Organizacja i zakres działania Urzędu 1973-1989 sygn. 1-7; Zarządzenia, decyzje, postanowienia Naczelnika Gminy 1973-1989 sygn. 8-44; Przydziały etatów, rozmieszczenia pracowników 1987 sygn. 45; Plany pracy 1973-1990 sygn. 46-60; Protokóły narad pracowników 1977-1990 sygn. 61-70; Narady koordynacyjne 1980-1990 sygn. 71-82; Spotkania posłów z wyborcami 1973 sygn. 83; Wnioski i postulaty radnych i ich realizacja 1974-1988 sygn. 84-91; Wnioski z kampanii wyborczej do samorządu i ich realizacja 1984-1989 sygn. 92-93; Ewidencja odznak i pieczęci 1974-1981 sygn. 94-96; Podział administracyjny 1973 sygn. 97; Skargi i wnioski, rozpatrywanie, analizy i oceny 1973-1989 sygn. 98-118; Plany społeczno-gospodarcze i ich realizacja 1979-1990 sygn. 119-141; Kontrole zewnętrzne i wewnętrzne 1975-1990 sygn. 142-157; Budżet gminy i jego zmiany 1973-1989 sygn. 158-188; Bilans 1980-1989 sygn. 189-197; Wieloletnie i roczne plany czynów społecznych 1985-1989 sygn. 198-202; Analizy i sprawozdania z działalności kolegiów 1981 sygn. 203; Sprawozdania finansowe Zbiorczej Szkoły Gminnej w Żółkiewce 1979-1980 sygn. 204; Analizy i sprawozdawczość o stanie i ruchu zatrudnionych 1988-1989 sygn. 205-206; Sprawozdawczość GUS dot. działalności inwestycyjnej 1978-1990 sygn. 207-211; Działalność Gminnej Rady LZS 1983 sygn. 212; Gminny Komitet ds. Młodzieży 1985-1986 sygn. 213; Społeczna Rada Kultury 1983-1987 sygn. 214; Koordynacja imprez kulturalnych 1983-1990 sygn. 215-221; Gminny Komitet Kultury Fizycznej i Turystyki 1975-1976 sygn. 222; Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej 1983-1987 sygn. 223-228; Dokumentacja zabytków nieruchomych historyczna i techniczna 1985-1988 sygn. 229-230; Nadzór nad stowarzyszeniami 1980-1984 sygn. 231; Gminny Komitet Walki i Męczeństwa, opieka nad miejscami walki i męczeństwa 1977-1990 sygn. 232-239; Działalność Gminnej Spółki Wodnej w Żółkiewce 1984-1989 sygn. 240-246; Decyzje zmian w rejestrze gruntów 1973-1988 sygn. 247-266; Przebieg kontraktacji roślinnej i zwierzęcej: sprawozdania 1977-1984 sygn. 267-272; Sprawozdawczość dotycząca zwalczania chorób roślin i szkodników 1979-1990 sygn. 273-282; Analiza rynku, badanie rynku 1980-1990 sygn. 283-284; Wydawanie i cofanie uprawnień na wykonywanie rzemiosła 1984-1988 sygn. 285-289; Karty rejestracyjne sieci handlowych 1985-1990 sygn. 290-291; Wykonywanie, ograniczanie, pozbawianie praw do nieruchomości oraz zwrot nieruchomości. Wywłaszczenie - budowa drogi Olchowiec-Tokarówka 1977-1978 sygn. 292

Gmina Żółkiewka miała obszar 13.001 ha i zamieszkiwana była przez 7.654 mieszkańców. W skład gminy wchodziło 28 sołectw. Urząd Gminy w Żółkiewce powołany został z dniem 1 stycznia 1973 r. na mocy ustawy z dnia 29 listopada 1972 r. o utworzeniu gmin i zmianie ustawy o radach narodowych (Dz. U. nr 49, poz. 312). Należał do powiatu krasnostawskiego, województwa lubelskiego, a od czerwca 1975 r. znalazł się w nowoutworzonym województwie zamojskim. Pracą urzędu kierował jednoosobowo naczelnik gminy. Urząd Gminy, jako terenowy organ administracji państwowej był równocześnie organem wykonawczym i zarządzającym Gminnej Rady Narodowej. Naczelnikami UG w Żółkiewce kolejno byli: w latach 1973-1974 Franciszek Czubiel, 1974-1981 Bohdan Kiełbasa, 1981-1986 Zygmunt Kędzierski, 1986-1990 Lucjan Tkaczyk. Zakres kompetencji naczelnika gminy, przez okres istnienia urzędu regulowały rozporządzenia Rady Ministrów: z dnia 30 listopada 1972 r. w sprawie zakresu działania naczelnika gminy, organizacji i zadań urzędu gminy (Dz. U. 1973 r. nr 49, poz. 315), z dnia 18 sierpnia 1978 r. w sprawie statusu naczelnika gminy (Dz. U. 1978 r. nr 20, poz. 89) oraz z 13 kwietnia 1984 r. w sprawie zasad organizacji i funkcjonowania urzędów terenowych organów administracji państwowej (Dz. U. 1984 r. Nr 25, poz. 124). Naczelnik określał organizację wewnętrzną urzędu oraz formy i metody pracy. Naczelnik Gminy w Żółkiewce zarządzeniem Nr 14 z 30 listopada 1983 r i Nr 15 z 17 czerwca 1984 r. i Nr 3 z 30 listopada 1988 r. określił strukturę organizacyjną urzędu. W skład urzędu wchodziły: Biuro Urzędu Gminy, Gminna Służba Rolna, Urząd Stanu Cywilnego. Biuro urzędu składało się z samodzielnych stanowisk pracy. UG tworzyły następujące komórki organizacyjne: referat społeczno-administracyjny, spraw obronnych i ogólny, referat planowania i finansów, samodzielne stanowisko ds. obsługi Rady Narodowej, referat gospodarki komunalnej, nadzoru budowlanego i komunikacji, referat zdrowia i opieki społecznej, referat kultury i zatrudnienia, samodzielne stanowisko pracy ds. oświaty i wychowania, referat geodezji i gospodarki gruntami, referat rolnictwa i gospodarki żywnościowej, referat handlu i usług, radca prawny, Urząd Stanu Cywilnego. Referaty prowadziły sprawy związane z realizacją zadań naczelnika. Urząd Gminy w Żółkiewce podejmował działania zmierzające do wykonania zadań wynikających z planu społeczno-gospodarczego rozwoju kraju, realizował zadania w dziedzinie gospodarki gminy, zapewniał właściwe wykorzystanie środków przeznaczonych na rozwój gminy, współdziałał z przedsiębiorstwami i zakładami z terenu gminy, nadzorował ich działalność. Urząd Gminy sprawował nadzór nad realizacją zadań przez jednostki organizacyjne podporządkowane Gminnej Radzie Narodowej. Współdziałał z jednostkami państwowymi, spółdzielczymi organizacjami społecznymi i organizacjami samorządu mieszkańców wsi w realizacji powierzonych im zadań. Urząd Gminy w Żółkiewce jako terenowy organ administracji państwowej zakończył działalność w 1990 r. po wejściu w życie ustawy o samorządzie terytorialnym z dnia 8 marca 1990 r. (Dz. U. nr 16, poz. 95).[na podstawie wstępu do inwentarza]