Akta sprzed 1944 roku - sygn. 1-24; działy: Ogólno-Organizacyjny z lat 1944-1954 (sygn. 27-119); Finansowo-Budżetowy z lat 1945-1954 (sygn. 120-220); Gospodarki Gminnej z lat 1945-1954 (sygn. 221-249); Administracji Społecznej z lat 1947-1954 (sygn. 250-262); Administracyjny (sprawy poruczone) z lat 1944-1954 (sygn. 263-249) karta B - spis roboczy (32 j.a.)

Zarząd Gminy Stołpie, powiat chełmski, funkcjonował w latach 1867-1870. Najprawdopodobniej ok. 1870 r. gmina zmieniła swoją nazwę i siedzibę na Staw. W 1954 r. Prezydium Gminnej Rady Narodowej w Stawie zostało zlikwidowane. Siedziba gminy znajdowała się w miejscowości Staw. Status prawny – administracja ogólna. W 1864 r. organy administracji gminnej stanowiły: zebrania gminne, wójt, sołtysi i sąd gminny z ławnikami. W 1918 r. w gminie nadal obowiązywały ustawy i przepisy z okresu zaboru rosyjskiego, uzupełnione dekretem Naczelnika Państwa z 27 listopada 1918 r. Dekret zmienił częściowo zakres działania i sposób urzędowania organów gminnych. Gminę tworzyli: zgromadzenie gminne, rada gminna, wójt z pomocnikami i urzędnikami oraz sołtysi. W 1933 r. weszła w życie jednolita dla gmin kraju (oprócz Śląska) ustawa o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego. W okresie okupacji na mocy rozporządzenia Generalnego Gubernatora z 28 listopada 1939 r. o zarządzie gmin polskich, gminy zostały podporządkowane władzom okupacyjnym, stając się organem wykonawczym tych władz. W 1944 r. utworzone zostały gminne rady narodowe. Spośród członków gminnej rady wybierano zarząd gminy (organ wykonawczy), prezydium gminnej rady narodowej (organ reprezentacyjny gminy i kontrolny). W 1950 r. weszła ustawa o terenowych organach jednolitej władzy państwowej. Rady narodowe stały się terenowymi organami władzy państwowej. Na szczeblu gminnym organem wykonawczym i zarządzającym było prezydium, składające się z przewodniczącego, zastępcy, sekretarza i 2 członków wybieranych przez radę. W 1924 r. w skład gminy wchodziły: Adolfin kol., Beniów kol.; Bezek wieś, kol., folwark; Czułczyce wieś, folwark; Grędków (dzisiaj Hredków) wieś; Henrysin kol.; Horodyszcze wieś, kol.; Horodyszcze-Cegielnia folwark; Jagodno kol., folwark; Jankowice kol.; Janów kol.; Józefin kol.; Julianów kol.; Kąty kol.; Krobonosz wieś, kol.; Leonów wieś; Leśniczówka kol.; Ławica kol.; Malowana kol.; Marynin kol.; Minków kol.; Niemirów wieś; Nowosiółki wieś, kol.; Ochoża wieś; Ochoża (Majorat) kol.; Ochoża-Pniaki kol.; Parypse wieś; Pasieka osada; Poczekajka kol.; Przysiółek wieś; Sajczyce wieś; Sajczyce Stare osada; Spas wieś; Staw wieś; Stołpie wieś; Tarnówka kol.; Tytusin kol.; Wólka Czułczycka wieś, kol.; Zadębie kol.; Zarzecze wieś, leśniczówka, leśnictwo.