Stan oraz stopień zachowania akt Książnicy Miejskiej im. Mikołaja Kopernika w Toruniu pozwalają na odtworzenie działalności organizacji oraz zobrazowania wypełnianych funkcji. Obecne są różne informacje o organizacji i funkcjonowaniu biblioteki, przyrastaniu zbiorów oraz rozwoju czytelnictwa. Dokumentacja została podzielona na serie i podserie odpowiadające strukturze organizacyjnej Książnicy Miejskiej. Akta zgrupowane w serii I przynależne do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów z lat 1930-1980 zawierają pomoce ewidencyjne zasobu własnego Biblioteki i Towarzystwa Naukowego w Toruniu, protokoły z kontroli księgozbioru i ubytków oraz zamówienia na nowe książki. Bardzo ważną jednostką, której zawartość przyczyniła się do odzyskania starodruków zrabowanych przez Niemców jest spis rękopisów i książek z 1944 roku. Materiały archiwalne przypisane do Działu Udostępniania Zbiorów Biblioteki Głównej z lat 1923-1976 (seria II) obrazują funkcjonowanie czytelni i wypożyczalni, w szczególności w okresie międzywojennym oraz częściowo podczas II wojny światowej. Informacje o liczbie odwiedzin i wypożyczeń w okresie Polski Ludowej zawarte są w dokumentacji statystycznej. W powyższej serii zgromadzone zostały również akta przedstawiające funkcje popularyzatorską i edukacyjną. Warta uwagi jest zwłaszcza dokumentacja wystaw w pełni obrazująca te pole działalności. W serii III Działu Sieci Placówek Terenowych z lat 1947-1977 liczną część akt stanowią pomoce ewidencyjne szeregu filii dla dorosłych oraz Centralnej Wypożyczalni Kompletów. Zachowane dzienniki biblioteki dla dzieci są materiałami statystycznymi dziennych wypożyczeń i odwiedzin w czytelni. Ciekawymi materiałami są akta nadzoru nad bibliotekami zakładowymi przy dużych przedsiębiorstwach funkcjonujących w Toruniu. Ostatnia seria akt Działu administracyjno-gospodarczego z lat 1922-1977 zawiera najważniejsze materiały do historii Książnicy oraz rozwoju kultury bibliotecznej w Toruniu. Archiwaliami stanowiącymi fundament instytucji są umowy z Towarzystwem Naukowym w Toruniu, Coppernicus-Verein oraz Kuratorium Okręgu Szkolnego Pomorskiego. W pierwszej podserii obecne są również liczne akty normatywne i organizacyjne, w tym warte uwagi archiwalia odzwierciedlające wieloletnie starania o nowy gmach dla Biblioteki. W osobnych podseriach zgromadzona została niemal kompletnie zachowana dokumentacja finansowa, planistyczna i statystyczna oraz kadrowa. Wyjątkową wartość posiada podseria akt Kuratorium Książnicy z lat 1922-1948. Ze względu na zakres kompetencji organu zgromadzona dokumentacja w postaci protokołów zebrań i korespondencji, stanowi bardzo ważne źródła do badań nad odradzaniem się polskiej kultury w Toruniu po odzyskaniu niepodległości. Korespondencja zgrupowana w ostatniej podserii z lat 1923-1937 bardzo dobrze obrazuje aspekty funkcjonowania Książnicy. Znaleźć w niej można informacje dotyczące korzystania z zasobu, nabytków, wypożyczeń międzybibliotecznych, spraw pracowniczych, zaopatrzenia materiałowego oraz stanu gmachu przy ul. Wysokiej 16. Bardzo interesujące są materiały dotyczące opiniowania przez dyrektora Zygmunta Mocarskiego przepisów normujących funkcjonowanie bibliotek w Polsce oraz egzemplarza obowiązkowego. Obecna jest również korespondencja dotycząca prób odzyskiwania cennych woluminów przywłaszczanych przez nieuczciwych czytelników oraz kierowana do czołowych przedstawicieli życia umysłowego II Rzeczypospolitej. Analogiczny rodzaj dokumentacji z lat 1940-1944 nie jest już tak bogaty informacyjnie.

Odzyskanie przez Polskę niepodległości zapoczątkowało odradzanie się polskiej administracji. W Toruniu, który stał się stolicą nowego województwa pomorskiego, zaczęto lokować liczne instytucje administracyjne, sądowe i wojskowe, dążono również do rozwoju sfery kulturalnej i naukowej. Stać się to miało m.in. dzięki utworzeniu dużej biblioteki. Idea powstania biblioteki naukowej w Toruniu sięga końca XIX wieku. Planowano wówczas powołanie placówki gromadzącej zasób niemieckiego towarzystwa Coppernicus – Verain für Wisenschatf und Kunst (dalej: CV) oraz miasta Torunia. Z kolei w 1918 roku zamierzano utworzyć bibliotekę z połączenia części księgozbiorów biblioteki gimnazjalnej oraz Thorner Stadtbücherei istniejącej formalnie od 1914 roku, gromadzącej zasób towarzystwa CV, miejskiej biblioteki nauczycielskiej i biblioteki miasta Torunia [Tomkowiak, 2019, s. 239-240]. Potrzebę utworzenia jednej biblioteki naukowej dostrzegł Otton Steinborn. Jako członek Rady Miasta (w latach 1921-1933), komisaryczny burmistrz Torunia (w latach 1920-1921) oraz bibliotekarz Towarzystwa Naukowego w Toruniu miał duży wpływ na powołanie do życia nowej instytucji [Tomkowiak, 1998, s. 85-86]. Za oficjalną datę powstania Książnicy Miejskiej przyjmuje się 19 lutego 1923 roku, w dniu 450 rocznicy urodzin Mikołaja Kopernika. Pierwotny zbiór biblioteki składał się ze scalonych czterech odrębnych księgozbiorów: biblioteki Rady Miasta, Biblioteki Gimnazjalnej oraz księgozbiorów niemieckiego towarzystwa CV i polskiego Towarzystwa Naukowego w Toruniu (dalej: TNT). Placówka została otwarta dla publiczności 10 grudnia tego roku [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 263, s. 93; Tomkowiak, 2019, s. 237]. Scalanie zbiorów nowo powstałej instytucji było procesem rozciągniętym w czasie. Pierwszą częścią był księgozbiór Rady Miasta. Biblioteka zwana również radziecką, funkcjonowała jako podręczny księgozbiór toruńskich rajców miejskich. Dokładna data jej utworzenia nie jest znana. Pewne jest, że funkcjonowała przed 1594 rokiem, czyli przed założeniem Biblioteki Gimnazjalnej, do której trafiły jej najwcześniejsze zbiory [Mocarski, 1934, s. 51; Tomkowiak, 2019, s. 249]. Rada jednakże nie zrezygnowała z tworzenia nowego podręcznego księgozbioru. W skutek pożaru ratusza w 1703 roku biblioteka uległa zniszczeniu. Ponownie narastające w XVIII wieku zbiory, znacznie powiększone w 1745 roku dzięki przekazaniu własnego księgozbioru przez Pawła Düsterwalda, uzyskały charakter regionalny i użyteczny dla administracji miejskiej [Mocarski, 1934, s. 51, 123-124]. Przez okres zaborów zbiór znacząco się zwiększył, bowiem w momencie przekazania do Książnicy księgozbiór liczył 25 tys. tomów [Tomkowiak, 2019, s. 251]. Przejęcie przez Bibliotekę księgozbioru TNT, powstałego wraz z Towarzystwem w 1875 roku, nastąpiło na podstawie umowy z 18 maja 1922 roku [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 133]. Natomiast zasób CV, funkcjonującego od 1853 roku, liczącego 6,6 tys. tomów trafił w wyniku zawarcia umowy z 15 marca 1923 roku. W obu przypadkach stroną przejmującą zasoby towarzystw jako depozyty był Magistrat miasta Torunia. Księgozbiory miały stanowić odrębną cześć zbiorów Książnicy [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 133; Tomkowiak, 2019, s. 255; Niedzielska, 1983, s. 143]. Ostatnią częścią księgozbioru był zasób Biblioteki Gimnazjalnej. Powstanie jej datuje się na 1594 rok, kiedy to na bazie gimnazjum miejskiego utworzono Gimnazjum Akademickie. Pierwszy jej zbiór tworzył były franciszkański księgozbiór, do którego dołączono książki ze wspomnianej wyżej biblioteki radzieckiej [Mocarski, 1934, s. 51]. Zbiory wzbogacane były darami od obywateli toruńskich oraz egzemplarzem każdego druku wydanego przez miejską oficynę drukarską. Księgozbiór został przekazany do Książnicy Miejskiej na podstawie umowy z 4 października 1923 roku podpisanej między Magistratem miasta Torunia a Kuratorium Okręgu Szkolnego Pomorskiego. W 1923 roku nie przekazano jednak całości księgozbioru. Kolejne fragmenty zasobu trafiły do Książnicy w 1924 i 1938 roku. W momencie przekazania zasób biblioteki liczył około 30 tys. Tomów [Tomkowiak, 2019, s. 244, 248-249]. Na siedzibę Książnicy Miejskiej obrano budynek tzw. „Muzeum” przy ulicy Wysokiej 12 (później 16). Gmach z 1881 roku powstał z inicjatywy prezesa TNT Ignacego Łyskowskiego. Przez wiele lat służył jako siedziba licznych polskich towarzystw. Od 1919 roku w całości stał się własnością TNT [Tomkowiak, 2019, s. 286]. Książnica Miejska od momentu powstania do 1933 roku była instytucją podległą Magistratowi miasta Torunia. W 1923 roku w ramach Magistratu bezpośrednią kontrolę nad Biblioteką sprawował XV Wydział Szkolny, później Wydział Kultury i Oświaty. Od 1 stycznia 1925 roku wydzielono w ramach Wydziału agendę dla Książnicy. Kierownictwo powierzono radnemu miejskiemu Ottonowi Steinbornowi. Od 8 czerwca 1926 roku sprawy Książnicy przejął inż. Kazimierz Ulatowski, kierownik Wydziału Budownictwa. Z kolei od grudnia 1928 roku sprawami Książnicy zajmował się referat kulturalno-oświatowy Wydziału Kultury i Oświaty [AP w Toruniu, Chruściel-Bieniaszewska, 1987, s. 13; Tomkowiak, 2019, s. 298-299]. Od 13 lipca 1933 roku, w wyniku wejścia w życie Ustawy o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego, organem wykonawczym w Toruniu został Zarząd Miejski. Stosunek Książnicy do Zarządu Miejskiego normowała Ordynacja organizacyjna Zarządu Miejskiego w Toruniu z 20 grudnia 1934 roku. W myśl tego aktu Książnica wchodziła w skład Wydziału Oświaty, Kultury i Sztuki, który prowadził jej administrację. Naczelnik Wydziału uprawniony był do prowadzenia spraw budżetowych i składania sprawozdań z działalności [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 102]. Od 1 lipca 1938 roku Wydział został podzielony na 6 referatów w tym dotyczący bezpośrednio Książnicy Miejskiej [AP w Toruniu, Chruściel-Bieniaszewska, 1987, s. 14; Tomkowiak, 2019, s. 299-300]. Książnica podobnie jak inne biblioteki w Polsce podlegała merytorycznie Wydziałowi Bibliotek Państwowych (później Oddziałowi Bibliotek Państwowych) w Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego [Tomkowiak, 2019, s. 297]. W okresie dwudziestolecia międzywojennego funkcję dyrektora Książnicy piastował Zygmunt Mocarski. Wybrany w wyniku konkursu, stanowisko objął 1 czerwca 1923 roku. W 1937 roku Zarząd Miejski w Toruniu mianował go dożywotnim dyrektorem Biblioteki. Rolę tę pełnił do września 1939 roku [Tomkowiak, 2019, s. 306]. W roku wybuchu II wojny światowej personel Książnicy składał się oprócz dyrektora z pięciu osób: bibliotekarzy Zygmunta Chudzińskiego i Anny Skobejkówny, woźnej Anny Gardzielewskiej oraz Anny Ornasównej i Andrzeja Bukowskiego. Pracownicy byli zatrudnieni na etatach miejskich. Ze względu na nieliczny personel instytucja w tym okresie nie dzieliła się na komórki organizacyjne [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 11, sygn. 272, s. 107]. Książnicą kierował dyrektor wraz z Kuratorium Biblioteki, które było organem doradczym. W pierwszych miesiącach funkcjonowania Książnicy, do momentu obsadzenia stanowiska dyrektora, było ciałem kierującym Książnicą. Jego rola polegała m.in. na zatrudnianiu nowych pracowników biblioteki, zatwierdzaniu preliminarzy budżetowych czy sprawach lokalowych w siedzibie Książnicy. W skład Kuratorium wchodzili przedstawiciele instytucji, których księgozbiory scalono w 1923 roku [Tomkowiak, 2019, s. 316, 319]. Podczas okupacji niemieckiej Książnica nie zaprzestała działalności. Niemiecka nazwa funkcjonowała w dwóch wersjach: Stadtbibliothek i Stadtbücherei. Funkcję zarządcy nad zasobem sprawował krótko, przedwojenny niemiecki nauczyciel i bibliotekarz CV, Wilhelm Kerber. Od lutego 1940 roku do końca 1944 roku rolę kierownika pełnił były bibliotekarz z Uniwersytetu w Dorpacie Otto Freymuth [Zakrzewski, 1999, s. 100-101; Ciszewska, 2005, s. 74]. Zachowany z tego okresu regulamin normował przede wszystkim kwestie korzystania z zasobu bibliotecznego. Z księgozbiorów mogły korzystać osoby pochodzenia niemieckiego, które ukończyły 16 rok życia. Na podstawie sprawozdania z 1 września 1940 roku wiadomo, iż prace w Książnicy zostały wznowione przez władze niemieckie 15 lutego 1940 roku. Głównym problemem w mniemaniu nowej władzy było rozdrobnienie istniejących katalogów na poszczególne części księgozbioru [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 136]. Ewakuujący się z Torunia Niemcy wywieźli do Marburga najcenniejsze zbiory Książnicy Miejskiej. W 1947 roku dzięki staraniom Heleny Piskorskiej, kierowniczki Archiwum Miejskiego i pomocy Ottona Freymutha udało się odzyskać zrabowane zbiory [Zakrzewski, 1999, s. 113-116]. Po opuszczeniu przez Niemców Torunia, 5 lutego 1945 roku ukonstytuował się pierwszy powojenny Zarząd Miejski, którego jednym z głównych postanowień było zajęcie się Książnicą Miejską. W związku z organizującym się w Toruniu uniwersytetem, Książnica posiadająca bogate zbiory, stać się miała zapleczem naukowym dla kadry akademickiej. Koniecznym było uzupełnienie szczupłego personelu bibliotecznego. Sprzyjał temu masowy napływ do Torunia repatriantów z Wilna, w tym bibliotekarzy, wśród których był m.in. przyszły dyrektor Książnicy i Biblioteki Uniwersyteckiej Stefan Burhardt [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 13]. Pierwsze prace polegały na porządkowaniu magazynów poprzez odtworzenie układu księgozbiorów sprzed 1939 roku, badaniu strat, zajmowaniu książek niemieckich (w tym biblioteki niemieckiej tzw. Volksbucherei mieszczącej się w lokalu Pod Łukiem Cezara) i bezpańskich celem uzupełniania strat własnych, segregowaniu książek polskich zajętych przez Gestapo i zgromadzonych na parterze Książnicy w liczbie około 80 tys. egzemplarzy oraz zorganizowaniu publicznej wypożyczalni książek. Część z tych prac trwała do końca 1945 roku. W kolejnym etapie odbudowy instytucji było przystosowanie Książnicy do potrzeb nowopowstałego Uniwersytetu. Urządzono m.in. specjalną czytelnię profesorską mieszczącą się na drugim piętrze Książnicy [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 19; sygn. 143, s. 5]. Od 1945 roku obowiązywał w Książnicy nowy regulamin. Określał jednak tylko funkcjonowanie Czytelni i Wypożyczalni. Działania pozostałych komórek nie zostały opisane. Opracowanie Statutu było jednym z pilniejszych zadań. Jednakże ze względu na sytuację prawną biblioteki, która nadal funkcjonowała w oparciu o Ordynację organizacyjną Zarządu Miejskiego z 1934 roku, czekano na odgórne rozstrzygnięcie sprawy. Bezpośrednio instytucja podlegała Wydziałowi Oświaty i Kultury Zarządu Miejskiego. Ciałem opiekuńczym było Kuratorium Książnicy, w którego skład w 1946 roku wchodzili przedstawiciele Kuratorium Okręgu Szkolnego Pomorskiego, Towarzystwa Naukowego w Toruniu i Zarządu Miejskiego [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 135, 194, s. 32, 102-103]. Pierwszą strukturę organizacyjną Książnicy po okresie okupacji można próbować odtworzyć na podstawie Okólnika nr 2 z 19 czerwca 1945 roku, w którym pracownikom zostały powierzone zadania zorganizowania i prowadzenia poszczególnych działów. W owym czasie miały powstać: I. Działy specjalne (z podziałem każdego na regionalny, polonica i obcy): 1. Starodruków 2. Map i atlasów 3. Cymeliów 4. Biblioteki podręcznej Biura Katalogowego II. Dział rękopisów III. Sekretariat IV. Dział Sztuki i Muzealiów V. Magazyny ogólne książek VI. Dział Informacji VII. Dział Czasopism i Wydawnictw Ciągłych VIII. Biuro Katalogowe IX. Dział Dezyderatów X. Magazyn dubletów XI. Intendentura XII. Dział regionalny XIII. Czytelnia ogólna i naukowa Schemat ten można skonfrontować ze sprawozdaniem z 1945 roku, w którym pracownicy przypisani zostali do konkretnych komórek organizacyjnych. Brak w nim działów informacji i dezyderatów. Zostały z kolei uwzględnione działy muzyki i zakupów oraz biuro bibliograficzne. Połączono dział starodruków i cymeliów, a niektóre zmieniły nazwę jak dział map i atlasów na dział kartografii [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 143, s. 3, sygn. 194 s. 19-21]. Wydaje się, iż w początkowym okresie odbudowy Książnicy nie przywiązywano dużej wagi do sformalizowanego schematu organizacyjnego, skupiając się na przypisywaniu pracowników do konkretnych obowiązków a nie komórek organizacyjnych. Ponadto nazewnictwo działów było dosyć umowne, posługiwano się bowiem również ich synonimami. 17 kwietnia 1946 r. został ogłoszony Dekret o bibliotekach i opiece nad zbiorami bibliotecznymi. Nowy akt prawny z mocą ustawy koordynował życie biblioteczne w Polsce. Książnica jako biblioteka samorządowa zaszeregowana została do rzędu bibliotek powszechnych. Została na nią nałożona rola służenia czytelnictwu w najszerszym zakresie, wychowaniu społecznemu, kształceniu ogólnemu i zawodowemu oraz kulturalnej rozrywce wszystkich obywateli Państwa. Do wykonywania nałożonych dekretem zadań biblioteka powszechna powinna posiadać księgozbiór dla dorosłych, odrębny dla dzieci oraz czytelnie czasopism bieżących. Opierając się na powyższym Dekrecie Miejska Rada Narodowa w Toruniu Uchwałą nr 363 z 19 listopada 1947 roku uznała Książnicę Miejską biblioteką publiczną miasta Torunia. Uchwałą nr 6/26 Pomorskiej Wojewódzkiej Rady Narodowej z dnia 27 listopada 1947 roku powierzono Książnicy pełnienie zadań biblioteki wojewódzkiej. W uzasadnieniu Uchwały wspomniano o obowiązku udzielania przez biblioteki wojewódzkie pomocy organizacyjnej i instruktorskiej oraz gromadzenia pełnego piśmiennictwa z danego obszaru. O rolę biblioteki wojewódzkiej ubiegała się również Biblioteka Miejska w Bydgoszczy. Niemniej w uzasadnieniu podkreślono, iż Książnica posiadała przed wojną uprawnienia biblioteki regionalnej, z którego tytułu otrzymywała obowiązkowe egzemplarze druków dotyczących Pomorza. Rolę biblioteki wojewódzkiej pełniła do momentu utworzenia w 1950 roku Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej Województwa Bydgoskiego w Toruniu. Aby sprostać wymaganiom nałożonym przez władze centralne i miejskie, koniecznym było stworzenie sieci filii położonych w dzielnicach miasta. Proces ten rozpoczął się w 1947 roku, w którym to udało się już powołać do życia dwie filie (jedna powstała z przekształcenia samodzielnie funkcjonującej Miejskiej Czytelni Ludowej) i dwie czytelnie dla dzieci. Natomiast w centrali biblioteki wydzielono część księgozbioru określając go mianem Centralnej Wypożyczalni Kompletów, która służyła zasilaniu w książki filii oraz bibliotek związków zawodowych [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 65]. Z prawnego punktu widzenia właścicielami zbiorów Książnicy były cztery podmioty: Gmina Miasta Torunia, Kuratorium Okręgu Szkolnego Pomorskiego, Towarzystwo Naukowe w Toruniu i Towarzystwo Coppernicus-Verein. Zmiana nastąpiła w 1948 roku kiedy to decyzjami Ministerstwa Oświaty z 23 czerwca i 5 października tzw. Biblioteka Gimnazjalna, będąca dotychczas własnością Kuratorium OSP oraz księgozbiór CV zostały przekazane w posiadanie Gminie Miasta Torunia [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 87]. Ciągłej zmianie podlegała również struktura organizacyjna Książnicy. W sprawozdaniu z 1948 roku wymienionych zostało pięć działów: 1. Dział administracyjno-gospodarczy 2. Dział nowej książki 3. Dział starej książki 4. Dział uprzystępnienia książki w Centrali 5. Dział uprzystępnienia książki w terenie. W ramach ostatniego działu funkcjonowały w terenie cztery filie dla dorosłych, cztery czytelnie dla dzieci i cztery punkty biblioteczne [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 87-88]. Istotna zmiana sytuacji prawnej Książnicy nastąpiła po wejściu w życie Ustawy z dnia 20 marca 1950 roku o terenowych organach jednolitej władzy państwowej, w wyniku której zostały zniesione w Polsce samorządy terenowe, a na ich miejsce jednolitą władzę państwową objęły rady narodowe. Miejska Rada Narodowa w Toruniu przejęła władzę administracyjną 1 czerwca. Ostateczna likwidacja Zarządu Miejskiego nastąpiła z końcem roku. Książnica przestała być biblioteką samorządową, a stała się instytucją państwową [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 194, s. 105]. W pierwszej połowie lat 50-tych struktura organizacyjna Książnicy podlegała licznym zmianom. W porównaniu do okresu 1945-1950 przekształcenia miały zdecydowanie bardziej formalny charakter. Projekt schematu organizacyjnego z 1951 roku [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 7-11] — nie wprowadzony w życie — proponował następującą strukturę Książnicy: I. Dyrekcja II. Dział administracyjny III. Dział powiększania księgozbioru IV. Dział opracowania księgozbioru V. Dział zbiorów specjalnych VI. Dział udostępniania i upowszechniania zbiorów VII. Dział sieci bibliotecznej VIII. Dział konserwacji zbiorów W roku 1953 obowiązywały dwa schematy organizacyjne. Pierwszy z 14 sierpnia 1952 roku zatwierdzony uchwałą Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Toruniu (dalej: PMRN w Toruniu) był ważny do końca czerwca 1953 roku [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 7-11, sygn. 195, s. 38]. Całą instytucję nadzorował Dyrektor (zastępowany przez Wicedyrektora) zarządzający następującą strukturą: I. Oddział naukowy 1. Dział zbiorów specjalnych a. Referat rękopisów b. Referat zbiorów kartograficznych c. Referat zbiorów ikonograficznych 2. Dział książki nowej a. Referat inwentaryzacji b. Referat czasopism 3. Dział służby informacyjno-bibliograficznej a. Referat kwerend b. Referat katalogów 4. Dział czytelni głównej a. Referat magazynów i konserwacji II. Oddział oświatowy 1. Dział biblioteki dla dorosłych a. Biuro katalogowe b. Centralna Wypożyczalnia Kompletów c. Filia przykładowa nr 2 d. Filia nr 1 e. Filia nr 3 2. Dział bibliotek dziecięcych III. Oddział administracyjny a. Referat finansowy b. Sekretariat c. Intendentura Drugi schemat zaczął obowiązywać od 1 lipca 1953 roku, wprowadzony uchwałą PMRN w Toruniu z 6 czerwca 1953 roku. Główną rolą schematu organizacyjnego było zaszeregowanie poszczególnych stanowisk do grup płacowych [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 24-25, sygn. 195, s. 48]. Nie pozwala on na jednoznaczne odtworzenie struktury Książnicy. Niemniej informuje, iż w owym czasie funkcjonowały: Oddziały: 1. Naukowy 2. Oświatowy Działy: 1. Gromadzenia zbiorów 2. Opracowania książki nowej 3. Opracowania czasopism 4. Opracowania zbiorów specjalnych 5. Czytelni naukowej 6. Służby informacyjno-bibliograficznej 7. Bibliotek dziecięcych Referaty: 1. Finansowy 2. Administracyjny Już w grudniu 1953 roku dyrekcja Książnicy wnioskowała do Oddziału Kultury PMRN o zmianę obowiązującego schematu, zaznaczając jednakże, że będzie pełnił on rolę tymczasowego do czasu ukazania się odgórnego statutu bibliotek publicznych. Uchwała organu nadzorczego z 1 stycznia 1954 roku zatwierdziła nowy schemat, który przemianował oddziały na działy, a działy na oddziały, utworzył nowy oddział konserwacji i magazynów (podległy pod dział naukowy) oraz zmienił nazwy działu czytelni głównej i referatu administracyjnego na oddział udostępniania i referat gospodarczy [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 27, 30-31]. Struktura organizacyjna Książnicy w 1954 r. wyglądała następująco: 1. Dział naukowy: 1.1. Oddział gromadzenia zbiorów 1.2. Oddział opracowania 1.3. Oddział udostępniania 1.4. Oddział czasopism 1.5. Oddział zbiorów specjalnych 1.6. Oddział służby informacyjno-bibliograficznej 1.7. Oddział magazynów 2. Dział oświatowy: 2.1. Oddział bibliotek dziecięcych: I. Biblioteki dzielnicowe: Nr 1 Śródmieście Nr 2 Mokre Nr 3 Bydgoskie Nr 4 Podgórz II. Inne placówki: 1. Filia nr 5 2. Centralna Wypożyczalnia Kompletów 3. Punkty stałe: a. Rudak b. Stawki c. Bielany d. Wrzosy e. Kozackie Góry 4. Czytelnia Czasopism nr 1 5. Czytelnia Czasopism nr 2 3. Dział administracyjny 3.1. Referat finansowy 3.2. Referat gospodarczy Kolejna zmiana, tym razem narzucona odgórnie, nastąpiła 12 października 1955 roku, kiedy to Centralny Zarząd Bibliotek Ministerstwa Kultury i Sztuki ustalił tymczasową strukturę organizacyjną dla Miejskich Bibliotek Publicznych w Bydgoszczy i Toruniu [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 55]. Nowa struktura całkowicie zmieniła obowiązująca organizację biblioteki oraz pozbawiła stanowisk kierowniczych kilku bibliotekarzy. Władze Książnicy powołując się na zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki z 15 września 1955 roku, dające delegacje Prezydiom Miejskich Rad Narodowych do zmian w strukturze stosownie do potrzeb bibliotek, poprosiły PMRN w Toruniu o utworzenie następujących działów: 1. Dział administracyjno-gospodarczy 1.1. Samodzielny referat księgowości 2. Dział uzupełniania i opracowania zbiorów 2.1. Oddział uzupełniania 3. Dział udostępniania zbiorów 4. Dział zbiorów specjalnych 4.1. Oddział kartografii 5. Dział sieci placówek terenowych Zmiany zostały zatwierdzone 9 grudnia 1955 roku i funkcjonowały przez kolejnych blisko 20 lat. Pomimo braku formalnych przekształceń w strukturze, organizacja Książnicy podlegała zmianom na poziomie działalności sieci placówek terenowych. W 1954 roku funkcjonowało 19 filii i 31 punktów bibliotecznych. Te ostatnie stanowiące odrębną sieć nadzorowaną przez Centralną Wypożyczalnie Kompletów dzieliły się na prowadzone przez zakłady pracy nie posiadające własnych księgozbiorów, którym Książnica dostarczała komplety książek oraz na komitety blokowe. Z kolei dane z 1966 roku informują, iż oprócz Centrali przy ul. Wysokiej 16, funkcjonowało jedenaście filii dla dorosłych, Czytelnia Czasopism na Starym Rynku 24 oraz sześć placówek dla dzieci. Niemniej już w tym i kolejnym roku sieć miała powiększyć się o dwie nowe filie i magazyn czasopism archiwalnych. Pod nadzorem Centralnej Wypożyczalni Kompletów funkcjonowało 50 punktów bibliotecznych. W roku 1974 biblioteka posiadała już 25 jednostek organizacyjnych, tj. 14 filii dla dorosłych, 9 placówek dziecięcych i Centralną Wypożyczalnie Kompletów, pod którą podlegało 40 punktów bibliotecznych [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 65, 67, sygn. 195, s. 96-71, sygn. 197, s. 1, 35, sygn. 203, s. 1]. Do czasu kolejnego wprowadzenia zmian organizacyjnych pojawiały się, co najmniej trzykrotnie, propozycje przekształcenia istniejącej struktury. Pierwszym był (zapewne projekt) Statut Książnicy Miejskiej, stworzony po I połowie 1968 roku. Dwie kolejne propozycje (z 24.04.1971 i 18.06.1973) dostosowywały organizację instytucji do funkcjonowania w nowej siedzibie Książnicy przy ul. Słowackiego 8. Jednakże żaden z powyższych projektów nie został zrealizowany [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 93-106, 109-118]. W grudniu 1968 roku rozpoczęto budowę bardzo oczekiwanego nowego gmachu Książnicy przy ul. Słowackiego 8. Budowa własnej siedziby planowała była już przed wojną. Dotychczasowy gmach Centrali był własnością Towarzystwa Naukowego. Problemy lokalowe Centrali jak i poszczególnych filii należały do głównych trudności, poruszanych w każdym sprawozdaniu rocznym od końca lat czterdziestych. Budynek oddano do dyspozycji Książnicy 29 czerwca 1973 roku i rozpoczęto przeprowadzkę do nowej siedziby [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 198, s. 3, 17, sygn. 202, s. 3]. Formalne zmiany struktury nastąpiły 19 lutego 1974 roku, kiedy to decyzją Prezydenta miasta Torunia zatwierdzono Statut Książnicy Miejskiej. Postanowienia nowego statutu zostały wcielone w życie 5 maja 1975 roku [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 139, s. 127-134]. Struktura organizacyjna wyglądała następująco: I. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów a. Oddział gromadzenia b. Oddział opracowania druków zwartych Biblioteki Głównej c. Oddział opracowania druków zwartych Sieci d. Oddział opracowania druków ciągłych e. Oddział klasyfikacji i katalogów f. Oddział druków zbędnych zabezpieczonych – stanowisko pracy II. Dział Udostępniania Zbiorów Biblioteki Głównej a. Oddział czytelń b. Oddział wypożyczalni miejscowej i międzybibliotecznej c. Ośrodek Informacyjno-Bibliograficzny d. Pracownia regionalna – stanowisko pracy e. Oddział magazynów III. Dział Zbiorów Specjalnych a. Pracownia starodruków – stanowisko pracy b. Pracownia rękopisów, kartografii i ikonografii – stanowisko pracy c. Pracownia dokumentacji Życia społecznego – stanowisko pracy IV. Dział Sieci Placówek Terenowych a. Oddział placówek terenowych b. Oddział placówek dziecięcych i młodzieżowych c. Centralna wypożyczalnia kompletów V. Dział administracyjno-gospodarczy a. Referat spraw osobowych b. Referat finansowy c. Sekretariat d. Drukarnia, introligatornia. Wprowadzone zmiany trwały bardzo krótko. W wyniku reformy administracyjnej w Polsce, obowiązującej od 1 czerwca 1975 roku, polegającej na zlikwidowaniu trójstopniowego podziału administracyjnego i zastąpienia go dwustopniowym, istotnej zmianie uległo funkcjonowanie Książnicy. Zarządzeniem Wojewody Toruńskiego z 30 września 1975 roku w sprawie dostosowania struktury organizacyjnej i zakresu działania terenowych jednostek kultury do dwustopniowej organizacji władzy i administracji terenowej połączono z dniem 1 października, istniejącą od 1950 roku Wojewódzką Bibliotekę Publiczną Województwa Bydgoskiego w Toruniu oraz Książnicę Miejską im. Mikołaja Kopernika i nadano im jedną nazwę Wojewódzka Biblioteka Publiczna i Książnica Miejska im. Mikołaja Kopernika w Toruniu. Centrala przy ul. Słowackiego 8 stała się główną placówką nowej instytucji. Zasięg terytorialny objął Toruń oraz województwo toruńskie. Organem nadzorczym został Wojewoda Toruński. Księgozbiór Książnicy w okresie 1923-1974 z poziomu około 100 tys. tomów zwiększył się do 501 840 [AP w Toruniu, Książnica Miejska, sygn. 203, 1]. Dyrektorzy Książnicy Miejskiej im. Mikołaj Kopernika w Toruniu: 1923-1939.09 Zygmunt Mocarski 1939-1942.02 Wilhelm Kerber (zarządca) 1942.02-1944 Otto Freymuth 1945.02.06-1945.06.10 Janina Przybyłowska (p.o. kierownika Książnicy) 1945.06.11-1946.01.31 Stefan Burhardt 1946.01.31-1954.07.03 Janina Przybyłowa (kierownik, później dyrektor) 1954.07.01-1954.07.31 Irena Jaworczakowa (kierownik) 1954.08.01-1980 Alojzy Tujakowski