Materiały archiwalne tworzą serie: 1. Akta sprzed 1918 r.; 2. Magistrat miasta Chełma / Zarząd Miejski w Chełmie 1918-1939; 3. Zarząd Miejski w Chełmie 1939-1944; 4.Zarząd Miejski w Chełmie / Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Chełmie 1944-1950; 5. Domowe książki meldunkowe miasta Chełma 1931-1950; 6. Spółdzielcza Kasa Pożyczkowo-Oszczędnościowa Pracowników Miejskich miasta Chełma 1928-1945; 7. Akta osobowe pracowników Zarządu Miejskiego w Chełmie; 8. spis roboczy - druki ulotne

W 1392 r. Chełm uzyskał prawa miejskie na prawie magdeburskim. W 1950 r. związku z ustawą, zniesione zostały organy samorządu terytorialnego, terenowe organy administracji rządowej zespolonej i nie zespolonej i powstało Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Chełmie. Siedziba władz znajdowała się w Chełmie. Status prawny – administracja ogólna. Na podstawie dekretu Naczelnika Państwa oraz ustawy z 1933 r. gmina miejska była samorządową jednostką terytorialną i osobą publicznoprawną (jej rozporządzenia obowiązywały na obszarze podległym na równi z rozporządzeniami władz państwowych). Zakres jej działania był podwójny: własny (obejmował m. in. zarządzanie majątkiem miejskim, przedsiębiorstwami, utrzymanie miejskich dróg, mostów komunikacji, urządzeń wodno-kanalizacyjnych, aprowizacji, handlu i przemysłu, sprawy porządku i bezpieczeństwa, kulturalne, oświatowe, zdrowotne) i poruczony (ustalały ustawy i rozporządzenia władz państwowych). Wykonywaniem tych zadań zajmowała się rada miejska i magistrat, od 1933 r. zwany zarządem miejskim. Do kompetencji rady miejskiej, organu uchwałodawczego i kontrolującego, należało uchwalanie budżetu, decyzje o sprawach majątkowych, podatkowych, rozbudowy miasta, a także kontrola wykonywania czynności z przez zarząd miejski. Rada miejska pochodziła z wyborów. Do pomocy radzie miejskiej powoływane były spośród członków rady komisje stałe i doraźne. Magistrat, organ zarządzający i wykonawczy gminy miejskiej, składał się z burmistrza i jego zastępcy oraz 3 ławników, wybieranych przez radę miejską. Magistrat (zarząd miejski) wykonywał wszelkie uchwały rady, przygotowywał preliminarze budżetowe i przedkładał je radzie do zaakceptowania. W okresie okupacji hitlerowskiej działalność administracji regulowało rozporządzenie okupanta o odbudowie administracji okupowanych polskich obszarów z dnia 26 października 1939 r. Rozporządzenie z 28 listopada 1939 r. dotyczyło gmin polskich, utrzymano stanowisko prezydenta, jako kierownika urzędu. Po 1944 r., na podstawie ustawy z 11 września 1944 r. o organizacji i zakresie działania rad narodowych utworzone zostały miejskie rady narodowe (art. 2.1.). organem wykonawczym był zarząd miejski składający się z burmistrza i jego zastępcy oraz 3-6 członków, wybieranych przez radę miejską.