Materiały archiwalne zostały pogrupowane w seriach: 1. Sesje gromadzkiej rady narodowej, 1955-1968 (sygn. 1-23); 2. Komisje gromadzkiej rady narodowej, 1960-1968 (sygn. 24-31); 3. Posiedzenia prezydium gromadzkiej rady narodowej, 1957-1968 (sygn. 32-48); 4. Zebrania wiejskie, sołtysi, 1958-1968 (sygn. 49-56); 5. Plany gospodarcze, 1963-1966 (sygn. 57-63); 6. Sprawozdania gospodarcze, 1964-1968 (sygn. 64-66); 7. Kontrole i inspekcje zewnętrzne, 1964-1967 (sygn. 67-69); 8. Budżet i jego wykonanie, 1964-1968 (sygn. 70-72); 9. Organizacja i działalność biura Gromadzkiej Rady Narodowej w Stefankowicach, 1963-1968 (sygn. 73-99); 10. Rolnictwo i leśnictwo, 1963-1964 (sygn. 100-101); 11. Oświata, kultura, 1962-1964 (sygn. 102); 12. Gospodarka komunalna, 1963-1966 (sygn. 103-105); 13. Gospodarka gromadzka, 1963-1966 (sygn. 106-108); 14. Podatki i opłaty, 1962-1965 (sygn. 109-114); 15. Bezpieczeństwo i ruch ludności, 1962-1965 (sygn. 115-121); 16. Sprawy ogólno-administracyjne, 1963-1966 (sygn. 122-125).

Gromadę Stefankowice, powiat hrubieszowski, województwo lubelskie, utworzono w 1954 r., uchwałą nr 8 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Lublinie z dnia 5 października 1954 r. W skład nowoutworzonej gromady weszły obszary dotychczasowych gromad: Annopol, Białoskóry, Kułakowice III, Stefankowice wieś, Stefankowice kolonia, Ubrodowice z gminy Moniatycze (Dz. Urz. WRN w Lublinie, 3 grudnia 1954 r., Nr 15, poz. 64). Siedziba gromadzkiej rady narodowej przez cały okres jej działalności mieściła się w Stefankowicach. Status prawny - administracja ogólna. W 1954 r. obszar państwa został podzielony na jednostki podziału administracyjnego: województwa (i miasta wyłączone z województw), powiaty (i miasta stanowiące powiaty) oraz gromady, osiedla i miasta nie stanowiące powiatów. W każdej takiej jednostce działała rada narodowa. W myśl Konstytucji PRL rady narodowe były terenowymi organami władzy państwowej w województwach, powiatach, miastach, dzielnicach większych miast i gromadach. Reforma miała nie tylko zniwelować różnice między poszczególnymi gminami, ale przede wszystkim zastąpić gminy mniejszymi jednostkami, by przez to zwiększyć rolę rad narodowych jako reprezentacji ludności. Jednak wkrótce okazało się, że samo zmniejszenie obszaru, dla którego powołuje się osobną radę narodową, nie zwiększa zainteresowania ludności realizacją zadań rady, jeżeli na danym terenie nie ma instytucji zaspokajających podstawowe potrzeby mieszkańców (szkoły, ośrodka zdrowia, sklepu). Z kolei słaba pozycja gromadzkich rad narodowych była argumentem przemawiającym przeciwko przekazywaniu im nowych zadań. O najważniejszych sprawach decydowano na sesjach rady, czyli na jej okresowych zebraniach zwoływanych przez prezydium. Sesje zwyczajne, czyli z góry zaplanowane, miały odbywać się z reguły raz na miesiąc (nie rzadziej niż 8 razy w roku). W miarę potrzeby zwoływana była sesja nadzwyczajna (na żądanie ¼ ogółu radnych przedstawione na piśmie z określeniem celu takiej sesji). Tylko na sesjach mógł być uchwalany plan gospodarczy i budżet, powoływane prezydium i komisje rady. Na sesjach rada podejmowała uchwały, które obowiązywały całą ludność oraz organy podległe radzie. Na sesji rada działała jako organ władzy, a tym samym była nadrzędna nad swoimi organami. Decydowała ona o składzie swoich komisji i prezydium, zatwierdzała regulaminy prac komisji, udzielała wytycznych w sprawie działalności podległych jej organów i rozpatrywała ich sprawozdania. W 1954 r. liczbę radnych gromady Stefankowice ustalono na 20, w 1957 r. wzrosła do 21, zaś w 1961 r. zmniejszyła się do 20. Od 1958 r. rady narodowe miały pełną swobodę uchwalania swych regulaminów, z zastrzeżeniem zgodności z ustawą. Tematykę kolejnych sesji ustalała gromadzka rada narodowa (dalej: GRN) uchwalając plan pracy. Sesje zwoływane były przez prezydium w porozumieniu z przewodniczącymi komisji rady. Kworum na sesji wynosiło ½ ogółu radnych, a przy wyborze do składu prezydium lub odwołaniu ze składu 2/3. Jeżeli nie zostało osiągnięte kworum, przewodniczący wyznaczał datę następnego posiedzenia. Na sesji wybierany był sekretarz obrad. Uchwały zapadały większością głosów, w głosowaniu jawnym, chyba że przepis szczególny lub uchwała rady przewidywała głosowanie tajne. Powołując swoje komisje stałe, GRN określała zadania każdej z nich. Przeważnie były powoływane: 1. do spraw planowania oraz budżetowych, podatkowych i innych spraw finansowych - komisję finansów, 2. do spraw produkcji rolnej i hodowlanej, leśnictwa, zalesienia i zadrzewienia, zaopatrzenia, zbytu i usług oraz skupu - komisję rolnictwa i zaopatrzenia ludności, 3. do spraw urządzeń gromadzkich, budownictwa i ochrony przeciwpożarowej - komisję mienia gromadzkiego, 4. do spraw oświaty, kultury, zdrowia i pomocy społecznej - komisję kultury i spraw socjalnych. W skład komisji wchodziło co najmniej 5 członków, przynajmniej w połowie musiały składać się z radnych. Przewodniczącym mógł zostać tylko radny. Odpowiednio do miejscowych potrzeb GRN decydowała o tym, jakie komisje stałe zostały powołane. Zawsze obowiązana była powoływać komisję mandatową, złożoną wyłącznie z radnych. Do stałych zadań komisji mandatowej należał nadzór nad udziałem radnych sesjach, opiniowanie czy nieobecność radnego jest usprawiedliwiona, badanie otrzymywanych skarg, dotyczących działalności poszczególnych radnych. Przy GRN w Stefankowicach funkcjonowały: 1. Komisja Budżetowo-Finansowa, następnie Komisja Planowania Gospodarczego Budżetu i Finansów, 2. Komisja Dróg i Urządzeń (Mienia) Gromadzkich (Gromadzkiego), 3. Komisja Oświaty, Kultury i Zdrowia, następnie Komisja Oświaty, Kultury i Spraw Socjalnych; 4. Komisja Mandatowa, 5. Komisja Rolna, następnie Komisja Rolnictwa i Zaopatrzenia Ludności. Rada działała tylko na sesji, więc zarówno przygotowanie sesji, wykonanie jej uchwał, jak też organizowanie działalności rady w okresie między sesjami należało do prezydium rady. Prezydium reprezentowało radę na zewnątrz. W szczególności przygotowywało i zwoływało sesje rady, zapewniało wykonywanie uchwał GRN i uchwał samego prezydium. Prezydium działało kolegialnie, tzn. rozpatrywało sprawy i podejmowało uchwały na posiedzeniach zwoływanych w miarę potrzeby przez przewodniczącego. Składało się z przewodniczącego GRN oraz 2-3 członków. Funkcję przewodniczącego Gromadzkiej Rady Narodowej w Stefankowicach pełnili w okresie: 1955-1961 (28 kwietnia) Kwiatkowski Bolesław; 28 kwietnia 1961 r. - 31 sierpień 1962 r. Malec Zbigniew; 1 września 1962 r. - czerwiec 1965 r. Ambroziak Tadeusz; 10 czerwca 1965 r. - 31 grudnia 1968 r. (do zniesienia gromady) Daruk Bolesław. Prezydium GRN tworzyło biuro gromadzkiej rady narodowej (gromadzkie), które zajmowało się organizacją bieżących spraw administracyjnych, m. in. przyjmowało podania, wydawało zaświadczenia, prowadziło archiwum zakładowe. W pracy biura gromady Stefankowice stosowane były systemy kancelaryjne: 1. dziennikowy (w oparciu o dzienniki korespondencyjne) w latach 1955-1963; 2. bezdziennikowy (w oparciu o Instrukcję kancelaryjną dla biur gromadzkich i ramowy regulamin organizacyjny biura gromadzkiego, 1963 r.) w latach 1964-1968. Biuro składało się z kilku pracowników. Pracami biura kierował sekretarz gromadzki, który, jeśli otrzymał dekret nominacyjny, był stałym pracownikiem, powołanym na wniosek przewodniczącego GRN, przez przewodniczącego prezydium. Ustawa o radach narodowych z 25 stycznia 1958 r. (Dz. U. 1958 nr 5 poz. 16) zwiększająca kompetencje rad gromadzkich stworzyła warunki konieczne do zapewnienia GRN pomocy fachowych pracowników. Na podstawie art. 65 ust. 5 ustawy utworzone zostały biura gromadzkie jako organa administracji państwowej, którymi kierowali sekretarze gromadzcy. W zależności od warunków lokalowych w skład biura, obok sekretarza, wchodzili referent administracyjny, rachmistrz oraz inni pracownicy. W sumie razem z sekretarzem biuro gromadzkie mogło liczyć 4-5 osób. W tym składzie osobowym typowy schemat organizacyjny biura przedstawiał się następująco: sekretarz gromadzki, referent administracyjny, rachmistrz oraz referent do spraw skupu lub referent do spraw rolnych i skupu. W 1968 r. w biurze GRN w Stefankowiach zatrudnieni byli sekretarz oraz trzech referentów: podatkowy, administracyjny, skupu. Wojewódzkie Archiwum Państwowe w Lublinie pismem z dnia 22 maja 1965 r. ustaliło Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Stefankowicach jako urząd, w toku działania którego powstają materiały o wartości historycznej. W związku z tym należało m. in. zorganizować archiwum zakładowe. Na terenie gromady funkcjonowały szkoły podstawowe (ogólnokształcące stopnia podstawowego) w Kułakowicach III, Stefankowicach oraz Ubrodowicach (rejon: Annopol, Białoskóry, Ubrodowice). Do obiektów zabytkowych zachowanych na terenie gromady zaliczony został dwór w Stefankowicach (XIX-XX w., grupa IV). Wprawdzie wówczas zniszczony (1966 r.), ale zaplanowany do odbudowy, jako biurowiec dla GRN oraz placówka kulturalna. Jednak niezrealizowano tych planów, obecnie zabudowania dworskie już nie istnieją. Pozostał jedynie park dworski zagospodarowany na boisko sportowe do piłki nożnej. Do 1945 r. na terenie Stefankowic oraz Ubrodowic funkcjonowały dwa cmentarze wyznania prawosławnego (ostatnie pochówki odnotowano w 1945 r. ). W 1963 r. uchwałami PGRN Stefankowicach (nr 18, 19, 20/1963 z dnia 22 listopada 1963 r.) zamknięte zostały 3 nieczynne cmentarze: w Stefankowicach (1 - wyznaniowy), Ubrodowicach (1 - I wojna światowa; 1 - wyznaniowy). Po ich zamknięciu opieka nad nimi nadal spoczywała na gromadzie. Przez cały okres jej funkcjonowania wykonywane były prace konserwacyjne grobów i ogrodzeń. Likwidacja gromady Stefankowice, poprzez jej zniesienie i włączenie do gromady Moniatycze, nastąpiła z dniem 1 stycznia 1969 r., na podstawie uchwały nr XVII/81/68 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Lublinie z dnia 29 czerwca 1968 r. W uzasadnieniu z sierpnia 1968 r. Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Lublinie, w odpowiedzi na podanie o rezygnację ze zniesienia (likwidacji) gromady, wskazało na wielkość (mała gromada) oraz słabość gospodarczą gromady Stefankowice. Ponadto powodem likwidacji był brak własnego budynku administracyjnego. Biuro gromadzkie mieściło się w wynajętym pomieszczeniu prywatnym, następnie w remizie (świetlicy), która spłonęła w listopadzie 1968 r.