I. Dział Ogólno-organizacyjny (sprawozdania z działalności Wydziału Powiatowego w Krakowie, sprawy organizacyjne wydziału, sprawy osobowe ogólne i akta personalne pracowników wydziału i samorządowych, kontrole wewnętrzne i władzy nadzorczej, administracja majątkiem samorządu, organizacja i statuty powiatowych ośrodków zdrowia i prewentorium, akta dot. organizacja i przebiegu wyborów) 1940-1949 (sygn WPKr II 1-12) II. Dział finansowo-gospodarczy (budżety i sprawozdania rachunkowe Powiatowego Związku Samorządowego, dochody samorządu - sprawozdania podatkowe, akcje ściągania zaległych świadczeń, komisyjne ustalanie gruntów zabranych; wydatki i subwencja dla związków samorządowych, szkody wojenne samorządu terytorialnego - korespondencja, statystyki) [1938] 1945-1950 (sygn. WPKr II 13-24) III. Dział ogólnej polityki komunalnej (sprawy budowy szkół, projekty) 1945-1949 (sygn. WPKr II 25-29) IV. Dział nadzoru nad gminami (inspektor samorządu gminnego - plany i sprawozdania materiały z kontroli; powoływanie gminnych organów ustrojowych; ewidencja miast, gmin i gromad; zmiany granic gmin; ewidencja i akta personalne wójtów, sekretarzy, sołtysów i innych pracowników gmin; protokoły z wyborów gminnych; skargi i zażalenia, organizacja urzędów - statuty, sprawy osobowe pracowników - statuty stanowisk, akta personalne; budżety gminne i gromadzkie, sprawozdania; kredyty; sprawy dot. administrowania majątkiem gmin - sprzedaż gruntów; nadzór budowlany - projekty, różne budowy) 1945-1950 (sygn. WPKr.II 30-118) V. Sprawy personalne pracowników samorządu terytorialnego powiatu krakowskiego 1945-1950 (sygn. WPKr. II 119-120)

Powołany w oparciu o dekret PKWN z 23.11.1944 r. samorząd powiatowy zajmował się głównie sprawami własnego majątku, gospodarczymi szkół, popieraniem rolnictwa, przemysłu i handlu w powiecie. Radom narodowym powierzono funkcje kolegialnych ciał samorządowych, podejmujących uchwały w sprawach budżetu i majątku samorządowego. Uchwały PRN podlegały zatwierdzeniu przez Prezydium WRN w Krakowie. Z kolei prezydium PRN zatwierdzało uchwały rad narodowych niższych szczebli. Organem wykonawczym powiatowego związku samorządowego był Wydział Powiatowy z przewodniczącym - starostą powiatowym - na czele. Wydział Powiatowy zarządzał wszystkimi sprawami samorządowymi w powiecie, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych dla PRN i jego prezydium. Układał budżet, załatwiał konkretne sprawy z zakresu majątku powiatowego. Był organem nadzorczym dla zarządów miejskich i gminnych w powiecie. Uchwały Wydziału Powiatowego zatwierdzało Prezydium PRN. Odrębność aparatu biurowego Wydziału Powiatowego w Krakowie została zniesiona na podstawie okólnika Ministerstwa Administracji Publicznej z 12.02.1947 r. W starostwach powiatowych powstały działy samorządowe z sekretarzami wydziałów powiatowych na czele. Pisma załatwiane w ramach działu samorządowego danego starostwa były nadal firmowane przez wydział powiatowy i podpisywane przez starostę w imieniu wydziału powiatowego. Wydział Powiatowy w Krakowie był podzielony na 5 referatów, zgodnie z ustalonym w 1945 r. podziałem zakresu rzeczowego działów samorządowych. Taki podział utrzymał się, aż do likwidacji samorządu terytorialnego w 1950 r. Z chwilą zniesienia odrębności kancelaryjnej wydziałów powiatowych w 1947 r., przy powiatowych radach narodowych w województwie krakowskim powstały odrębne biura. W Krakowie biuro przy PRN utworzono z połączenia dotychczasowego sekretariatu PRN i dotychczasowej kancelarii Wydziału Powiatowego. Taki stan rzeczy przetrwał do połowy 1950 r., kiedy w oparciu o ustawę z 20.03.1950 r. o terenowych organach jednolitej władzy państwowej rzeczowym o rozpoczęło działalność Prezydium PRN w Krakowie jako jednolity organ władzy i administracji państwowej.