1) Akta urodzeń (57 j.a.; 1878-1920). 2) Akta małżeństw (53 j.a.; 1878-1919). 3) Akta zgonów (62 j.a.; 1878-1935). 4) Pomoce kancelaryjne: skorowidz urodzeń, małżeństw i zgonów (1 j.a.; 1878-1892).

Urzędy stany cywilnego w Prusach wprowadzono na mocy ustawy z 9 marca 1874 r. o prowadzeniu rejestrów stanu cywilnego i zawieraniu małżeństw (obowiązującej od 1 października t.r.). Wprowadzała ona w Królestwie Pruskim powszechną i świecką rejestrację urodzeń, małżeństw oraz zgonów, którą powierzono specjalnym urzędnikom stanu cywilnego (Standesbeamte), mianowanym i nadzorowanym przez władze administracyjne. Całe państwo pruskie podzielono na obwody (Standesamtsbezirke), obejmujące jedną lub kilka gmin, w zależności od gęstości zaludnienia. Akta stanu cywilnego rejestrowano w trzech osobnych rejestrach (urodzeń, małżeństw i zgonów) w dwóch egzemplarzach. Pierwopis (Haupt-Register) zostawał w USC, wtóropis (Neben-Register) przekazywano na przechowywanie do właściwego Sądu Obwodowego (Amtsgericht). W okresie zaboru pruskiego i okupacji hitlerowskiej księgi prowadzone były w języku niemieckim, a w okresie międzywojennym po polsku. Na podstawie przepisów niemieckich, uzupełnianych w okresie międzywojennym przez rozporządzenia i interpretacje polskich władz państwowych, urzędy stanu cywilnego na terenie b. zaboru pruskiego działały aż do końca 1945 r. Dopiero dekret z 25 września 1945 r. "Prawo o aktach stanu cywilnego" (obowiązujący od 1 stycznia 1946 r.) wprowadził świecką rejestrację stanu cywilnego oraz urzędy stanu cywilnego w całej Polsce. Urząd Stanu Cywilnego w Świbie (Standesamt Swiba) powstał na mocy rozporządzenia Nadprezydenta Rejencji Poznańskiej z 13 grudnia 1877 r., rozpoczynając działalność z dniem 1 stycznia 1878 r.