W zespole archiwalnym zachowało się 789 jednostek archiwalnych z lat [1958-1981] 1981-1998 [1999]. Zespół Okręgowy Inspektorat Pracy w Koszalinie tworzą następujące serie materiałów archiwalnych, które dotyczą: - sprawozdawczości rocznej (opisowej) OIP z działalności inspektorów pracy - sygn. 1-13; - sprawozdań finansowych – bilansów - sygn. 14-17; - sprawozdawczości statystycznej OIP z działalności inspektorów pracy - sygn. 18-29; - wizytowania gospodarstw rolników indywidualnych – sygn. 30; - własnych analiz i opracowań problemowych z przeprowadzanych kontroli - sygn. 31, 775-777; - skarg i wniosków, anonimów, rejestrów - sygn. 32-98, 779-786; - wydawnictw, wycinków prasowych, współpracy z instytucjami, zasad wynagradzania, badania warunków i higieny pracy - sygn. 99-120; - chorób zawodowych - sygn. 121; - wypadków śmiertelnych, zbiorowych i ciężkich - sygn. 122-140; - odwołań od decyzji nakazowych wraz z rejestrami - sygn. 141-153, 773, 774, 787, 788; - dokumentacji kontroli przeprowadzanych w instytucjach - sygn. 154-772, 789; - wewnętrznego funkcjonowania OIP w Koszalinie - sygn. 778. Akta o sygn. nr 1-13 zawierają materiały archiwalne z lat 1982-1996, informujące o rocznej działalności Okręgowego Inspektoratu Pracy w Koszalinie w ujęciu opisowo-statystycznym. Badacz znajdzie tu informacje o wypadkach przy pracy, chorobach zawodowych, działalności kontrolno-nadzorczej inspektorów, stanie warunków pracy w poszczególnych branżach, takich jak np. przemysł spożywczy, budownictwo, rolnictwo, leśnictwo, transport kołowy i kolejowy, przestrzeganiu przepisów prawa, współdziałaniu ze związkami zawodowymi i z organami władzy ustawodowczo-wykonawczej oraz zadaniach związanych z promocją ochrony pracy. Teczki o sygn. 14-17 zawierają własne roczne bilanse za lata 1981-1998 wraz z załącznikami w postaci: wykazów należności i zobowiązań, sprawozdań z wykorzystania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, sprawozdań statystycznych, protokółów inwentaryzacyjnych, informacji o wydatkach budżetowych w poszczególnych paragrafach takich jak: wynagrodzenia osobowe, nagrody z zakładowego funduszu nagród, materiały i wyposażenie, usługi materialne i pozamaterialne, czynsze i ubezpieczenia, składki na ubezpieczenia społeczne i na fundusz pracy. W jednostkach archiwalnych o sygn. 18-29 zgromadzono sprawozdania statystyczne z działalności kontrolnej inspektorów za lata 1981-1998,obejmujące między innymi branże: przemysłową, budowlaną, rolną, leśną, transportową, łącznościową, handlową, gospodarki komunalnej, mieszkaniowej, nauki i rozwoju techniki, oświaty i wychowania, kultury i sztuki, ochrony zdrowia i opieki społecznej, kultury fizycznej, administracji państwowej i samorządowej, finansowo-ubezpieczeniową. Akta o sygn. 30 zawierają zbiorczą informację z 1995 roku, dotyczącą przebiegu akcji wizytowania prac żniwno-omłotowych w gospodarstwach rolników indywidualnych w województwie koszalińskim i słupskim, a dokumentacja o sygn. 31, 775-777 zawiera własne analizy i opracowania problemowe z przeprowadzanych kontroli w latach 1984-1989, 1998, np. w zakresie: warunków pracy oraz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w państwowych gospodarstwach rolnych oraz w jednostkach i przedsiębiorstwach, dla których wojewoda koszaliński był organem założycielskim, działalności administracji lasów państwowych na rzecz ograniczenia narażania zawodowego drwali motorniczych oraz eliminowania zagrożeń wypadkowych przy pracach związanych z pozyskiwaniem drewna, stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w przedsiębiorstwach połowowych i usług rybackich, przestrzegania przepisów o urlopach wypoczynkowych w instytucjach. W teczkach o sygn. 32-98, 779-786 znajdują się skargi, wnioski i anonimy z lat 1981-1998 załatwiane bezpośrednio przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Koszalinie. Natomiast ich rejestry zachowały się z lat 1981-1992, 1994-1998. Kolejne materiały archiwalne są zgromadzone w teczkach o sygn. 99-120. Pochodzą one z lat 1981-1998 i stanowią je wydawnictwa Głównego Inspektoratu Pracy i Okręgowego Inspektoratu Pracy w Koszalinie, wycinki prasowe o działalności OIP, akta dotyczące współpracy z państwowymi i niepaństwowymi instytucjami. Zasady wynagradzania, tabele wynagrodzeń i dodatków obowiązujące w OIP zachowały się z lat 1989-1998 w jednostce o sygn. 119, natomiast w teczce o sygn. 120 badacz znajdzie materiały z 1996 i 1997 roku, informujące o badaniach warunków i higieny pracy. Akta o sygn. 121 informują o decyzjach administracyjnych z zakresu rozpoznania chorób zawodowych wydanych w latach 1982-1987. Akta dotyczące wypadków, wypadków śmiertelnych, zbiorowych i ciężkich posiadają sygn. od 122 do 140 i pochodzą z lat 1981-1987, 1989-1991, 1994-1997. Zawierają one m.in.: zestawienia wypadków wg branż, rejestry wypadków śmiertelnych z wyszczególnieniem nazwy zakładu pracy, daty i godziny zaistniałego wypadku, liczbę poszkodowanych, nazwisko i imię, wiek, stanowisko pracy, stan cywilny, liczbę osób na utrzymaniu, miejsce wypadku, okoliczności i wstępne przyczyny oraz dokumentację z badania okoliczności przyczyn wypadków przy pracy. Teczki o sygn. 141-153, 773, 774, 787, 788 zawierają akta z lat 1984-1992, 1994-1998, które dotyczą odpowiedzi na wydane nakazy i odwołania od decyzji nakazowych. Ich uzupełnieniem są rejestry oraz rejestr wniosków, wystąpień i decyzji dotyczących sprzeciwu na uruchomienie zakładu pracy obejmujący 1995 i 1996 rok. Dokumentacja pokontrolna została zgromadzona w teczkach o sygn. 154-772, 789 i jest datowana na lata [1958-1981] 1981-1998 [1999]. Stanowi ona gros dokumentacji wytwarzanej przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Koszalinie. Tematyka kontrolna obejmowała przestrzeganie prawa pracy i przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawców na terenie byłego województwa koszalińskiego i słupskiego. W protokółach kontroli zamieszczano między innymi: nazwę kontrolowanego zakładu pracy w pełnym brzmieniu, datę przeprowadzanej kontroli, nazwisko inspektora, pełne dane dotyczące kontrolowanego zakładu pracy wraz z adresem, ilość zatrudnianych pracowników, ustalenia kontroli. Integralną część protokółu stanowiły załączniki, wystąpienia, nakazy, wyjaśnienia i korespondencja. Akta o sygn. 778 wytworzone w 1995 i 1996 roku informują o systemie ocen pracowników PIP oraz o wewnętrznym funkcjonowaniu OIP w Koszalinie

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) utworzona została na podstawie ustawy z dnia 6 marca 1981 roku o Państwowej Inspekcji Pracy – Dz. U. nr 6, poz. 23. Początkowo podlegała Radzie Państwa, a od 1989 roku Sejmowi. Była organem powołanym do nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, a w szczególności przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzeń za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, ochrony pracy kobiet, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych. Państwową Inspekcję Pracy tworzyły: Główny Inspektorat Pracy, Okręgowe Inspektoraty Pracy oraz działający w ramach okręgowych inspektoratów pracy – inspektorzy pracy. Okręgowy Inspektorat Pracy w Koszalinie – OIP, został powołany 1 kwietnia 1981 roku uchwałą Rady Państwa nr 20/81 z dnia 19 marca 1981 roku w sprawie siedzib i terytorialnej właściwości okręgowych inspektoratów pracy – Dz. U. nr 12, poz. 59 i objął swoim terenem działania województwo koszalińskie i słupskie. Podstawą do zorganizowania OIP w Koszalinie była baza likwidowanego Okręgowego Zespołu ds. Inspekcji Pracy, działającego przy Okręgowej Radzie Związków Zawodowych w Koszalinie. Inspektoratem w Koszalinie kierował Okręgowy Inspektor Pracy. OIP w Koszalinie zadania ustawowe wykonywał poprzez: - kontrole i nadzór zakładów pracy w zakresie przestrzegania prawa pracy, w tym przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, - wydawanie nakazów i wystąpień, - udział w odbiorach inwestycyjnych, - przeprowadzanie dochodzeń powypadkowych w instytucjach oraz ustalanie przyczyn chorób zawodowych, - udział w szkoleniach bhp dozoru technicznego i społecznych inspektorów pracy, - poradnictwo prawne i techniczne, - rozpatrywanie skarg, wniosków, listów, interwencji i podejmowanie w tym zakresie stosownych działań. Organizację wewnętrzną Inspektoratu określały regulaminy z 30 czerwca 1981 roku, z marca 1983 i 1985 roku. W 1986 roku struktura organizacyjna Okręgowego Inspektoratu Pracy przedstawiała się następująco: 1. Okręgowy Inspektor Pracy, 2. Zastępca Okręgowego Inspektora Pracy ds. Technicznych, 3. Naczelnik Wydziału Wojewódzkiego Inspekcji Pracy w Słupsku, 4. Inspektorzy pracy działający w ramach terytorialnej właściwości Okręgu: a) 19 etatów inspektorów pracy kontrolujących warunki pracy, w tym 2 mających siedzibę w Wydziale Wojewódzkim w Słupsku, b) 3 etaty inspektorów pracy kontrolujących prawo pracy, w tym 1 etat w Wydziale Wojewódzkim oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach do spraw: - finansowych (główny księgowy), - prawnych, - współdziałania ze związkami zawodowymi i społeczną inspekcją pracy, - informacji i statystyki, - socjalnych i administracyjno-gospodarczych. W 1984 roku w ramach OIP powołano w Słupsku Wydział Wojewódzki, który rozpatrywał sprawy skarg mieszkańców województwa słupskiego. W miarę decentralizacji zadań został on przekształcony w Biuro Terenowe, które w 1995 roku zmieniło nazwę na Oddział Okręgowy Inspektoratu Pracy, mający własne zespoły inspektorskie, obsługę prawną i kancelaryjną. W latach 1981-1984 obowiązywał wśród inspektorów branżowy podział pracy. W 1985 roku został zastąpiony przydziałem według gmin. Praktycznie oznaczało to, że każdy inspektor kontrolował zakłady różnej branży w 2 do 4 gminach oraz od 15 do 20 w ramach nadzoru specjalistycznego. Przemiany społeczno-polityczne i gospodarcze zachodzące w Polsce na początku lat dziewięćdziesiątych oraz wprowadzenie gospodarki wolnorynkowej spowodowały przekształcenia i likwidację zakładów pracy na skalę dotąd niespotykaną. Powstało wiele nowych instytucji niepaństwowych, w tym prywatnych. Zmiany te wymusiły na Inspekcji Pracy zwiększenie zadań oraz zmianę jej roli, a tym samym dostosowania struktury organizacyjnej do nowych zjawisk gospodarczych. W lipcu 1992 roku Główny Inspektor Pracy zatwierdził nową strukturę organizacyjną dla Inspektoratu w Koszalinie, według której Okręgowy Inspektor kierował całokształtem działalności Okręgu, mając do pomocy 2 zastępców i głównego księgowego. Zastępcy kierowali dwoma Wydziałami merytorycznymi, tj. nadzoru i prewencji. Zastępca ds. prewencji odpowiadał również za prawidłowe funkcjonowanie Biura Terenowego w Słupsku. W Wydziale Nadzoru utworzono 5 stanowisk nadinspektorów. Każdy z nich koordynował działalność kontrolną 5-6 osobowego zespołu inspektorów pracy. W Koszalinie działały 2, a w Słupsku 3 zespoły kontrolne. W Wydziale były także samodzielne stanowiska pracy –2 informatyków-programistów, 1 statystyk i 1 archiwista. Pion prewencji obejmował Wydział Prawny oraz Sekcję Profilaktyki Wypadkowej. W Wydziale Prawnym utworzono stanowiska pracy ds. orzecznictwa i skarg, układów zbiorowych pracy, współpracy ze związkami zawodowymi oraz stanowiska referentów ds. porad prawnych. W Sekcji Profilaktyki utworzono stanowisko nadinspektora ds. profilaktyki. Natomiast Wydziałem Finansowo-Księgowym kierował główny księgowy. W powyższej strukturze organizacyjnej (z drobnymi korektami) OIP pozostawał aż do jego likwidacji, która nastąpiła w grudniu 1998 roku. W wyniku wprowadzenia z dniem 1 stycznia 1999 roku nowego podziału administracyjnego kraju, przestały istnieć dotąd samodzielne województwa - koszalińskie i słupskie. Byłe województwo koszalińskie znalazło się w granicach administracyjnych województwa zachodniopomorskiego, a województwo słupskie w granicach administracyjnych województwa pomorskiego. Zachodzące zmiany spowodowały, że na podstawie zarządzenia nr 1/99 Głównego Inspektora z dnia 6 stycznia 1999 roku, dotyczącego ustalenia siedzib okręgowych inspektoratów pracy od 1 stycznia 1999 roku, Gdańsk i Szczecin stały się siedzibami okręgowych inspektoratów pracy w województwie pomorskim i zachodniopomorskim. W miejsce zlikwidowanego OIP w Koszalinie, od 1 stycznia 1999 roku rozpoczęła działalność Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat w Szczecinie Oddział w Koszalinie.

Zespół posiada inwentarz książkowy sporządzony w bazie danych IZA 5.0 w aplikacji ACCESS.