę członków kolegium magistrackiego do 8 osób, a Rady Miejskiej do 10 osób. Kadencja Rady trwała 6 lat. Rada wybierała swego przewodniczącego i kolegium magistrackie. W 1909 r. wprowadzono w życie nową instrukcję dla Rady Miejskiej. Zakres kompetencji władz miejskich pozostał bez większych zmian. Inaczej niż w ordynacji z 1808 r. została ustawiona władza policyjna. O ile poprzednio sprawował ją w imieniu państwa Magistrat, to obecnie mówi się o powierzeniu władzy policyjnej burmistrzowi. Po utworzeniu w 1874 r. urzędów stanu cywilnego, na jego czele stanął - jako urzędnik państwowy burmistrz. Ustalona w ten sposób organizacja władz miejskich przetrwała do roku 1920. 21.01.1920 r. Chełmża została zajęta przez wojska polskie, a następnego dnia nastąpiło formalne przejęcie władzy przez rząd polski. Do momentu utworzenia Ministerstwa byłej Dzielnicy Pruskiej miastem zarządzały władze komisaryczne. Na mocy dekretu Ministra Byłej Dzielnicy Pruskiej z dnia 22.04.1920 r., w Chełmży mianowano członków tymczasowego Magistratu w liczbie 8 (łącznie z burmistrzem) oraz 30 członków Tymczasowej Rady Miejskiej. Tak więc organem samorządu miejskigo pozostała rada miejska jako ciało stanowiące i kontrolujące oraz magistrat jako organ wykonawczy oraz organ władzy państwowej w zakresie spraw poruczonych. Rada Miejska działała początkowo w oparciu o regulamin dla rady miejskiej z 13.12.1909 r. 14.09.1922 r. uchwalono nowy regulamin, który w zasadzie obowiązywał do grudnia 1932 r. 13.12.1932 r. na podstawie paragrafu 48 ordynacji miejskiej z dnia 30.05.1853 r. uchwalono regulamin czynności Rady Miejskiej, który przetrwał już do 1939 r. Członkami rady byli radni i członkowie Magistratu: ich liczba do 1932 r. wynosiła 30, a po reorganizacji urzędu w 1932 r. - 12. Członków Rady wybierano co 4 lata. Rada decydowała o ogólnych zasadach gospodarki finansowej, liczbie stanowisk służbowych i wysokości płac, taksach na korzystanie ze środków lokomocji miejskiej, zatwierdzała plany budowy miasta, dokonywała zmiany w tych planach, uchwalała własny regulamin. Rada wybierała prezydium i członków Magistratu oraz sprawowała ogólną kontrolę nad działalnością zarządu miejskiego. Mogła powierzać uprzednie rozpatrywanie spraw, podlegających jej kompetencji, specjalnym komisjom wybranym z jej łona. Przy Radzie Miejskiej działały liczne komisje i deputacje, których liczba i czas urzędowania były uzależnione od bieżących potrzeb. Na podstawie akt ustalono ich nastepujący wykaz: deputacja sanitarna (1922-1929, 6 osób), deputacja wojskowo-kwaterunkowa (1927-1929, 6 osób), komisja rewizji Kasy Miejskej (1924-1925, 4 osoby), komisja finansowo-administracyjna (1928-1929, 5 osób), deputacja gospodarki rolnej (1925-1930, 5 osób), komisja wodociągowa (1920-1930, 4-5 osób), komisja gazownicza (1920-1931, 5 osób), komisja elektryfikacyjna (1924-1930, 5 osób), deputacja rzezalniana (1920-1930, 5 osób), deputacja budowlana (1920-1930, 5-12 osób), komisja bezrobotnych (1920-1930, 6-7 osób), deputacja ubogich 91920-1930, 6-9 osób), deputacja obywatelska w sprawie ulokowania wojska (1926-1930, 12 osób), Komitet Rozbudowy Miasta (6 osób), komisja regulaminowa (1926-1928, 5 osób), Kuratorium Miejskiej Kasy Oszczędności (1922-1930, 5-7 osób), deputacja komisarzy ubogich (8 osób), komisja szacunkowa podatku dochodowego (1929-1930, 6 osób), komisja do walki z alkoholizmem (1920-1027, 4 osoby), komisja w sprawie obrotowego podatku od wyszynku i drobnej sprzedaży trunków (1920-18930, 5 osób). Organem wykonawczym samorządu miejskiego był magistrat. Liczba członków Kolegium magistrackiego wynosiła początkowo 8. Kadencja burmistrza trwała 12 lat, pozostali członkowie Magistratu byli wybierani na 6 lat, z tym że co 3 lata ustępowała połowa członków. Po reorganizacji urzędu w 1932 r. kolegium magistrackie składało się z burmistrza, jego zastępcy i 3 ławników. Do 1924 r. urząd pracował w oparciu o instrukcję kancelaryjną dla magistratów wydaną w 1835r. 1.06.1924r. wprowadzono w administracji miasta instrukcję biurową wydaną w 1920 r. dla Ministerstw. Obowiązywała ona do początku 1932 r. O strukturze organizacyjnej Magistratu w pierwszych latach okresu międzywojennego zachowało się niewiele wiadomości. Wiadomo, że prowadzenie spraw urzędowych powierzano sekretarzom, kancelistce, kasjerowi. Prace urzędowe (biurowe) wykonywali również członkowie kolegium magistrackiego (łącznie z burmistrzem). Przy podziale pracy między urzędnikami wzorowano się na pruskim systemie decernatowym, polegającym na komasowaniu określonych grup spraw w określonych działach (decernatach). Na podstawie akt można ustalić, że w latach 1920-1926 urząd miejski Chełmży dzielił się na następujące decernaty: Decernat I: państwowe i komunalne sprawy administracyjne, sprawy policyjne, kryminalne, prokuratorskie, budowlane, leśne, konsensy na wyszynki, sprawy służbowe. Decernat II: sprawy podatku państwowego, gminnego i komunalnego, inwalidów i kasy chorych. Decernat III: sprawy stanu cywilnego, wojskowych inwalidów, emerytów, sierot, kwaterunkowe i chorób zakaźnych. Decernat IV: prowadzenie księg ewidencyjnych, sprawy ubogich, szkolne karty rybackie, ubezpieczenia od ognia. Decernat V: prowadzenie akt, registratury, biblioteki, kontroli kancelaryjne. Decernat VI: Kasa. Decernat VII: Gazownia. Decernat VIII: Rzeźnia. Strukturę organizacyjną Magistratu u progu lat trzydziestych warunkowały 3 zasadnicze kierunki pracy władz samorządowych. Sprawy własne były prowadzone przez naczelnego sekretarza miejskiego, kamlarza, rachmistrza i kasjera. Pion administarcji ogólnej (spraw poruczonych) tworzyły: Urząd Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego, Kasa Miejska, USC, Urząd Budowlany, Urząd Podatkowy, Urząd Zgłoszeń prowadzone przez decernentów. Trzecia grupa zagadnień dotyczyła przedsiębiorstw i zakładów komunalnych. W 1930 r. Magistrat miasta Chełmży dzielił się na 10 wydziałów: I Prezydialny, II Rachuby i Kontroli, III Administracyjny, IV Przemysłowy, V Majątku Miejskiego, VI Dóbr i Lasów, VII Techniczno-Budowlany, VIII Zdrowia i Opieki Społecznej, IX Kultury i Oświaty, X Podatkowy i Egzekucyjny. 1.01.1932 r. weszła w życie nowa instrukcja kancelaryjna zatwierdzona przez Urząd Wojewódzki. Na jej mocy w skład Magistratu wchodziło 6 referatów: I referat Ogólny obejmował sprawy organizacyjne, społeczno-reprezentacyjne Magistratu jako korporacji i Rady Miejskiej, personalne pracowników miejskich, sanitarne, opieki społecznej, kulturalno-oświatowe. II Referat Rachunkowo-Kasowy zajmował się rachunkowością, sprawami podatkowymi, kasą, sprawami egzekucyjnymi. III Referat Majątku i przedsiębiorstw, do jego kompetencji należał zarząd majątkiem miejskim, sprawy dróg, placów, ogrodów, administracja elektrowni, gazowni, wodociągów, kanalizacji, rzeźni, targowiska, lasów, jezior, sprawy gruntów, ewidencja uprawnień majątkowych. IV Referat Spraw Poruczonych załatwiał sprawy wojskowe, budowlane, obywatelstwa, cud

Nr mikrof. 133 - 137 , 252 - 257, 267 - 273