Zespół składa się z czterech introligatorskich tek albumowych o wymiarach 325 x 430 mm. oraz czterech egzemplarzy katalogu o formacie folio o wymiarach 305 x 406 mm. Fotografie w pierwszym pudle odnoszą się do pozycji 1-126 w katalogu (malarstwo), w drugim pudle - do pozycji 127-240 (malarstwo i rzeźba), w trzecim pudle - do pozycji 241-359 (rzeźba i rzemiosło artystyczne) oraz te w czwartym - do numerów 363-511 (rzemiosło artystyczne, gobeliny, ornaty, broń) [z uzupełnieniem do 521]. Odbitki naklejono całą powierzchnią na awersach kart, pod każdym widnieje numer mówiący o tym, którego zabytku z katalogu jest to przedstawienie. Katalog zawiera 521 numerowanych not odnoszących się z reguły do poszczególnych dzieł, choć w pewnych przypadkach obejmujących także grupy obiektów, np. garnitury mebli, serwisy stołowe, kolekcje monet i medali. W opisach uwzględniano nazwę lub nazwisko ostatniego właściciela. Chociaż noty nie są podpisane, zamieszczono nazwiska twórców katalogu i współpracowników naukowych. W notach umieszczono numery tablic, na których znajdowały się zdjęcia. Nie wszystkie obiekty zostały sfotografowane, a inne mają więcej niż jedną fotografię. Na pierwszym egzemplarzu po lewej stronie większości haseł umieszczono notatki ze skrótem „BA.” – Berliner Ausstellung i numerem skrzyni, do której obiekt został zapakowany. Po prawej stronie przy każdym haśle podana została strona (numer) wykazu dzieł sztuki zabezpieczonych przez niemiecką administrację łamany przez pozycję w spisie. Na drugim egzemplarzu inwentaryzatorzy zatrudnieni w składnicy akt nanosili informacje o powrocie zabytku do składnicy i wysłaniu do właściciela. Dwa kolejne egzemplarze nie mają adnotacji.

Dr Kajetan Mühlmann (1898–1958), austriacki historyk sztuki, Sturmbannführer w służbie SS, specjalny pełnomocnik do zabezpieczenia dzieł sztuki w Generalnej Guberni. Za ową akcję zabezpieczenia, a także wybór najważniejszych zabytków był odpowiedzialny wraz ze współpracownikami: Gustawem Barthelem, Erykiem Meyer-Heisigiem, Güntherem Otto z Wrocławia, Antonim Klausem i Karolem Polhammerem z Wiednia oraz Wernerem Kudlichem i Rudolfem Prihoda z Opawy, a także Josefem Mühlmannem (brat). Historycy sztuki, którzy opracowali zabytki to Dagobert Frey z Wrocławia, Kurt Dimmer z Berlina oraz Jan Demel, Artur Haberlandt, Edward Holzmair, Josef Mader i Leopold Ruprecht z Wiednia. Konserwatorzy: Edward Knesich oraz Ingeborg Spann. Z Wiednia sprowadzono zaufanego fotografa Juliusa Scherba. Zatrudniono również krakowskiego fotografa Stanisława Kolowcę. Mühlmann od młodości czynny w ruchu narodowosocjalistycznym, pełnił on w Austrii po Anschlussie nadzór nad zagrabionymi dziełami sztuki. Po dymisji z tego stanowiska Hermann Göring powierzył mu misję wyszukiwania i zabezpieczania skarbów sztuki na okupowanych terenach polskich. 09.10.1939 otrzymał specjalne pełnomocnictwo do realizacji nowych zadań, konieczne środki i tytuł „Sonderbeauftragte für die Erfassung und Sicherung der Kunstund Kulturschätze im Generalgouvernement für die besetzten polnische Gebiete”. 16.10.1939 Mühlmann przybył do Krakowa by zorientować się co do wawelskich budynków oraz mebli, a także możliwości przygotowania zamku na rezydencję stałą generalnego gubernatora i czasową Hitlera. 15.01.1940 podpisał „Pierwszy przepis wykonawczy dla rozporządzenia z 16 grudnia 1939 o konfiskacie przedmiotów sztuki w Generalnym Gubernatorstwie”. Przed transportem zabytków do Berlina, chciał by zostały opracowane i zapakowane w Krakowie i w tym celu zorganizował przyjazd swoich współpracowników (wymienieni powyżej), gdyż nie chciał powierzyć zagrabionych dzieł sztuki polskim naukowcom. Mühlmann chciał przygotować w Berlinie wystawę zagrabionych obiektów, by otworzyć sobie w ten sposób drogę do nowych zadań. Przygotowania nie były ukończone do początku marca 1940, jak założono i ostateczny meldunek o gotowości złożył Mühlmann 17.06.1940. Hans Frank mianował Mühlmanna kierownikiem utworzonego przez niego w lipcu 1942 Urzędu Ochrony Zabytków Sztuki Dawnej, podporządkowanego rządowi GG. Dopuścił się jednak dużych zaniedbań na swoim stanowisku. Spowodował straty w zasobach, gdyż były one przechowywane w złych warunkach, samodzielnie dysponując nimi i przekazując różnym osobom w Polsce i w Rzeszy. 01.10.1943 nastąpiło formalne przejęcie od Mühlmanna „zabezpieczonych” dzieł sztuki przez Wilhelma Ernsta von Palézieux.

Zespół wprowadzono do ZoSIA na podstawie artykułu z 2022 r. "Składnica (składnice) zagrabionych i przemieszczanych dóbr kultury na Wawelu" Haliny Billik (Archiwum Zamku Królewskiego na Wawelu - Państwowe Zbiory Sztuki) oraz informacji zawartych w zakładce Projekt Straty Wojenne/Archiwalia na stronie internetowej Zamku Królewskiego na Wawelu [dostęp: 19.04.2024]. Ewidencja w ZoSIA oraz opracowanie uzupełniające: Iga Wadowska (Archiwum Zamku Królewskiego na Wawelu - Państwowe Zbiory Sztuki)