Akta składające się na zespół Naczelnego Architekta m.st. Warszawy i Warszawskiego Zespołu Miejskiego zostały wytworzone przez: Sekretariat Generalny; Dział Urbanistyki; Dział Nadzoru nad Budownictwem; Dział Architektury; Dział Inżynierii Miejskiej; Dział Ogólny; Pracownię Urbanistyczną oraz Komitet ds. Urbanistyki i Architektury oraz Głównego Specjalistę ds. Budownictwa Indywidualnego. Zachowane akta są bardzo różnorodne merytorycznie i obrazują w ogólnych zarysach działalność urzędu. Analiza akt pod względem kompletności wskazuje na ich znaczny brak. Brak dokumentów z poszczególnych lat (zauważalny w materiałach roboczych J. Sigalina) oraz dokumentów odzwierciedlających tryb załatwiania poszczególnych spraw. Szczególnie widoczne jest to w przypadku Starego i Nowego Miasta, czy też budowy Marszałkowskiej Dzielnicy Mieszkaniowej. Brak jest również dokumentacji technicznej w postaci mapek urbanistycznych rekonstruowanych rejonów, czy projektów obiektów. Brakuje założeń do planów rocznych z niektórych lat, preliminarzy kosztów działalności SZAB. W zespole zostały wydzielone następujące grupy: Materiały robocze Józefa. Sigalina; Organizacja NAW; Dzielnice; Osiedla; Ulice, aleje, place, ronda; Pomniki, tablice pamiątkowe; Ambasady; Obiekty sakralne; Obiekty przemysłowe; Obiekty wojskowe; Obiekty użyteczności publicznej; Obiekty sportowe; Pałac Kultury i Nauki; Obiekty kulturalne; Obiekty zabytkowe i pałace; Obiekty rozrywkowe; Nauka; Opieka zdrowotna; Komunikacja (tramwaje, autobusy, metro, budowa dworców, trasy W-Z, trasy N-S); Tereny zielone; Warszawski Zespół Miejski. Pierwsze dwa działy, czyli Materiały robocze Józefa Sigalina oraz Organizacja Naczelnego Architekta Warszawy zawierają dokumenty o charakterze ogólnym, tzn. organizacja, statut, zarządzenia, zakresy czynności, sprawozdawczość, planowanie, budżet. Dokumenty te, dotyczą spraw decydujących o działalności PRN, czy też, samego NAW. Pozostałe 20 działów obrazuje tryb postępowania NAW przy realizacji poszczególnych zagadnień, czy tematów, j. znajdują się tam m.in. protokoły z narad; korespondencja dot. dokumentacji technicznej; lokalizacji różnych obiektów; elewacji; prac naziemnych; zagospodarowania przestrzennego; zabezpieczenia materiałowego; rozliczenia kosztów budowy; remontu zabudowań; notatki z różnych konferencji; wykaz projektów do zatwierdzenia.

Decyzja o utworzeniu stanowiska administracyjno–organizacyjnego Naczelnego Architekta Warszawy (NAW) zapadła w 1950 roku na podstawie Uchwały Sekretariatu KC PZPR. Jednak utworzenie tego stanowiska nastąpiło dopiero w sierpniu 1951 roku. Dla prawidłowego funkcjonowania urzędu NAW poddano reorganizacji tryb działania Naczelnej Rady Odbudowy Warszawy oraz utworzono przy PRN m.st. Warszawy Stołeczny Zarząd Architektury i Budownictwa (SZAB). W strukturze SZAB - u powołano do życia Komitet ds. Urbanistyki i Architektury oraz stanowisko Głównego Specjalisty ds. Budownictwa Indywidualnego. Ważną rolę doradczą pełniła stworzona na wniosek NAW Społeczna Komisja Urbanistyczno-Architektoniczna, składająca się z wybitnych urbanistów i architektów z zewnątrz. Komisja ta zbierała się raz w tygodniu i opiniowała dodatkowo wszystkie realizowane przez NAW projekty. Zadania, postawione przed Naczelnym Architektem Warszawy, który był organem Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy (powołanym 1.VIII.1951), były ogromne i odpowiedzialne. Miał on nadawać kierunek pracom urbanistycznym i architektonicznym, wykonywanym przez podległe PRN przedsiębiorstwa i instytucje. Uchwała precyzowała te obowiązki następująco: kierowanie pracami nad opracowywaniem planu generalnego oraz projektów planów urbanistycznych; wybór terenów dla budownictwa, decyzje lokalizacyjne; kierowanie opracowaniem projektów budynków oraz urządzeń komunalnych; opiniowanie wszelkich projektów architektonicznych, urbanistycznych, budowlanych, prowadzonych przez ministerstwo; współpraca z Komisją Planowania Gospodarczego przy Prezydium Rady Narodowej, przy sporządzaniu planów gospodarczych i inwestycyjnych; inicjowanie badań i informowanie opinii społecznej odnośnie projektów budownictwa w mieście; współdziałanie w pracach kronikarskich nad historią dawnej Warszawy; referowanie spraw na posiedzeniu Prezydium Naczelnej Rady Odbudowy Warszawy. Dla wykonywania swych zadań NAW oprócz wstępu na wszystkie budowy, miał prawo wstrzymywania wszelkich nielegalnie prowadzonych budów a także zgłaszania wniosków o pociągniecie do odpowiedzialności karnej i dyscyplinarnej osób nie przestrzegających przepisów. Naczelnego Architekta Warszawy oraz jego zastępców powoływał i odwoływał Prezes Rady Ministrów na wniosek Prezydium Rady Narodowej m.st. Warszawy uzgodniony z Ministrem Budownictwa Miast i Osiedli oraz Prezesem Komitetu ds. Urbanistyki i Architektury. Służbowo podporządkowany był Radzie Narodowej i jej Prezydium, Prezydium Rządu, Prezydium Naczelnej Rady Odbudowy Warszawy, Ministrowi Budownictwa Miast i Osiedli, Komitetowi ds. Urbanistyki i Architektury. Aparatem pracy Naczelnego Architekta był Stołeczny Zarząd Architektury i Budownictwa, który stanowił nie tylko naczelną władzę dla spraw architektoniczno-budowlanych, prowadzonych na terenie miasta, ale także, instancję odwoławczą od spraw załatwianych przez zespół Architektów Dzielnicowych. Sekretariat Generalny prowadził sprawy kadrowe; szkolenia zawodowe; kancelarię tajną; budownictwo kultowe, budownictwo dla placówek dyplomatycznych i przedstawicielstw zagranicznych; akta prawne i organizacyjne, nadzór prawny. Dział Urbanistyki miał w swojej gestii ustalanie harmonogramów urbanistycznych; opracowań geodezyjnych i fizjograficznych; opracowań specjalnych; kontrolę projektów planów urbanistycznych. Dział Nadzoru nad Budownictwem zajmował się nadzorem urbanistyczno-architektonicznym oraz inspekcyjno-budowlanym, a ściślej, kontrolą zgodności zabudowy z lokalizacją i projektami, kontrolą przestrzegania przepisów, inspekcją techniczną. Dział Architektury miał w zakresie czynności, między innymi, następujące sprawy: zatwierdzanie i opiniowanie projektów inwestycyjnych z uwzględnieniem aspektu urbanistyczno-architektonicznego, zatwierdzanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej pod względem architektoniczno-urbanistycznym. Dział Inżynierii Miejskiej zajmował się: czuwaniem nad zgodnością projektów budowy, wszelkich urządzeń miejskich z planami urbanistycznymi miasta oraz koordynacją robót związanych z głębokimi wykopami. Dział Ogólny czuwał nad sprawami ogólno-administracyjnymi; planowaniem i sprawozdawczością; sprawami kancelaryjno-administracyjnymi; budżetowo-gospodarczymi; archiwum (składnicą map i planów) oraz biblioteką. Pracownia Urbanistyczna zajmowała się opracowywaniem projektów urbanistycznych wynikających z Planu Ogólnego (Generalnego) i zadań Architektów Dzielnicowych. W 10 Dzielnicowych Radach Narodowych m.st. Warszawy (DRN), na podstawie tej samej Uchwały nr 552, powołano Architektów Dzielnicowych. Powoływało i odwoływało ich na wniosek NAW Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej. Mianowani Architekci merytorycznie podlegali NAW, a służbowo wspomnianemu już Prezydium DRN. Wnioski o powołaniu Dzielnicowych Architektów, były zatwierdzane przez te same organa, co sam NAW i jego zastępcy. Zespół roboczy Architektów Dzielnicowych działających przy Dzielnicowych Radach Narodowych miał za zadanie opanować samowole budowlane; prowadzić dobór terenu dla budownictwa; opracowywać szczegółową lokalizację dla budów; wydawać zezwolenia na roboty budowlane.