1.Distriktsamt Kostrzyn 1 j.a. 1.1.Sprawy administracyjne 1 j.a. 2.Komisariat Obwodowy w Kostrzynie 1907 - 1928 22 j.a. 2.1.Sprawy ogólno-organizacyjne 2 j.a. 2.2.Sprawy dotyczące stowarzyszeń 2 j.a. 2.3.Sprawy dotyczące strajków 1 j.a. 2.4.Sprawy szkolne 4 j.a. 2.5.Sprawy finansowo-podatkowe 13 j.a. 3.Wójtostwo Obwodowe w Kostrzynie 1894 - 1935 58 j.a. 3.1.Sprawy organizacyjno-administracyjne 9 j.a. 3.2.Sprawy policyjne 1 j.a. 3.3.Sprawy wyborcze 1 j.a. 3.4.Stowarzyszenia i związki 2 j.a. 3.5.Opieka społeczna 4 j.a. 3.6.Sprawy ubezpieczeniowe 5 j.a. 3.7.Sprawy budowlane 2 j.a. 3.8.Sprawy handlowe i przemysłowe 3 j.a. 3.9.Rolnictwo i leśnictwo 4 j.a. 3.10.Ochrona przeciwpożarowa 2 j.a. 3.11.Statystyka 1 j.a. 3.12.Sprawy finansowo-budżetowe 24 j.a. 4.Zarząd Gminny w Kostrzynie 1934 - 1939 3 j.a. 4.1.Dział ogólno-organizacyjny 1 j.a. 4.2.Dział administracyjny 2 j.a. 5.Zarząd Gminny w Kostrzynie 1945 - 1950 60 j.a. 5.1.Dział ogólno-organizacyjny 4 j.a. 5.2.Dział finansowo-budżetowy 37 j.a. 5.3.Dział gospodarki gminnej 14 j.a. 5.4.Dział administracji społecznej 2 j.a. 5.5.Dział administracyjny 3 j.a. 6.Prezydium Gminnej Rady Narodowej w Kostrzynie 1951 - 1954 37 j.a. 6.1.Referat ogólno-administracyjny 17 j.a. 6.2.Referat finansowy 18 j.a. 6.3.Referat socjalno-kulturalny 2 j.a. 7.Księgi meldunkowe XIX - XX w. 15 j.a.

Organizacja administracji samorządowej na szczeblu gminnym została zapoczątkowana w Księstwie Warszawskim ustawą z dnia 23 II 1809 r. /Dziennik Praw I, 227-235/, która podzieliła obszar Księstwa na gminy. Na czele gminy stał wójt, którego mianował prefekt. Do obowiązków wójta należało realizowanie ustaw krajowych oraz dbanie o bezpieczeństwo i porządek wsi. W 1815 roku część terytorium Wielkopolski wcielone zostało do państwa pruskiego. Przez kilka lat władze pruskie nie dokonywały poważniejszych zmian w administracji. Dopiero w 1833 roku dokonano zmian w administracji na szczeblu gminnym. Na podstawie rozporządzenia gabinetowego z dnia 9 III 1833 roku /Amtsblatt nr 15/, dobra rycerskie, gminy wiejskie oraz miasteczka nie posiadające ordynacji miejskiej podzielono na obwody liczące 3-6 tysięcy mieszkańców. Gminą obwodową kierował wójt, mianowany przez rejencje. Do obowiązków wójta należało zarządzanie gminą, publikowanie ustaw i zarządzeń, czuwanie nad lojalnością mieszkańców wobec władz, rozwijanie kultury rolnej i hodowlanej. Wójt posiadał nadzór nad policją, organizował kwatery dla wojska, dbał o szkoły i kierował wyborami sołtysów. Natomiast sołtysi w myśl instrukcji służbowej z 1833 roku, kierowali policją bezpieczeństwa, budowlaną, wodną i zdrowia, sporządzali listy poborowych i czuwali nad kasą gminną. Ustawa gabinetowa z dnia 10 XII 1836 roku /Amtsblatt Reg.Pos., nr 52 z 1836 roku/ ,,O organizacji zarządu policyjnego i gminnego w małych miastach i wsiach prowincji poznańskiej” likwidowała urzędy wójtowskie, a na ich miejsce powoływała komisarzy obwodowych, którzy przejęli wszystkie uprawnienia i obowiązki wójtów i otrzymywali większy zakres samodzielnej władzy policyjnej w sprawach miejscowej policji budowlanej, drogowej i wodnej. Komisarzy obwodowych mianował naczelny prezes prowincji poznańskiej. Zgodnie z ustawą z 1836 roku dokonano nowego podziału powiatów na obwody, w skład których wchodziły gminy wiejskie na czele z sołtysem, gminy miejskie na czele z burmistrzem oraz obszary dworskie, na czele których stali tzw. przełożeni obszarów dworskich. W 1891 roku wprowadzono ordynację gminną, na mocy której komisarzom podporządkowano całkowicie we wszystkich sprawach sołtysów i przełożonych obszarów dworskich. Po odzyskaniu niepodległości w 1918 roku władze polskie przystąpiły do organizowania administracji państwowej na terenie byłej prowincji poznańskiej. Powołano do życia Ministerstwo byłej Dzielnicy Pruskiej, które dnia 1 IV 1919 r. wydano ustawę /Dziennik Ustaw z 1919 r., poz. 385/ o administracji samorządowej na szczeblu gminnym. Ustawa utrzymywała w mocy pruską ordynację gminną z 1891 roku. Pozostawiono bez zmian urząd komisarzy obwodowych, którzy sprawowali władzę administracyjną i policyjną, podział na obwody i siedziby urzędów. Nadzór nad działalnością komisarzy obwodowych sprawował starosta. Pomocnikami komisarzy byli sołtysi gmin wiejskich i przełożeni obszarów dworskich. Ustawa z dnia 19 I 1928 roku /Dziennik Ustaw, nr 11 z 1928 r./ likwidowała Komisariaty Obwodowe. W myśl ustawy utworzono Wójtostwa Obwodowe, które terytorialnie pokrywały się z dawnymi Komisariatami Obwodowymi. W skład wójtostwa wchodziło kilkanaście gmin wiejskich i kilka obszarów dworskich. Wójtostwem kierował wójt, którego mianował wojewoda spośród kandydatów przedstawionych przez sejmik powiatowy. Wójt sprawował swą władzę przy pomocy organu samorządowego – Wydziału Wójtowskiego, do którego wchodzili przedstawiciele gmin wiejskich i obszarów dworskich. Wydział Wójtowski zatwierdzał budżet oraz sprawował nadzór nad gminami. Obowiązki wójta określała instrukcja z 27 VI 1928 r. Rok 1933 przyniósł zasadnicze zmiany w administracji samorządowej na szczeblu gminnym. Ustawą z dnia 23 III 1933 r. /Dziennik Ustaw nr 35 z 1933 r./ zniesiono gminę jednostkową, tworząc gminę zbiorową, składającą się z kilka lub kilkanaście gromad /wsi/. Artykuł 92 tej ustawy likwidował także obszary dworskie, a ich terytoria włączył do gmin wiejskich. Dotychczasowe Wójtostwo Obwodowe otrzymało nazwę Zarząd Gminny, który był zarówno organem samorządowym jak i urzędem administracyjnym dla gminy zbiorowej. Sprawy samorządowe załatwiane przez Zarząd Gminny, a dotyczące ciał kolegialnych, rady gminnej, budżetu, wyboru wójta i ławników, podlegały nadzorowi Wydziału Powiatowego, a w czynnościach administracyjnych –Starostwu. Na czele Zarządu Gminnego stał wójt, a gromady - sołtys. Wójt wybierany przez Radę Gminną i zatwierdzany przez wojewodę był przełożonym gminy, kierował administracją i jako władza administracyjna podlegał Starostwu. W sprawach samorządowych sołtys podlegał Wydziałowi Powiatowemu, będącemu władzą nadzorczą dla gromad. W każdej gromadzie był Zarząd Gromadzki, w skład którego wchodził podsołtys i 12 ławników wybieranych przez Radę Gromadzką. W tej formie organizacyjnej Zarządy Gminne przetrwały do 1939 roku. W okresie okupacji hitlerowskiej wprowadzona została na ziemiach polskich rozporządzeniem z dnia 21 XII 1939 r. niemiecka ustawa gminna z 30 I 1935 r., jednakże nie objęła ona od razu wszystkich miejscowości. Po wyzwoleniu w 1945 r. na szczeblu gminnym nie zaszły poważniejsze zmiany, ponieważ utrzymano Zarządy Gminne, które posiadały przedwojenną organizację. Obok Zarządów Gminnych działały Gminne Rady Narodowe na podstawie ustawy PKWN [Polski Komitet Wyzwolenia Narodowego] z dnia 11 IX 1944 r. o Radach Narodowych. Gminna Rada Narodowa była organem planującym, kontrolującym i powołującym organ wykonawczy Prezydium GRN. Na czele gminy stał wójt, a gromady – sołtys. Ustawą z dnia 20 III 1950 r. /Dziennik Ustaw RP nr 14, poz. 130 z 1950 r./ zlikwidowano Zarządy Gminne i w ich miejsce powołano prezydia Gminnych Rad Narodowych. Gminne Rady Narodowe kierowały działalnością gospodarczą, społeczną i kulturalną. Organem wykonawczym GRN było Prezydium, które realizowało uchwały GRN i w jej imieniu sprawowało władzę na terenie gminy. Prezydium składało się z przewodniczącego, zastępcy i sekretarza. W 1954 r. nastąpiła likwidacja Gminnych Rad Narodowych. [Na podst. wstępu do inwentarza E. Scholtza].