Zespół archiwalny obejmuje zachowane akty notarialne, większość pomocy ewidencyjnych (repertoriów i skorowidzów), większość ksiąg opłat, pojedyncze księgi protestów weksli oraz fragmentarycznie zachowaną korespondencję. Zespół nie zawiera natomiast innej, potencjalnie wytwarzanej i gromadzonej w kancelarii notarialnej dokumentacji, np. ksiąg depozytów. W strukturze inwentarza archiwalnego wydzielono serie: 1. Akty notarialne, daty skrajne: 1881-1905, 66 j.a.: zbiór aktów notarialnych, w którym dominują akty będące potwierdzeniem wykonania typowych i powszechnych czynności notarialnych, np. umowy kupna-sprzedaży, umowy dzierżaw, darowizn, pożyczek, umowy przedślubne (intercyzy), rozporządzenia osób na wypadek śmierci (testamenty), itp., itd. 2. Pomoce ewidencyjne, daty skrajne 1881-1906, 28 j.a.: rejestry (repertoria) czynności notarialnych oraz skorowidze alfabetyczne (brak repertoriów za lata 1892 i 1902). 3. Protesty weksli, daty skrajne 1891-1893, 2 j.a.: księgi protestów weksli. 4. Korespondencja, daty skrajne 1889-1898, 1 j.a.: korespondencja kierowana do notariusza z różnych podmiotów. 5. Księgi opłat, daty skrajne 1882-1906, 14 j.a.: rejestry opłat pobieranych za wykonane czynności notarialne (brak ksiąg za lata 1886, 1887, 1889, 1893-1894, 1897, 1901-1903, 1906).

Ludwik Ostrowski był notariuszem działającym w latach 1881-1906 przy Kancelarii Hipotecznej Sądu Pokoju w Koninie, w okręgu Sądu Okręgowego w Kaliszu, z siedzibą urzędową w mieście Konin. Notariusz urzędowanie w Koninie rozpoczął w kwietniu 1881 r., natomiast zakończył w lutym 1906 r. [1] Zakres działania notariusza regulowały w szczególności rosyjska ustawa notarialna z 1866 r. oraz ustawy hipoteczne z 1818 r. i 1825 r. [2] Notariusz był urzędnikiem państwowym, do którego podstawowych kompetencji należało sporządzanie aktów i dokumentów, którym strony chciały lub były zobowiązane nadać znamię wiary publicznej (przyjmowanie aktów dobrej woli i nadawanie im cech autentyczności) oraz do spełniania innych czynności zleconych mu przez przepisy prawne. W określonych przepisami prawa sprawach istniał przymus notarialny, tzn. określona czynność prawna pod rygorem nieważności musiała być sporządzona w formie aktu notarialnego. Prawo mianowania notariusza miał prezes Warszawskiej Izby Sądowej (Izby Sądowej w Warszawie) na wniosek prezesa Sądu Okręgowego w Kaliszu. Bezpośredni nadzór nad działalnością notariusza sprawował prezes Sądu Okręgowego w Kaliszu. Notariusz wykonywał czynności zlecone mu przez prawo, w szczególności: - sporządzał akty notarialne, w tym umowy kupna-sprzedaży, testamenty, intercyzy, układy i umowy, cesje, pełnomocnictwa, itp., - wydawał wypisy i odpisy aktów notarialnych, - sporządzał poświadczenia własnoręczności podpisu, zgodności odpisu z oryginałem, czasu okazania dokumentu, pozostawania osoby przy życiu, stawiennictwa lub niestawiennictwa osoby, - doręczał oświadczenia stron, - sporządzał protesty weksli, czeków i inne dokumenty, - przyjmował na przechowanie dokumenty, pieniądze lub papiery wartościowe. Czynności notarialnych notariusz mógł dokonywać w kancelarii notarialnej, przy czym mógł mieć tylko jedną kancelarię, lub jeżeli przemawiał za tym charakter czynności czy też szczególne okoliczności, w innym miejscu na terenie okręgu sądu, w którym miał siedzibę. W razie nieobecności notariusza (np. urlop, choroba) zastępował go upoważniony przez prezesa sądu okręgowego zastępca. Do obowiązków notariusza należało prowadzenie odpowiednich pomocy ewidencyjnych - rejestrów (repertoriów) czynności notarialnych, skorowidzów alfabetycznych, ksiąg opłat oraz przechowywanie zbioru oryginalnych aktów notarialnych. Ponadto, w miarę potrzeby, notariusz prowadził m.in. księgi protestów, księgi depozytów. W rejestrach (repertoriach) notariusz rejestrował w kolejności chronologicznej wykonywane przez siebie czynności notarialne. Wpisy do repertoriów otrzymywały unikalne, kolejne numery od 1 do n w obrębie roku kalendarzowego. Pojedynczy wpis zawierał podstawowe dane o czynności, w tym m.in. numer wpisu, datę, nazwiska osób (stron), rodzaj i przedmiot czynności. W skorowidzach natomiast notariusz odnotowywał w kolejności alfabetycznej nazwiska stron oraz odnośniki do numerów z repertoriów. Repertoria i skorowidze były podstawowymi narzędziami do sprawnego i szybkiego wyszukiwania informacji o wykonanych przez notariusza czynnościach, w tym o sporządzonych aktach notarialnych. Z kolei w księgach opłat notariusz miał obowiązek rejestrować opłaty pobierane za wykonane czynności notarialne. Każdy sporządzany przez notariusza akt notarialny otrzymywał unikalny w obrębie roku kalendarzowego numer z repertorium. W kancelarii notarialnej akty gromadzono w wiązkach i następnie oprawiano w tomy zawierające do kilkuset aktów, usystematyzowanych narastająco według numerów. W zależności od ilości sporządzonych przez notariusza aktów, tworzono od jednego do kilku tomów z jednego roku kalendarzowego. Językiem urzędowym, w którym sporządzano akty notarialne oraz inną dokumentację, np. pomoce ewidencyjne, był język rosyjski. Stosowano także podwójną datację dokumentów (wpisów) - urzędową według kalendarza juliańskiego oraz dodatkową według kalendarza gregoriańskiego. Przypisy: [1] Pierwsza zarejestrowana w repertorium czynność notarialna nosi datę 1 / 13 kwiecień 1881 r., natomiast ostatnia 28 styczeń / 10 luty 1906 r. Stosowanie na ziemiach Królestwa Polskiego (kongresowego) podwójnej datacji, w szczególności w przypadku datowania oficjalnych dokumentów, wynikało z używania jako urzędowego obowiązującego na obszarze Cesarstwa Rosyjskiego kalendarza juliańskiego (data podawana jako pierwsza) oraz jako dodatkowego kalendarza gregoriańskiego (data podawana jako druga). Z Konina Ludwik Ostrowski przeniósł się do Zduńskiej Woli, zob. przechowywany w Archiwum Państwowym w Łodzi Oddział w Sieradzu zespół archiwalny 41/69/0 „Notariusz Ludwik Ostrowski w Zduńskiej Woli”. [2] Высочайше утвержденное положеніе о нотаріялной части 14 Апреля 1866 года, [w:] Полное собраніе законовъ Россійской имперіи, tom 41 (1866), numer 43186; Przepisy o zastosowaniu do Warszawskiego okręgu sądowego Najwyżej zatwierdzonej dnia 14 kwietnia 1866 roku ustawy notaryalnej, [w:] Zbiór praw. Postanowienia i rozporządzenia Rządu w guberniach Królestwa Polskiego obowiązujące, wydane po zniesieniu w 1871 roku urzędowego wydania Dziennika Praw Królestwa Polskiego, Tom VI, zebrał i przełożył Stefan Godlewski, Warszawa 1881, s. 207; Prawo o ustalaniu własności dóbr nieruchomych, o przywilejach i hipotekach w miejsce tytułu XVIII księgi III kodeksu cywilnego, Dziennik Praw Królestwa Polskiego. tom 5, nr 21 (s. 293-387); Prawo o przywilejach i hipotekach, Dziennik praw Królestwa Polskiego. 1825, tom 9, nr 40 (s. 355-373).

Zespół archiwalny opracował w latach 2022-2023 Zbigniew Marek, starszy kustosz w Archiwum Państwowym w Poznaniu Oddział w Koninie.