W zespole znajdują się najcenniejsze materiały źródłowe obrazujące główne i najważniejsze problemy Wielkopolski w okresie zaboru pruskiego, zwłaszcza z pierwszej połowy XIX wieku /do powstania styczniowego/. Z drugiej połowy XIX i z początków XX wieku zachowało się stosunkowo niewiele akt. Do najważniejszych należą materiały mówiące o organizacji Wielkiego Księstwa Poznańskiego, zwłaszcza w początkowym okresie jego istnienia, kiedy organizowano tu władze prowincjonalne, rejencje, powiaty i gminy. Łączy się z tym materiał dotyczący ustalenia granicy Wielkiego Księstwa z Królestwem Polskim., w dziale spraw wojskowych znajdują się materiały na temat przekształcenia miasta w twierdzę. Sporo teczek akt poświęconych jest sprawie przedstawicielstwa ludności w tzw. sejmiku prowincjonalnym. Są to zarządzenia, korespondencja, wykazy członków, listy wyborców itp. Podobne materiały zachowały się w zakresie wyborów do pruskiej Izby Poselskiej i Izby Panów. Obszerny dział zawiera archiwalia obrazujące organizację policji, sądownictwa i więziennictwa, jak również działalność tych organów. Składają się na nie głównie korespondencja, raporty i sprawozdania. W zespole bogato są reprezentowane zagadnienia walk narodowo – wyzwoleńczych w XIX wieku, zwłaszcza udział Wielkopolan w powstaniu listopadowym, wydarzeniach z 1848 roku i powstaniu styczniowym. Są tu liczne sprawozdania, raporty policyjne, wykazy uczestników, a przede wszystkim zachowała się obszerna korespondencja władz różnych szczebli. Z zagadnieniami tymi łączy się nadzór nad emigrantami politycznymi, śledzenie ich ruchu i działalności. Zachowały się także materiały obrazujące powyższe zagadnienia na terenie Królestwa Kongresowego, Galicji i Krakowa oraz Pomorza i Śląska. Trzeba też wspomnieć o licznych tajnych organizacjach polskich, zwłaszcza o lewicowym Związku Proletariuszy, zorganizowanym i kierowanym przez księgarza Walentego Stefańskiego. W aktach tych znajdują się też informacje o działalności rewolucjonistów takich jak np. Edward Dembowski. Tutaj tez wymienić należy materiały na temat działalności tak znanych Wielkopolan jak Karol Libelt, Józef Morawski czy Ryszard Berwiński, Karol Marcinkowski i inni. Kilkadziesiąt poszytów zawiera materiały źródłowe na temat cenzury i nadzoru nad polską prasą i polskim piśmiennictwem. Są to zarządzenia władz w sprawie zorganizowania, kompetencji i toku postępowania w zakresie cenzury, zgłoszeń zamiaru wydawania czasopism, korespondencja w sprawie zakwestionowanych artykułów i druków. Na uwagę zasługują zwłaszcza spory cenzury z wydawcą Walentym Stefańskim oraz z redaktorem Andrzejem Woykowskim. Bogato reprezentowane są sprawy poszczególnych powiatów. Zachowały się tu sprawozdania landratów z lat 1830 – 1840, omawiające wszystkie najważniejsze zagadnienia i wydarzenia w danym powiecie. Dużą wartość mają materiały na temat uwłaszczenia chłopów. Są to nie tylko materiały normatyczne i sprawozdawczość, ale również skargi i zażalenia chłopów poszkodowanych w trakcie postępowania uwłaszczającego. Trzeba też zwrócić uwagę na dział obejmujący akta w sprawach poszczególnych miast. Dotyczą one ustroju miast, nadawania miastom tzw. Ordynacji, odbierania praw miejskich miastom, które spadły do rzędu wsi, zniesienia ciężaru i przywilejów feudalnych, urzędników miejskich, finansów oraz utrzymania spokoju i porządku w miastach. W zespole zachowało się wiele materiałów do dziejów rolnictwa. Obok wspomnianych wyżej spraw uwłaszczenia chłopów zachowały się materiały na temat zadłużenia wielkiej własności ziemskiej /tzw. landszaftu/, techniki i metod gospodarowania na roli, zmian w zakresie systemu gospodarowania /przejście z trójpolówki do płodozmianu/, hodowli, leśnictwa, budownictwa wiejskiego itp. Wspomnieć też trzeba o gospodarstwach wzorowych, poletkach doświadczalnych, pokazach narzędzi i wystawach różnego rodzaju, jak również o piśmiennictwie z zakresu rolnictwa. Znajdują się także liczne informacje o różnych stowarzyszeniach i organizacjach rolniczych. Osobna grupę stanowią akta z materiałami do dziejów i gospodarki majątków państwowych. Podobnie obszerny dział stanowią materiały źródłowe dotyczące przemysłu, dróg komunikacyjnych, handlu i zagadnień finansowych. Są to różne zarządzenia, sprawozdania, statystyki i korespondencja władz. Informują one m.in. o upadku sukiennictwa wielkopolskiego, rozwoju nowych gałęzi produkcji, postępie technicznym w przemyśle /wprowadzenie maszyny parowej/, wytwarzaniu się i organizowaniu klasy robotniczej. W tym dziale zachowały się też akta dotyczące ujednolicenia systemu monetarnego oraz miar i wag. Na uwagę zasługują akta na temat powstania pierwszych banków i kas oszczędności. W zakresie handlu zachowały się materiały o organizacji targów i jarmarków. Jeśli chodzi o drogi komunikacyjne, to przede wszystkim wymienić trzeba akta dotyczące żeglugi na Warcie i Noteci oraz regulacji rzek i budowy dróg bitych, łączących większe ośrodki na terenie Wielkopolski. Na szczególną wzmiankę zasługują akta zawierające materiały na temat budowy linii kolejowych w połowie XIX wieku. Z rozwojem handlu duży związek miała też rozbudowa usług i zakresu działalności poczty, co w aktach również znajduje odpowiednie odbicie. Dużą grupę akt obejmują sprawy szkół i kościołów. Zachowały się akta w sprawie nadzoru nad szkolnictwem podstawowym i średnim. Jeśli chodzi o kościoły, to są to sprawy utrzymania i obsadzania kościołów katolickich duchownymi. Szczególnie dużo tych materiałów dotyczy okresu tzw. walki o kulturę /Kulturkampf/. Są to zachowane też akta w sprawie likwidacji klasztorów w pierwszej połowie XIX wieku. W dziale nauki i sztuki znajdują się akta w sprawie założenia Biblioteki Miejskiej Publicznej im. E. Raczyńskiego w Poznaniu, starań o zorganizowanie uniwersytetu w tym mieście oraz kilku stowarzyszeń naukowych /m.in. w Międzyrzeczu/ a przede wszystkim działalności w zakresie wybudowania nowego teatru miejskiego w Poznaniu. Dział sanitarny zawiera materiały na temat zwalczania zaraźliwych chorób /cholera/ utrzymywania zakładów dla głuchoniemych, niewidomych i umysłowo chorych oraz stowarzyszeń i instytucji dobroczynnych /domy starców, szpitale, domy dla osób pozostających bez opieki/. Dużą wartość naukową mają materiały zebrane w dziale statystyki. Są to głównie statystyki z pierwszej połowy XIX wieku, obrazujące przede wszystkim sytuację w zakresie zaludnienia Wielkopolski oraz w zakresie rzemiosła, przemysłu i handlu a także rolnictwa /hodowla/. Oprócz statystyk dających ogólne informacje o niektórych powiatach, zachowało się też wiele statystyk szczegółowych dla poszczególnych miast o obwodów gminnych. Akta w dziale finansów i spraw urzędniczych mówią głównie o popieraniu niemczyzny i germanizowaniu Wielkopolski przez władze pruskie w XIX oraz na początku XX wieku.

Kongres Wiedeński w swoich końcowych postanowieniach z dnia 9 czerwca 1815 roku orzekł, że Wielkopolska ma być przyłączona do państwa pruskiego. Już podczas obrad kongresu książę Antoni Radziwiłł mianowany został namiestnikiem króla pruskiego w tej dzielnicy, a patent królewski o przyjęciu Wielkopolski ogłoszony został w dniu 15 maja 1815 roku. W końcu maja tegoż roku cała dzielnica zajęta została przez wojsko pruskie pod dowództwem generała von Thümena. Ostatniego maja zjawił się w Poznaniu Zerboni di Sposetti, wyznaczony przez króla na stanowisko naczelnego prezesa. W związku z reformami Steina i Hardenberga, władze pruskie wprowadziły nowy ustrój władz administracyjnych. Wielkie Księstwo Poznańskie – jak odtąd do połowy XIX wieku nazywano Wielkopolską – stanowiło osobną prowincję, podzieloną na dwie rejencje, poznańską i bydgoską, które z kolei dzieliły się na powiaty. Podział prowincji na powiaty ustalony został w roku 1818 i przetrwał do roku 1887, kiedy w celu wzmocnienia władzy administracyjnej liczbę powiatów znacznie zwiększono przez podział szeregu powiatów o dużym obszarze. Na podstawie rozporządzenia, wydanego już w roku 1808, na czele prowincji stał naczelny prezes /Oberpräsident/. Zakres jego działania regulowała instrukcja służbowa z 1817 roku. Naczelny prezes nie miał stanowić instancji pośredniej między ministerstwami i rejencjami, lecz pod własną odpowiedzialnością prowadził zlecone mu sprawy jako specjalny komisarz ministerstwa. Sprawował on jednak nadzór i ścisłą kontrolę nad działalnością rejencji tak dalece, że nawet wnikał w szczegóły urzędowania, przede wszystkim w sprawach podatkowych i zarządu majątkiem państwowym. W roku 1825 stanowisko naczelnych prezesów jako komisarzy zostało dokładnie określone. Rozszerzona została ich samodzielność decyzji w sprawach specjalnie im przekazanych. Uznano ich też wtedy za instancję wyższą w stosunku do rejencji, a więc pośrednią między ministerstwami i rejencją. Do specjalnej kompetencji naczelnych prezesów zaliczano sprawy reprezentacji stanowej, konflikty kompetencyjne między urzędami niższego szczebla, oraz wszystkie takie sprawy, które przekraczały zasięg działalności rejencji /np. sprawy prowincjonalnych zakładów leczniczych, zarządzanie kordonów na wypadek zarazy, regulacja rzek, budowa dróg ważnych dla prowincji/, jak również wykonywanie praw nadzoru w stosunku do katolików. Uprawnienia naczelnych prezesów zostały rozszerzone w roku 1845 przez oddanie im prawa udzielania koncesji w zakresie handlu i przemysłu. W roku 1853 ustawa gminna nadała im prawo rozstrzygania prawie we wszystkich sprawach gminnych. Oddano im też pod nadzór różne zakłady, jak np. domy poprawcze, zakłady dla umysłowo chorych itp. Naczelnemu prezesowi podlegali prezesi rejencji, prowincjonalne dyrekcje skarbowe oraz komisja generalna do spraw uwłaszczania chłopów. Jemu też oddano nadzór nad funkcjonowanie urzędników, odbieranie od nich zażaleń i przewodniczenie w konsystorzu do spraw ewangelickich oraz w kolegium medycynalnym. Do 1833 roku naczelny prezes był też równocześnie prezesem rejencji znajdującej się w jego siedzibie, czyli Rejencji Poznańskiej. Ustawa w roku 1883 ustanowiła przy naczelnym prezesie radę prowincjonalną /Provinzialrat/ oraz powołała wydział prowincjonalny /Provinzialausschuss/. Były to organy samorządowe. W Wielkopolsce zaczęły one działać w 1889 roku. Niewiele można powiedzieć o organizacji wewnętrznej urzędu naczelnego prezesa. W literaturze niemieckiej, najbardziej przecież miarodajnej, nie ma na ten temat żadnej wzmianki. Jest możliwe, że podobnie jak to było w innych analogicznych urzędach, np. w Pile, podział wewnętrzny ograniczał się do przydziału spraw ad personam poszczególnym urzędnikom. Zachował się wykaz tego rodzaju przydziału czynności z roku 1834. Wszystkie załatwiane przez urząd naczelnego prezesa sprawy podzielone były na 16 grup. Były to, np. sprawy reprezentacji stanowej, duchowieństwa katolickiego, klasztorów, policji przemysłowej, policji bezpieczeństwa, wojskowe, skarg na działalność Komisji Generalnej, wykupu ziemi dla państwa, ubezpieczenia od ognia, cenzury, itp. Każda grupa przydzielona była do załatwiania jednemu lub więcej urzędnikom. Nie jest wykluczone, że analogiczna struktura organizacyjna utrzymała się do końca działalności urzędu. Wspomniany wyżej urząd namiestnika króla pruskiego w Wielkim Księstwie Poznańskim nie odegrał poważniejszej roli. Zadaniem namiestnika było pośredniczenie między ludnością Księstwa a królem. Miał on zatem funkcje czysto polityczne i reprezentacyjne. Żadnego udziału w administrowaniu prowincją mu nie przyznano. Namiestnikiem, jak o tym była mowa, był Polak, książę Radziwiłł. Kiedy w roku 1830 zrezygnował on ze swojej funkcji, nowy namiestnik nie został mianowany i urząd ten tym samym przestał istnieć. (na podst; wstępu do inwentarza S. Nawrockiego).

W zespole zmikrofilmowano 8158 j.a. o sygn.: 1029 (nr O 59883), 2230-3197 (nr O: 30085-31052), 3198 (nr O 31053), 3199 (nr O 31053A), 3200-3817 (nr O: 31054-31671), 3818-4333 (nr O: 31674-32189), 4665-4752 (nr O: 32521-32608), 4761-4843 (nr O: 32617-32699), 4844-4912 (nr O: 32713-32781), 4931-5077 (nr O: 32800-32946), 5087-5127 (nr O: 32956-32996), 5133-5165 (nr O: 33002-33034), 5175-5309 (nr O: 33044-33178), 5310-5372 (nr 33180-33242), 5376-5463 (nr O: 33246-33333), 5464 (nr O 33333A), 5465-5665 (nr O: 33334-33534), 5666 (nr 33534A), 5667-8080 (nr O: 33535-35958), 8081 (nr O 35958a), 8082-8334 (nr O: 35959-36211), 8336-10500 (nr O: 36213-38377), 10501-10763 (nr O: 46261-46523), 10793 (nr 0 72694), 10794 (nr 0 72732), 10795 (nr 0 72867), 10796 (nr 0 72933), 10797 (nr 0 73045), 10798 (nr 0 73057), 10799 (nr 0 73355), 10800 (nr 0 73420), 10801 (nr 0 73453), 10802 (nr 0 73537). Braki wymienione w protokole skontrum z 1995 r. to 7 j.a. o sygn.: 608, 1217, 1947, 3101, 7449, 7668, 7816. Wymienione braki są doliczone do rozmiaru zespołu.